تقوم السكرتارية بمسؤوليات خطابية وتنظيمية ومكتبية أساسية لشركة أو إدارة أو مسؤول تنفيذي، حيث توظف الشركات من جميع الأحجام الأمناء للمساعدة في إدارة المكتب الأمامي والتعامل مع المسائل الإدارية، واليوم نقدم لكم عبر موقع صناع المال شرح عن كل ما تحتاجه لكي تتعلمي كيف تصبحين سكرتيرة ناجحة .
كما اقدم لك: أفكار مشاريع نسائية حديثة ب 1500 ريال أو أقل
:: تعريف السكرتارية ::
- هناك افتراض خاطئ بأن وظيفة السكرتارية تنطوي على الكثير من الأعمال الورقية والوثائق التي تنطوي على ساعات هائلة من العمل أمام أوراق الطباعة والوثائق الطويلة.
- ولكن الحقيقة هي أن وظيفة السكرتارية قد تحسنت إلى مرحلة تتعامل فيها فقط مع بيانات الأجهزة والبرامج التي تم تخزينها كمستندات إلكترونية.
- لقد تحسنت بيئة عمل دور السكرتارية كثيرًا وهي متصلة بشبكات محلية تتيح لها الوصول إلى جميع الوثائق التنظيمية ذات الصلة، تم تشغيل محطات العمل مع التطورات التكنولوجية الحديثة حيث يتم تغذية جميع الأوراق في أجهزة الكمبيوتر والبيانات وتشغيلها إلكترونيا.
- تأتي هذه الوظيفة مع ميزة الالتقاء والتفاعل مع الإدارة العليا في وقت مبكر للغاية من حياتك المهنية، ومـــن هــــنــــا يعطي لديك الرضا الوظيفي الجيد والاعتراف في بيئة العمل.
- التفاعل مع كبار المسؤولين هو أحد مزايا كونك سكرتيرة، سيؤدي هذا بدوره إلى زيادة الاحترام بين الزملاء الآخرين ويضيف قيمة إلى سمعتك، يمكنك معرفة الكثير عن الصناعة أثناء التفاعل مع الإدارة، الأمر الذي يمكن أن يساعدك على النمو مع الشركة.
:: كيف تصبحين سكرتيرة ناجحة ؟::
- غالبًا ما تكون مهام السكرتير غير مرئية من قبل الجمهور، لكنها قد تكون حيوية لمساعدة الشركة على البقاء بشكل منظم وعلى المسار الصحيح.
- كسكرتير العصر الحديث، يتعين عليك تحمل مجموعة واسعة من الواجبات والمسؤوليات، لن تتعامل فقط مع المكالمات الواردة ومذكرات رئيسك، فقد يُطلب منك أيضًا كتابة الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني، واتخاذ ترتيبات السفر، والمساعدة في التخطيط للاجتماعات والمؤتمرات، وإجراء البحوث، وصياغة العروض التقديمية.
- سواء كنت سكرتير شخص واحد أو لمكتب بأكمله ، ستحتاج إلى أن تكون قادرًا على تقديم دعم إداري فعال تحت إشراف محدود.
- وهنا نقدم لك 5 من المهارات الأساسية التي تحتاج إلى إتقانها إذا كنت تريد أن تصبح سكرتيرًا احترافيًا:
:1: إدارة الوقت ::
- ستساعدك مهارات إدارة الوقت المناسب في التخطيط للمهام وأنشطته بطريقة تجعلك قادرًا على الوفاء بالمواعيد النهائية مع الحفاظ على مستوى عالٍ من الإنتاجية.
- على سبيل المثال: إذا طلب منك رئيسك إعداد وثيقة تحتاج إليها بحلول الساعة 10:00 صباح الاثنين، فيجب عليك التأكد من ذلك، وإلا فسوف تكون في مأزق.
- إذا كان لديك مهام مهمة أخرى يجب القيام بها صباح الاثنين، فأنت بحاجة إلى استخدام مهاراتك في إدارة الوقت لمعرفة كيف يتناسب كل شيء.
:2: مهارة البحث ::
ستساعدك مهارات البحث عندما يتعلق الأمر بالعثور على معلومات مهمة، وهنا قد تحتاج، على سبيل المثال، إلى إجراء بعض الأبحاث قبل الرد على رسالة بريد إلكتروني تطلب تمويلًا من إدارتك، أو قد تتم مطالبتك بالبحث عن وجهات السفر قبل إجراء الحجوزات لرحلة العمل.
إذا لم تكن لديك المهارات البحثية اللازمة، فقد تفوتك تفاصيل مهمة، مثل أن رئيسك يحتاج إلى تأشيرة عمل وليس تأشيرة سياحية لرحلته.
