برنامج محاسبة مجانى للشركات الصغيرة ، هو حديث اليوم من على موقع صناع المال لقد كانت المحاسبة ومسك الدفاتر موجودة منذ فترة طويلة تقريبًا حيث شارك البشر في التجارة والمحاسبة، وهذا منطقي، لأننا إذا أردنا التعامل مع بعضنا البعض بأي طريقة منظمة، فإننا نحتاج إلى نظام لتتبع كل هذه التبادلات، وهنا يأتي دور المحاسبة.
هل تعلم: دراسة جدوى مشروع مكتب محاسبة بالتفصيل
بداية النظم المحاسبية
- ظهرت مسك الدفاتر ذات القيد المزدوج في العصور الوسطى في أوروبا، وقد استخدمته الشركات الكبيرة والصغيرة منذ ذلك الحين، لحسن الحظ، لدينا اليوم برنامج محاسبة مفيدة لمساعدتنا في إدارة سجلاتنا المالية ولم يعد علينا الاعتماد على دفاتر الأستاذ وجداول البيانات المكتملة يدويًا.
- حيث أن هناك فئتين أساسيتين من المحاسبة وهما المحاسبة المالية والمحاسبة الإدارية، تتعامل المحاسبة المالية مع المعلومات التي يتم نشرها على المساهمين والعملاء والدائنين والهيئات التنظيمية.
- بينما تتعامل المحاسبة الإدارية مع المعلومات التي لا يتم مشاركتها مع الجمهور، مثل الرواتب والأرباح وتكلفة البضاعة المنتجة.
- الهدف من المحاسبة الإدارية هو مساعدة مديري الشركة والمشرفين على اتخاذ القرارات المالية، في حين أن الهدف من المحاسبة المالية هو تقديم معلومات مالية مهمة عن شركتك لأولئك الذين يكونوا خارج الأعمال، وبالنسبة لمعظم أصحاب الأعمال الصغيرة، “المحاسبة” هي محاسبة إدارية.
أهمية المحاسبة للشركات الصغيرة
- تعد المحاسبة ضرورية إذا كنت تريد أن تكون قادرًا على تنمية أعمالك بطريقة يمكن قياسها والتنبؤ بها، كما يتيح لك وجود نظام لتتبع أصول الشركة وخصومها وإيراداته اتخاذ قرارات أعمال ذكية و مستنيرة استنادًا إلى الأداء السابق وتقديم السلامة المالية لشركتك.
- باستخدام نظام محاسبة واضح ومنتظم، لا يمكنك فقط تحليل البيانات المالية لشركتك ولكن يمكنك أيضًا مساعدتها على النمو والربح.
- المحاسبة السليمة تساعدك أيضًا على إرضاء عملائك، حيث إن معرفة المكان الذي تقف فيه شركتك مالياً من حيث الدخل والمصروفات سوف يساعدك على فهم أفضل ما عليك القيام به في المستقبل للحفاظ على هذا المستوى من رضا العملاء وتنمية أعمالك.
- كما تساعدك المحاسبة أيضًا على تتبع من يدين لك بماذا، وما تدين به لمن، وإدارة سجلات الرواتب، وتتبع سداد القروض والفوائد، وجذب المستثمرين المحتملين، والحفاظ على الميزانية، وربما الأهم من ذلك، إعداد البيانات المالية التي تحتاجها عندما يأتي الوقت لتقديم الملف ودفع ضرائب شركتك.
من يتولى محاسبة شركتك ؟
- يعتمد الأمر حقًا على حجم عملك ومدى سرعة نموك، في حين أن شركة عامة تعيّن عادةً مديرًا ماليًا (CFO) للتعامل مع الشؤون المالية للشركة، فقد تجد شركة أصغر أنه من المفيد تعيين محاسب خارجي على أساس التفرغ للمساعدة في إعداد الفواتير وحفظ الحسابات محدثة.
- كما يمكن أيضًا إدارة حسابات شركتك بواسطة محاسب داخلي أو موظفي الموارد البشرية، وبالنسبة لأولئك الذين بدأوا للتو، فهم عادة ما يتعاملون مع المحاسبة، وهذا شيء جيد.
