نموذج خطاب رسمي جاهز للطباعة له عدة نماذج وصيغة معينة للكتابة نقدمها لكم في هذا الموضوع من خلال صناع المال، حيث يحتاج الكثير من المقدمين على الشركات والمؤسسات حاليًا أن يقوموا بكتابة خطابًا رسميًا للشركة، والخطاب الرسمي هو خطاب موجه إلى جهة حكومية معينة، هناك صيغ متعددة للخطابات الرسمية، والتي تحقق الهدف المنشود من إرسالها إلى الجهات الحكومية.
اقرأ أيضًا: كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية
خطابات رسمية حكومية
الخطابات الرسمية هي عبارة عن نوعين، النوع الأول هو الخطاب الرسمي الموجه من هيئة حكومية إلى هيئة حكومية أخرى، والنوع الثاني هو الخطاب الرسمي الموجه من أشخاص إلى هيئات حكومية.
كما يختلف محتوى الخطاب الرسمي، حيث أن هناك خطابات رسمية تكون بهدف إجراء شكوى، وهناك خطابات أخرى تكون بغرض استكمال إجراءات رسمية لإتمام مهمة معينة.
أما بالنسبة لشكل الخطاب الرسمي، فهو لا يختلف سواء في حالة أنه موجه من جهة حكومية إلى جهة أخرى، أو من أشخص إلى جهات حكومية، حيث أن الخطاب الرسمي يتضمن في كل حالاته على عناصر معينة يجب توافرها لتحقيق الغرض من الخطاب.
لذلك يلجأ البعض إلى أشخاص متخصصين في كتابة الخطابات الرسمية بشكل احترافي وصحيح، مثل المحامين ذوي الخبرة في المجال، حيث أن عدم العثور على الشخص المناسب الذي يساعد في كتابة خطاب احترافي، يؤدي إلى لجوء الشخص إلى الارتجال، مما يجعل الخطاب غير مناسب ويفتقد عناصر الاحترافية، ولا يعتد به في المصالح الحكومية.
نموذج خطاب رسمي جاهز للطباعة
نقدم في الفقرات التالية نموذج وصيغة احترافية للخطاب الرسمي، حيث أن عدم احتوائه على بعض العناصر وعدم كتابته بشكل رسمي معين، يمكن أن يؤدي إلى عدم الاعتراف به لدى بعض الجهات الحكومية، وفيما يلي نقدم نموذج خطاب رسمي جاهز للطباعة..
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أما بعد:
السيد مدير شركة ….
تحية طيبة وبعد…
مقدمه لسيادتكم/… الوظيفة/…
أتوجه إلى سيادتكم بعرض عدة نقاط وهي ما يلي:
التمس من سيادتكم النظر في النقاط السابق ذكرها، وتصحيح النقاط التي تحتاج إلى تعديل فيها.
وتفضلوا بقبول فائق احترامي.
مقدمه لسيادتكم
الاسم/…
التاريخ/…
توقيع مرسل الخطاب/…
كتابة الخطاب الرسمي
هناك بعض الأمور التي يجب اتباعها أثناء كتابة خطاب رسمي موجه لأي جهة رسمية سواء حكومية أو خاصة، ومن هذه الأمور ما يلي:
1- نوع الخطاب الرسمي
هناك أنواع مختلفة من الخطابات الرسمية، تتشابه في الشكل العام، إلا أن صيغة المضمون تختلف على حسب نوع الخطاب، حيث أن هناك خطابات موجهة من شخص إلى جهة حكومية، بغرض تقديم شكوى أو استكمال إجراءات رسمية معينة، كما يمكن أن يكون هذا الشخص يعمل في الجهة نفسها، أو يستفيد من بشكل أو بآخر من الخدمات التي توفرها.
كما أن هناك خطابات رسمية موجهة من جهة حكومية إلى جهة أخرى، كما أن هناك خطابات رسمية تكون موجهة من جهة رسمية إلى شخص بعينه، إعلامه بشيء معين، وفي العموم تختلف هذه الخطابات عن بعضها البعض بشكل بسيط، إلا أنه يجب الإلمام بكافة جوانب هذا الاختلاف، حتى يصبح الخطاب احترافي ويعتد به رسميًا.
2- شكل الخطاب الرسمي
لا يوجد اختلاف كبير في أشكال جميع أنواع الخطابات الرسمية، الاختلاف يقتصر فقط على المضمون، حيث يجب أن يتم استخدام ورق لونه أبيض أو أصفر فاتح في الكتابة، كما يجب أن يحتوي هذا الورق على شعار الجهة الموجه لها الخطاب الرسمي .
يجب أن يتم كتابة الخطاب الرسمي على برنامج الوورد word، على أن يكون نوع الخط Arial والحجم 16، وفي حالة الاضطرار إلى كتابة الخطاب الرسمي يدويًا، يجب استخدام قلم باللون الأزرق وليس الأسود، حتى يمكن التمييز بين الأصل والصورة.
يجب ألا يتضمن الخطاب الرسمي على أي صور أو رسومات، كما يجب على الكاتب ألا يضع أي إطارات على الصفحة أثناء الكتابة، ولابد من ترك مسافة مناسبة بين الأسطر وبعضها البعض أثناء الكتابة، حتى يظهر الخطاب بشكل واضح ومنسق.
