في كثير من الأحيان يقرر إنساناً أن يقوم بعمل مشروع ما، ويبدأ بالفعل أن يعمل باجتهاد من أجل نجاح المشروع، إلا أنه سريعاً ما يصاب بخيبة الأمل بسبب فشل مشروعه، ولعل السبب في هذا الفشل يرجع إلى عدم وجود خطة عمل، لذا سوف نقدم لكم اليوم من على منصة موقع صناع المال كيفية إعداد خطة عمل متكاملة .
كما لا يفوتكم اليوم تفاصيل: توزيع المهام على فريق العمل
:: تعريف خطة العمل ::
خطة العمل هي عبارة عن خط السير الواضح، أو الخريطة التفصيلية التي تحتوي على كافة بيانات المشروع، والتي يجب أن يسير عليها العاملين في هذا المشروع بدقة بالغة، لضمان تحقيق الهدف وإحراز النجاح المطلوب.
:: كيفية إعداد خطة عمل ::
هناك عدة خطوات يجب عملها بدقة لضمان إعداد خطة عمل صحيحة وفعالة :
:1: كتابة وصف تفصيلي للعمل ::
بمعنى أن يتم كتابة تعريف عام للمشروع المراد عمله، ومدى ملائمته لظروف العمل المحيطة مثل الموظفين، والإدارة، واحتياج السوق لهذا المشروع.
:2: كتابة أهداف المشروع بشكل واضح ::
بمعنى أن تكون هناك رؤية واضحة للأهداف التي سوف تتم إقامة المشروع من أجلها، وأن تكون هذه الأهداف واضحة أمام جميع العاملين في المشروع، وليس أمام أصحاب المشروع فقط.
:3: تحديد الشركاء والعاملين في المشروع ::
حيث يجب تحديد واختيار الشركاء الذين سيشرفون على خط سير العمل من أجل تحقيق الهدف، وأيضاً العاملين والموظفين الذين يجب عليهم العمل باجتهاد وفقاً لإرشادات الشركاء وأصحاب العمل.
:4: تحديد العملاء المستهدفين من هذا المشروع ::
فأي عمل أو مشروع نقوم به، له جهة معينة تستفيد منه، لذلك يجب عن وضع خطة العمل، معرفة من هم العملاء المستهدفين، ومدى استفادتهم من عمل هذا المشروع، ومدى اهتمامهم به.
:5: حساب الموارد والإمكانيات ::
حيث يجب حساب الموارد والإمكانيات التي يحتاجها العمل، وحساب ما هو متاح منها الآن، وما يجب العمل على توفيره قبل البدء في العمل، وما هي الطرق التي تساعد في توفير هذه الموارد والإمكانيات.
اقرأ ايضًا عن: المهارات المطلوبة للعمل في البنوك
:6: تقسيم مهام العمل ::
وغالباً ما تكون هذه هي مهمة المدير أو القائمين على العمل، حيث يجب تجميع جميع المهام المطلوبة، وتجميع الأفراد المشاركين في العمل، والبدء في تقسيم هذه المهام والأدوار عليهم على حسب كفاءة وقدرة وإمكانيات كل فرد.
وهنا يأتي دور المدير في كيفية وضع كل فرد داخل الفريق في المكان المناسب له، وفي المكان الذي سوف يبدع فيه، بهدف الحصول على أفضل النتائج المرجوة من العمل في جميع الجوانب والمراحل.
:7: وضع خطة زمنية محددة ::
بمعنى أن يتم تحديد موعد بداية وموعد نهاية لكل مهمة من مهام العمل، ويجب على كل المشاركين في العمل الإلتزام بهذه التوقيتات، لضمان الوصول إلى الهدف في الوقت المحدد في الخطة الزمنية الموضوعة مسبقاً.
:8: وضع معايير محددة لنجاح العمل ::
يجب أن يقوم المدير أو صاحب المشروع بوضع عدة معايير يمكن أن يقيس عليها إن كان عمله يسير في الطريق الصحيح أم لا، حتى لا يتفاجأ في النهاية، بعدم وصوله إلى هدفه لأنه أخطأ المسير دون أن ينتبه.
:: ما هي فوائد إعداد خطة عمل ::
إعداد خطة عمل جيدة يضمن العديد من الفوائد لصاحب العمل، نذكر منها ما يلي :
- المساعدة في الوصول إلى القرار الصحيح بشأن بدء العمل الآن أو الإنتظار قليلاً أو إلغاء الفكرة من الأساس لعدم توافر عوامل النجاح.
- وضع تصور واضح للعقبات التي قد تواجه المشروع أثناء العمل، مما يساعد القائمين على المشروع على الإستعداد للتغلب عليها.
- الدراسة المستفيضة للمشروع والتي توفرها خطة العمل، تجعل صاحب العمل على دراية واضحة بكافة جوانب المشروع، الإيجابية منها والسلبية.
- خطة العمل توفر وصفاً دقيقاً تفصيلياً لجميع المنتجات والخدمات والأنشطة التي يقدمها المشروع.
- الدراسة المسبقة لكل جوانب المشروع من خلال خطة العمل تؤدي إلى تجنب المفاجآت الغير متوقعة أثناء العمل.
- خطة العمل تسهل الحصول على التمويل اللازم للمشروع من خلال تقديمها للجهات المختصة بالتمويل.
- تساعد في وضع الميزانية المناسبة للمشروع، وتتحكم في التكاليف والمصروفات بشكل مسبق.
- خطة العمل تعمل على تقييم المشروع بشكل مستمر، في كل خطوة وفي جميع المراحل.
- تقلل الوقت المستغرق في عمل المشروع وذلك بسبب الخطة الزمنية التي تتحكم في الوقت المحدد لكل مرحلة من مراحل المشروع.
- وضع خطة عمل في بداية المشروع يزيد من احتمالات النجاح ويقلل من احتمالات الفشل.
يمكنك ايضًا الإستفادة من تفاصيل: اخطار بعدم تجديد العمل أو تقديم طلب للتجديد
:: العمل الجماعي وتأثيره على خطة العمل ::
- جيد جداً أن يقوم القائم على المشروع بوضع خطة عمل دقيقة قبل بداية مشروعه، ولكن يجب العلم أنه بدون فريق عمل جيد ومتفاهم وقادر على العمل تحت ضغط وفي كل الظروف، لن تأتي خطة العمل بالنتائج المرجوة منها.
- حيث أن انضباط فريق العمل، والتزامه بإتمام كافة المهام الموكلة إليه، وعمله الجاد لإنجاز مسئولياته العديدة هي الركائز التي تقف عليها خطة العمل ثابتة راسخة.
- ولا يجب أن نغفل عن أهمية أن يكون هناك توافق وتناغم بين جميع العاملين في المشروع، فإن هذا يسهل المهام ويؤدي إلى إنجازها بشكل أسرع.
- فكلما كان أفراد العمل متحابين متفاهمين، ويستطيعون العمل مع بعضهم البعض بدون اختلافات كثيرة، وكلما كان الهدف الذين يعملون من أجل تحقيقه مشترك.
- كلما كان التغلب على مصاعب العمل أيسر، وتحقيق الأهداف المحددة في خطة العمل أسهل وأسرع.
نرجو أن يساعدك هذا المقال عن كيفية إعداد خطة عمل على التعرف على كيفية إعداد خطة العمل الخاصة بك، ونتمنى لك النجاح والتوفيق، برجاء إرسال المقال إلى أصدقائك المقبلين على مشروعات جديدة.