:3: مهارات الحاسوب ::
نظرًا لأن معظم عملك سيتم على جهاز كمبيوتر، فمن الضروري أن يكون لديك مهارات الكمبيوتر الضرورية، مثل، الكتابة، المسح والطباعة، استخدام برامج مثل Microsoft Office.
:4: استخدام متصفحات الإنترنت ::
إلى جانب مهارات البحث، ستساعدك مهارات الكمبيوتر الجيدة على أداء مهامك اليومية بسرعة وكفاءة أكبر، قد تحسب مهارات الكمبيوتر المتقدمة أيضًا في صالحك عندما يتعلق الأمر بالتقدم لوظيفة.
:5: الاتصالات / المهارات الشخصية ::
بصفتك سكرتيرًا محترفًا، ستكون على اتصال دائم مع الآخرين، إما شخصيًا أو عبر قنوات مثل الهاتف أو البريد الإلكتروني.
لذلك عليك معرفة كيفية التواصل بشكل واضح ومهني ومؤدب، بغض النظر عما إذا كنت تتعامل مع زائر أو عميل أو زميل أو رئيسك أو مزود خدمة.
اقرأ مـــن هــــنــــا: كيف تصبحين مصممة أزياء ناجحة
:6: أخذ الملاحظات ::
غالبًا ما يُطلب من الأمناء قضاء دقائق في الاجتماعات، لذا إذا كنت تريد أن تصبح سكرتيرًا احترافيًا، فأنت بحاجة إلى التأكد من أنك قادر على تدوين ملاحظات دقيقة، إما عن طريق استخدام الاختزال أو عن طريق نسخ التسجيلات الصوتية.
:: مهام السكرتير الناجح ::
- يتمثل دور سكرتير الشركة في الاهتمام بالوظائف الإدارية والكثير من أعمال التوثيق للمؤسسة، وتشمل واجبات سكرتير الشركة أيضًا تولي مسؤولية صيانة جميع المستندات الإلكترونية، وجميع إجراءات المكتب المتعلقة بالأعمال التجارية، فضلاً عن اتفاقيات العقود.
- إن الطلب على هذا الدور الوظيفي دائم حيث إنه يهتم بجميع العقود الرسمية والاتفاقيات الجديدة أو تحديد مواعيد الاجتماعات المختلفة وجميع الإجراءات الإدارية للمنظمة.
- هناك فئات فرعية مختلفة من أعمال السكرتارية مثل التعليمية والطبية والثقافية والقانونية وما إلى ذلك، ساعات العمل لهذا الدور الوظيفي هو مكافأة للباحثين عن عمل.
- على الرغم من اختلاف وظيفة السكرتير تمامًا عن موظف الاستقبال، فكل منهما يلعب دور الواجهة الأمامية لأي شركة.
إليك ايضًا: افكار مشاريع نسائية صغيرة ناجحة
:: مزايا العمل في وظيفة سكرتير في شركة ::
فيما يلي بعض المزايا القليلة سكرتير الشركة:
- عندما يتعلق الأمر بوظيفة سكرتير الشركة، لا يوجد ضغط على المواعيد النهائية أو متطلبات الاجتماع، على الرغم من أن هذا الدور الوظيفي له عمل إداري مهم يجب القيام به، فإنه لا يجب القيام به في غضون المهلة الزمنية المحددة.
- عند الوصول إلى ساعات العمل، تعد وظيفة السكرتارية خيارًا جيدًا لأنها تناسب ساعات العمل التقليدية لديها أوقات عمل مرنة.
- تعد ساعات العمل غير الموثوق بها مصدر قلق كبير لكثير من الباحثين عن عمل والذي يمثل منطقة قلق لجميع الموظفين حيث يرغب الجميع في تحقيق التوازن بين العمل والحياة، وهو مصدر قلق كبير للأشخاص الذين يحتاجون إلى مزيد من الوقت للحياة الشخصية ولكن في نفس الوقت يريدون أن يزدهرون في حياتهم المهنية أيضًا.
- ستكون في وضع يسمح لك بتحديد جداول كبار المسؤولين أو الاتفاقيات أو العقود الجديدة الموقعة في مكتبك أو حتى تنظيم الإجراءات الجديدة للمكتب، وبالتالي، يمكن للأشخاص الذين يحبون تولي مسؤولية البيئة التفكير في التقدم للحصول على دور السكرتارية في حياتهم المهنية.
وفي نهاية رحلتنا مع كيف تصبحين سكرتيرة ناجحة ؟، يجب أن نشير إلى أهمية وظيفة السكرتيرة في أي شركة، حيث يقع على عاتقها الكثير من المهام والمسؤوليات الخاصة بنجاح أو فشل الشركة.