كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية

قد يستدعي الأمر في بعض الأحيان أن يقوم بعض الأشخاص بكتابة خطاب إلى أحد جهات الحكومية، لأي سبب مهما كان، وبالتالي ينبغي أن يتم تقديم هذا الخطاب بشكل رسمي، ولذلك سنقوم اليوم من خلال موقعنا صناع المال بتقديم كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية بالتفصيل.

للمزيد من المعلومات اطلع على: نموذج خطاب اعتذار للمدير

كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية

 

ينبغي أن يعلم كلًا منا أن هناك العديد من الأشخاص من لديهم الخبرة والدراية بطريقة كتابة الخطابات الرسمية، فيمكن اللجوء إلى أحد المحاميين لكتابة الخطاب بطريقة رسمية جيدة، كما أنه يمكن اللجوء إلى كُتاب العدل الذين يستطيعون أيضًا القيام بتلك المهمة، ولكن في بعض الأوقات قد لا يستطيع الكثير الوصول إلى مثل هؤلاء المختصين، وفي هذا الوقت يكون من الضروري كتابة الخطاب بنفسك، وبالتالي لا تتأخر في تسليم الخطاب لتحصل على ما تريد من الجهة الحكومية المتقدم لها هذا الخطاب.

ولكن قبل أن نُقدم لكم الطريقة المثالية التي يمكن استخدامها في كتابة الخطابات ينبغي أولًا أن نتعرف على ما هي أنواع الخطابات الرسمية، حيث أن هناك مجموعة من أنواع الخطابات والتي تتمثل في:

• خطاب موجه إلى جهة رسمية، وصادر من خلال جه رسمية أخرى.
• خطاب موجه من أحد الأشخاص، وموجه إلى جه رسمية، فيكون هذا الشخص مثلًا يعمل في أحد الجهات، ويرغب في الحصول على خدمة ما من الجهة الأخرى.
• خطاب موجه من جهة رسمية إلى فرد.

نرشح لك أيضًا: كيفية كتابة تقرير بطريقة صحيحة بالخطوات

أشكال الخطابات الرسمية

• ينبغي أن يتم كتابة الخطابات الرسمية على ورق سادة لونه أبيض، أو يمكن استخدام ورق سادة لونه أصفر، بالإضافة إلى ضرورة أن يُدرج على هذا الورق الشعار الرسمي الخاص بالجهة الرسمية الصادر من خلالها الخطاب، وينبغي أن يكون هذا الشعار هو الشعار الرسمي وليس مجرد نقوش.
• يُفضل أن يتم كتابة الخطابات على الكمبيوتر، بدلًا من استخدام الكتابة اليدوية، وينبغي أن يتم اختيار نوع خط مناسب للخطابات الرسمية، ومن أفضل الخطوط هو خط أريال، ويمكن الكتابة بالحجم المناسب، فيمكن الكتابة بحجم 16.
• وإن لم يكن متوفر لديكم فرصة الكتابة على الكمبيوتر، فيمكن استبدالها بالكتابة بالخط اليدوي، وفي هذه الحالة عليك أن تقوم بكتابة الخطاب بقلم باللون الأزرق.
• ينبغي أن تترك مسافة بين السطور لا تقل عن سطر ولا تزيد عن سطر ونصف، وينبغي أن تكون الكتابة في نصف الورقة.

خطوات كتابة الخطاب الرسمي بالتفصيل

• في البداية ينبغي أن تكتب صيغة رسمية وتبدأها بإلقاء التحية والسلام، فتبدأ مثلًا بالسلام عليكم ورحمة الله وبركاته، ثم بعد ذلك تنتقل إلى السطر التالي وتقوم بكتابة اسم الشخص الذي ترغب في إرسال الخطاب له، ومن ثم تقوم بكتابة عبارة تحية طيبة وبعد، وبعدها ستقوم بكتابة ما تريد في الخطاب.
• ينبغي أن تستخدم ألفاظ متينة ودقيقة عندما تقوم بكتابة الخطابة، وخصوصًا في وصف الطلب، كما أنه ينبغي أن يكون مختصر، وواضح به كل ما تريده، كما ينبغي أن تقوم بتقسيمه إلى نقاط محددة.
• وفي النهاية وبعد أن تقوم بكتابة كل شيء تريده في الخطاب، ستقوم بختام الخطاب الرسمي بالتحية، فستقوم بكتابة عبارة ولكم جزيل الشكر، ومن ثم ستقوم بكتابة عبارة مرسله لسيادتكم، وتقوم بكتابة اسمك أو اسم الجهة الصادر منها هذا الخطاب، وإن كان هناك ختم رسمي فيتم وضعه في أسفل هذا الخطاب.

نصائح لكتابة خطاب رسمي

• ينبغي أن يكون الخطاب الرسمي واضح، كما ينبغي أن تكون دقيق في اختيار الألفاظ.
• ينبغي أن يكون الخطاب به من المصداقية ما يجهل مستقبله يقتنع بكل ما ورد فيه.
• ينبغي البعد عن التعقيد أثناء كتابة الخطاب، فلا تقوم باستخدام أبيات شعرية أو ألفاظ شرية بديعية.
• ينبغي أن تحاول الاختصار قدر الإمكان، ولكن في نفس الوقت لا تحاول أن تخل بمضمون الخطاب ولا تخل بالسبب الذي من أجله تقوم بإرسال هذا الخطاب.
• عندما تبدأ بالرد على أخد الخطابات الرسمية المختلفة، ينبغي أن تقوم بالرد على جميع النقاط التي وردتك في الخطاب الأول، ولا تنسى منها أي نقطة.

أنواع الخطابات الرسمية

الخطابات التجارية: وهذا النوع من الخطابات من الممكن أن نقول أنه وسيلة مهمة من وسائل الدعاية للمؤسسات الكبيرة، حيث أن الخطاب يحتوي على جميع المعلومات المهمة التي تخص نشاط الشركة التجاري، وليس هذا فقط بل يتم كتابة اسم ورقم السجل التجاري للشركة، وبالتالي هي وسيلة دعائية، ويستخدم هذا النوع من الخطابات في الأغراض التجارية المختلفة.

الخطابات الرسمية: وهذا النوع من الخطابات هو متعلق بالجانب الوظيفي، أو الجانب الإداري، فيختص بإصدار القرارات بشكل عام، أو الاستدعاءات للأفراد.

وبهذا نكون قد وفرنا لكم كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية ولمزيد من المعلومات نرجو التواصل معنا الآن من خلال التعليق أسفل المقال وسوف نوافيكم بالرد على الفور.