الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي هو حديث رحلتنا عبر موقع صناع المال ، حيث أن مهنة السكرتير والسكرتير التنفيذي مختلفتان عن بعضهما من حيث المهام التي يقوم بها كلا منهما، ولذلك من خلال مقالنا سنوضح الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي من حيث المهام.
اقرأ أيضًا: كيف تصبحين سكرتيرة ناجحة
الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي
يتضح الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي من خلال المهام التي يقومان بها، وذلك لأن مهام السكرتير تختلف عن مهام السكرتير التنفيذي كما يلي:
1_ مهام السكرتير
- مسئول عن تنظيم حركة العمل داخل المكتب.
- وضع جدول لتنظيم المواعيد والمقابلات الخاصة بالمدير.
- القيام بترتيب الأوراق والمستندات الخاصة بالإدارة.
- الرد على جميع المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني والفاكسات.
- التواجد خلال الاجتماعات الخاصة بالعمل لكتابة جميع الملاحظات والنتائج.
- الإشراف على تنفيذ الأوامر والقرارات عن طريق متابعة الأقسام الأخرى.
- كتابة التقارير لتوضيح الحالة العامة للعاملين والعمل.
- استقبال جميع الشكاوى المقدمة من قبل الموظفين وعرضها على المدير.
- توصيل كافة مقترحات العاملين بالشركة إلى المدير.
- مراقبة العاملين والإشراف العام على حركة العمل.
2_ مهام السكرتير التنفيذي
- القيام بإعداد التقارير والمراسلات.
- تنظيم المواد الخاصة بالعروض التقديمية.
- القيام بكافة الترتيبات المتعلقة برحلات المدير العام.
- توفير أماكن إقامة زوار الشركة من دول الخارج.
- تجهيز القاعات المناسبة لعقد الاجتماعات.
- المتابعة المستمرة لأجندة المدير العام.
- تقديم تقرير عن مصاريف الشركة للمدير.
- تأمين كافة مستلزمات اللقاءات والاجتماعات.
- توفير أثاث واحتياجات المكتب بالأسعار المناسبة.
- إتمام صفقات التعاقد الدولي مع شركات الشحن.
- وضع نظام إلكتروني للأرشيف وآخر ورقي.
- القيام ببعض المهام المكتبية مثل التصوير والنسخ.
- ترتيب جميع البيانات الخاصة بالبريد الإلكتروني والأرقام.
- في حالة غياب المدير ينوب السكرتير التنفيذي مكان المدير في إصدار القرارات والتعليمات.
اقرأ أيضًا: أنواع ريادة الأعمال
الصفات المهنية للسكرتير والسكرتير التنفيذي
هناك بعض الصفات المهنية التي يجب توافرها في السكرتير والسكرتير التنفيذي والتي تكون كالتالي:
- الحصول على مؤهل عالي في نفس مجال العمل .
- المهارة العالية في استخدام الكمبيوتر.
- الخبرة في التعامل مع البريد الإلكتروني.
- العمل ضمن فريق واحد.
- امتلاك مهارات الإقناع والتواصل مع الآخرين.
- معرفة إعداد التقارير وتنظيم الجداول.
- القدرة على مواكبة التطورات التي تحدث في مجال العمل الإداري.
- التمتع بمهارات التعامل مع الأجهزة المكتبية.
اقرأ أيضًا: إجراءات تأسيس شركة مساهمة سعودية
وفي نهاية مقالنا نكون قد قمنا بتوضيح الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي من حيث المهام التي يقوم بها كلاً منهما والصفات التي يجب أن يمتلكها كلاهما.