3- صيغة الخطاب
يجب أن يبدأ الخطاب الرسمي بإلقاء السلام على الجهة الرسمية الموجه إليها الخطاب أو الشخص الموجه إليه، ثم إلقاء التحية (تحية طيبة وبعد)، ثم كتابة اسم الخص المرسل، وبعد ذلك يتم عرض الغرض من الخطاب الرسمي بأسلوب مختصر بشرط وضوح الغرض من الخطاب.
4- محتوى الخطاب الرسمي
يجب أن يكون محتوى الخطاب دقيق وواضح، كما يجب تقسيم الخطاب الرسمي إلى عدة عناصر، لتوضيح الغرض الذي يريد الشخص الراسل توضيحه إلى المرسل إليه سواء شخص أو جهة رسمية.
5- خاتمة الخطاب الرسمي
في ختام الخطاب الرسمي، يجب توجيه الشكر للجهة أو الشخص المرسل إليه الخطاب، مثل “ولكم مني فائق الشكر”، كما يجب كتابة اسم الراسل والتوقيع، وفي حالة وجود أختام رسمية يجب وضعها في المكان الصحيح المخصص لها حتى يتخذ الخطاب الصفة الرسمية.
أهمية الخطاب الرسمي
- الخطاب بشكل عام له أهمية كبيرة في حياتنا سواء على مستوى العمل أو العلاقات الاجتماعية، حيث أنه يعتبر وسيلة تواصل بين الأشخاص أو الهيئات الرسمية.
- الخطاب هو الوسيلة السليمة للتواصل بين الجهات الحكومية وبعضها البعض، أو تواصل الشخص مع المسئولين في الجهة التي يعمل بها، وخاصة في حالة الرغبة في تقديم شكوى أو اقتراح معين.
- الخطاب الرسمي يوفر الكثير من الوقت والجهد المبذول في الذهاب إلى الجهة الرسمية التي تقع على بعد مسافات كبيرة.
- الخطاب الرسمي يعد أحد أنواع المستندات الرسمية التي يمكن الاحتفاظ بها لتوثيق أمور معينة.
- يستخدم الخطاب للإعلان عن شيء ما، ويتضح ذلك بشكل ملحوظ في الخطابات التجارية.
ولخلق علاقة جيدة مع مديرك وتقديم خطاب شكر وتقدير ادعوك لقراءة موضوعنا عن: نموذج خطاب شكر وتقدير للمدير العام
أنواع الخطابات الرسمية
1- الخطاب الإداري
الخطاب الإداري هو عبارة عن خطاب رسمي يصدره المدير الإداري، ويتضمن الإعلان عن أمور معينة أو توضيح تعاليم وقرارات محددة، للموظفين الموجودين داخل الهيئة.
2- الخطاب التجاري
الخطاب التجاري هو خطاب رسمي يستخدم في المؤسسات التجارية للإعلان عن منتج معين، ويحتوي الخطاب التجاري في الجزء العلوي على ما يسمى بالترويسة، وهي كل ما يتعلق بالجهة الرسمية، مثل الاسم، النشاط التجاري، المكان، السجل التجاري، الشعار، البريد الإلكتروني، رقم الهاتف، وغيرها.
نصائح عند كتابة الخطاب الرسمي
- يجب أثناء كتابة الخطاب الرسمي استخدام ألفاظ واضحة ودقيقة.
- يجب على الكاتب ترتيب الأفكار بشكل منطقي، وتحري الصدق أثناء سرد المعلومات التي يتضمنها الخطاب الرسمي.
- يجب الالتزام بالموضوعية وعدم استخدام المحسنات البديعية والألفاظ الأدبية.
- يجب على الكاتب أن يسرد المعلومات التي تؤدي الهدف من الخطاب في إيجاز ووضوح.
- في حالة كتابة خطاب رسمي للرد على خطاب سابق، يجب على الراسل أن يذكر في الخطاب الجديد رقم الخطاب والتاريخ ونبذة عن المضمون.
- يجب إتباع أسلوب منطقي أثناء كتابة الخطاب الرسمي والابتعاد عن إظهار المشاعر الشخصية.
- تنسيق الأفطار وترتيبها بشكل واضح، مع مراعاة عدم الانتقال إلى العنصر الثاني قبل الانتهاء من العنصر الأول وتوضيحه تمامًا.
- في حالة كتابة خطاب رسمي للرد على خطاب سابق، يجب ترتيب الأفكار بنفس الترتيب الوارد في الخطاب السابق.
- كتابة الخطاب على برنامج word وإرفاق التوقيع والأختام الرسمية في نهاية الخطاب الرسمي.
في ختام مقال نموذج وصيغة خطاب رسمي لشركة ، نتمنى أن ينال المحتوى الذي تم تقديمه إعجابكم، حيث عرضنا نماذج وصيغ مختلفة للخطابات الرسمية الموجهة إلى الهيئات الحكومية، وفي انتظار تعليقاتكم على المقال، وانتظرونا في مقالات جديدة ومفيدة قريبًا.