- من المهم أن يكون رجال الأعمال على دراية جيدة بالأمور المالية للأعمال، خاصة في الأيام الأولى، كل من يتولى المحاسبة، فإن برنامج المحاسبة الجيد سيجعل عملهم أسهل بكثير.
- في حين أن المحاسبة تتيح لك القيام بكل هذه الأشياء الرائعة، إلا أنها ذات قيمة عالية من الناحية الدفاعية، وعندما تتم المحاسبة بشكل صحيح، يتم تقليل التعرض لمخاطر مثل الاحتيال إلى حد كبير.
- وإذا أجرت الحكومة عملية تدقيق على شركتك، فإن تاريخك المحاسبي سيكون أفضل صديق لك، بطريقة ما، المحاسبة هي الضمير الكمي لعالم الأعمال.
برامج محاسبة مجانية للشركات الصغيرة
بوجود مليون وأحد الأشياء التي يجب القيام بها يوميًا، لا تحظى المحاسبة دائمًا بالأولوية على أصحاب الشركات الصغيرة للقيام بالقوائم. الاستفادة من برامج المحاسبة يمكن أن يساعد الشركات الصغيرة في إدارة الفواتير وكشوف الرواتب بمزيد من السهولة والكفاءة. وبدون أي تكاليف يتم التخلص منها، يصبح برنامج المحاسبة أفضل عندما يكون مجانيًا، ألقِ نظرة على أفضل عشرة خيارات مجانية لبرامج المحاسبة للشركات الصغيرة.
1. zipbooks
يوفر ZipBooks برنامج محاسبة قوي وبسيط الاستخدام مصمم لمساعدة الشركات الصغيرة على الانتقال إلى المستوى التالي، كما يشتمل خيار البدء المجاني في ZipBooks على نظام تحرير فواتير غير محدود، وبائعين وعملاء غير محددين، ومسك الدفاتر غير المحدود، والقدرة على الاتصال وإدارة حساب مصرفي واحد، ودرجة جودة الأعمال التجارية والفاتورة.
xTuple PostBooks .2
يعد xTuple PostBooks برنامجًا لتخطيط موارد المؤسسات (ERP)، مما يعني أنه بالإضافة إلى المحاسبة، يمكن للشركات الصغيرة تتبع المبيعات ودمج المخزون والاستفادة من نظام إدارة العملاء، ولا يوفر برنامج الترخيص المجاني أي دعم متخصص.
SlickPie .3
يوفر SlickPie إدارة النفقات الأساسية للشركات الناشئة والشركات الصغيرة، حيث يوفر هذا البرنامج سهل الاستخدام لإدارة النفقات كل ما تحتاجه الأعمال الصغيرة للمحاسبة البطيئة وفي الوقت المناسب، بما في ذلك الفواتير المباشرة والتقارير المفصلة للمساعدة في الحفاظ على صحة أعمالهم المالية.
4. wave
يوفر Wave محاسبة مجانية تمامًا تتيح للشركات الصغيرة تتبع النفقات وإرسال الفواتير والحصول على أموال وتحقيق التوازن بين دفاترها.
حيث يمكن للشركات إرسال فواتير مهنية وتتبع حالة الفواتير والمدفوعات، حتى يعرفوا متى يتوقعون المال في حسابهم المصرفي، حيث يمكن للشركات أيضًا قبول بطاقات الائتمان والحصول على أموال بشكل أسرع باستخدام Wave.
Inv24 .5
Inv24 عبارة عن برنامج مجاني لإدارة المخزون و الفواتير، والذي يمكّن الشركات الصغيرة من تنظيم عملائها و فواتيرهم تلقائيًا، مع Inv24، يمكن لأصحاب الأعمال تنزيل إصدارات PDF من الفواتير أو إرسالها عبر البريد الإلكتروني.
Brightbook .6
Brightbook هو نظام محاسبة مجاني على الإنترنت، وهو مصمم لمساعدة الشركات الصغيرة التي تعاني من ضيق الوقت والمجهدة نقدًا مع عدم وجود خبرة محاسبية في إدارة أعمالها بشكل أسهل.
حيث يمكن للشركات إرسال فواتير ذات مظهر احترافي بأي عملة، وتتبع الفواتير ومعرفة من يدين لهم بالمال في لحظة باستخدام نظام Bright Book سهل الاستخدام.
TurboCache .7
يوفر TurboCache 4 برنامج محاسبة مجاني موصى به للأشخاص الذين يكسبون أقل من 10 دولارات في الساعة، كما يوصى TurboCache 5 للشركات الصغيرة، مع دفتر النقدية ودفتر الأستاذ العام والأسهم والمدينين والدائنين وميزات الفواتير.
يتوفر TurboCache 5 الآن خدمة سحابية، على عكس TurboCache المجاني، تبلغ تكلفة TurboCache 5 60 دولارًا سنويًا.
Inveezy .8
Inveezy هي أداة تحرير فواتير مجانية للشركات الصغيرة، حيث يمكن للمستخدمين تخصيص فواتيرهم بشعاراتهم الخاصة واستخدام الخدمة لإرسال فواتير متكررة.
كما يمكن الحصول على أموال من الشركات عن طريق PayPal أو بطاقات الائتمان باستخدام نظام Inveezy ولدى الشركات أيضًا خيار إرسال فاتورة اقتباس بدلاً من فاتورة فعلية.
9. جن كاش
يوفر GnuCash أسلوبًا بسيطًا في مسك الدفاتر والمحاسبة للشركات الصغيرة، ويتوفر برنامج المحاسبة المجاني هذا لأجهزة Android و Linux و Windows و OS X و FreeBSD GNU و OpenBSD.
يدير البرنامج الفواتير والحسابات الدائنة والمدينة وكذلك مصاريف الموظفين وبعض ميزات كشوف المرتبات.
CloudBooks .10
يوفر CloudBooks للشركات أداة فعالة للفوترة مصممة لإنشاء فواتير فعالة وفي الوقت المناسب، Cloud Books ‘Free Forever هي أداة مجانية لعميل واحد.
يمكن للشركات الاستفادة من فريق CloudBooks المخصص، والذي يمكنه تقديم مساعدة متكاملة ودعم بالأولوية لتلبية احتياجات أعمالهم.
خطوات محاسبة الشركات الصغيرة
تمنحك هذه القائمة من خطوات محاسبة الأعمال التجارية الصغيرة الثقة لتعرف أنك غطيت قواعدك، وأنك مستعد للانتقال إلى العنصر التالي في قائمة مهام عملك.
1. مسك الدفاتر 101
إمساك الدفاتر هو شيء يجب عليك تعلمه أو الاستعانة بمصادر خارجية عندما تدير شركة، لحسن الحظ، من الممكن تعلم كيفية ادارة كتبك الخاصة وهناك بعض المزايا البارزة لمعالجتها بنفسك.
2. افتح حساب بنكي
- بعد أن قمت بتسجيل عملك بشكل قانوني، ستحتاج إلى مكان لتخفيض دخل عملك، إن وجود حساب مصرفي منفصل يبقى السجلات مميزة وتجعل الحياة أسهل وقت الضريبة.
- لاحظ أن الشركات ذات المسؤولية المحدودة والشركات والشركات مطلوبة قانونًا للحصول على حساب مصرفي منفصل للأعمال، حيث لا يحتاج المالكون الحصريون إلى حساب منفصل قانونيًا، لكن يوصى به بالتأكيد.
- ابدأ بفتح حساب التحقق من العمل، ثم أي حسابات ادخار من شأنها مساعدتك في تنظيم الأموال والتخطيط للضرائب، على سبيل المثال، قم بإعداد حساب ادخار وسنجاب بعيدًا عن كل دفعة كخصم من ضريبة العمل لحسابك الخاص. بعد ذلك ، ستحتاج إلى التفكير في بطاقة ائتمان تجارية لبدء إنشاء ائتمان تجاري.
- حيث يتعين على الشركات والشركات ذات المسؤولية المحدودة استخدام بطاقة ائتمان منفصلة لتجنب مزج الأصول الشخصية والتجارية.
- قبل التحدث إلى أحد البنوك حول فتح حساب، قم بأداء واجبك، يتسوق لحسابات الأعمال ومقارنة هياكل الرسوم، ومعظم حسابات التحقق من الأعمال لديها رسوم أعلى من الخدمات المصرفية الشخصية، لذلك انتبه جيدًا لما ستدين به.
- فتح حساب بنك تجاري، يجب أن يكون لديك اسم تجاري، وعادةً ما تكون مسجلاً في ولايتك أو المقاطعة، تحقق مع البنك الفردي لمعرفة المستندات التي يجب إحضارها إلى الموعد.
3. تتبع النفقات الخاصة بك
أساس حفظ السجلات التجارية الصلبة هو تعلم تتبع النفقات الخاصة بك على نحو فعال، وإنها خطوة حاسمة تتيح لك مراقبة نمو أعمالك، وإنشاء بيانات مالية، وتتبع النفقات القابلة للخصم، وإعداد الإقرارات الضريبية، ودعم ما تقدمه عن إقرارك الضريبي.
هناك خمسة أنواع من الإيصالات التي يجب أن توليها اهتماما إضافيا لما يلي:
- الوجبات والترفيه: يعد عقد اجتماع عمل في مقهى أو مطعم خيارًا رائعًا، فقط تأكد من توثيقه جيدًا، في الجزء الخلفي من الإيصال، سجل من حضر والغرض من وجبة أو نزهة.
- سفر رجال الأعمال خارج المدينة: مصلحة الضرائب و CRA حذران من الأشخاص الذين يدعون الأنشطة الشخصية كنفقات أعمال، لحسن الحظ، توفر الإيصالات أيضًا دفقًا ورقيًا أنشطة عملك أثناء تواجدك بعيدًا.
- المصاريف المتعلقة بالمركبة: سجل أين ومتى ولماذا استخدمت السيارة للعمل، ثم قم بتطبيق النسبة المئوية للاستخدام على المصاريف المتعلقة بالمركبة.
- إيصالات الهدايا: بالنسبة للهدايا مثل تذاكر الحفل الموسيقي، من المهم معرفة ما إذا كان مقدم الهدية يذهب إلى الحدث مع المستلم، وإذا فعلوا ذلك، فسيتم تصنيف المصاريف على أنها ترفيه، وليس كهدية، لاحظ هذه التفاصيل على الإيصال.
- إيصالات المكاتب المنزلية: على غرار نفقات السيارة، تحتاج إلى حساب النسبة المئوية لمنزلك المستخدم في الأعمال التجارية ثم تطبيق هذه النسبة على المصاريف المتعلقة بالمنزل.
- يعد بدء نشاطك التجاري في المنزل طريقة رائعة للحفاظ على انخفاض النفقات العامة، هناك بالإضافة إلى أنك ستكون مؤهلاً لبعض الإعفاءات الضريبية الفريدة، ويمكنك اقتطاع جزء من منزلك المستخدم لأغراض الأعمال التجارية، بالإضافة إلى اتصالك بالإنترنت والهاتف الخليوي والنقل من وإلى مواقع العمل ومن أجل المهمات التجارية.
- أي نفقات يتم استخدامها جزئيًا للحياة الشخصية وجزئيًا للعمل يجب أن تعكس الاستخدام المختلط، على سبيل المثال، إذا كان لديك هاتف محمول واحد، فيمكنك خصم النسبة المئوية التي تستخدمها الجهاز في العمل.
اقرأ مـــن هــــنــــا عن: كيف تكون محاسب ناجح خطوة بخطوة بالتفصيل
4. تطوير نظام مسك الدفاتر
قبل أن ننتقل إلى إنشاء نظام مسك الدفاتر، من المفيد أن نفهم بالضبط ماهية مسك الدفاتر ، وكيف يختلف عن المحاسبة، وإمساك الدفاتر هو العملية اليومية لتسجيل المعاملات وتصنيفها وتسوية البيانات المصرفية.
وأخيرا في نهاية رحلتنا مع برنامج محاسبة مجانى للشركات الصغيرة ، يمكن القول أن المحاسبة هي عملية رفيعة المستوى تبحث في تقدم الأعمال وتصبح منطقية في مختلف التشريعات.