كيفية كتابة إيميل رسمي بالعربي ، أصبح التعامل الآن بين الأشخاص المتقدمين للعمل وبين أصحاب الشركات يتم عبر الإنترنت، حيث يقوم الأشخاص بإرسال الايميلات إلى الأفراد داخل المؤسسات، لتوضيح بعض المعلومات، بالإضافة إلى إمكانية التواصل بين الأفراد عن طريق كتابة الرسائل كما سوف نرى اليوم عبر موقع صناع المال اليوم.
كما أقدم لك اليوم: طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة خطوة بخطوة
ما مفهوم الايميل ؟
- الايميل هو عبارة عن صندوق خاص بالشخص، ويكون موجود على النت، ويتمكن الأشخاص من خلال هذا الايميل أن يقوم بإرسال عدد من الرسائل الإلكترونية من وإلى الشخص.
- فعندما يقوم الشخص بعمل إيميل له، فذلك يكون عنده عنوان مميز مثل العنوان على المواقع، ويجب أن يكون الشخص الذي يرسل رسائل عبر الايميل مضطلع على عنوان الشخص الذي يرسل إليه، حتى يتمكن من إرسالها.
- ويعتبر الإيميل هو الوسيلة الرسمية الآن لإرسال رسائل العمل الرسمية، بالرغم من توافر العديد من وسائل التواصل، إلا أنه يبقى الخيار الأول في التواصل المهني، وذلك لأن الوسائل الأخرى تميل إلى التعارف الشخصي على خلاف الإيميل.
- لذلك فعلى كل إنسان يبحث عن عمل أو تعارف بين أشخاص من من أجل العمل، عليه أن يملك إيميل من أجل إرسال الرسائل المهنية.
أنواع الإيميلات
يتميز الايميل بكونه واحد من التقنيات المتطورة، والتي أصبح يتم الإعتماد عليها بشكل رسمي في المراسلات، وخصلات مراسلات العمل، والتقديم على وظيفة، لذلك فيجب على كل شخص أن يكون له إيميل حتى يمكن لك أن تستقبل الرسائل وترسلها، ومن أنواع الايميلات:
1 ــ بريد الكتروني رسمي
يعرف هذا النوع باسم “Formal Emails”، وهذا النوع من الإيميلات عادة ما يكون خاص بالعمل ومجموعات الأفراد الذين يتبعون مؤسسة عمل، أو حتى دراسة معينة.
وفي هذا الايميل لابد أن يتم تسجيل بيانات صاحب الإيميل بدقة ومهارة، وذلك لأن هذه المعلومات تتعلق بعمله، كما يجب الابتعاد تماماً عن إرسال رسائل غير هامة عبر الرسائل الرسمية.
2 ــ بريد إلكتروني غير رسمي
ويوجد بريد إلكتروني آخر يعرف باسم Informal Emails””، وهذا الايميل يكون خاص بالأعمال غير الرسمية، ويكون الهدف منه هو التبادل الخاص بالأصدقاء والأقارب، ويكون عبارة عن محتوى ترفيهي.
والجدير بالذكر أن أن إنشاء الايميل يهدف إلى الحفاظ على الخصوصية، حيث أنه يمكنك من إرسال الرسائل والملفات بكل سرية تامة، وذلك من خلال وضع رقم سري متميز، لا يعرفه سواك.
خطوات إنشاء إيميل جديد
بالطبع لكي تقوم بكتابة إيميل رسمي باللغة العربية لابد أن يكون عندك إيميل، ويوجد عدد من الخطوات التي يجب تنفيذها لكي تقوم بإنشاء الإيميل وهي:
- عليك أن تختار اسم مميز لك، وليس من الضرورة أن يكون هذا الاسم هو الاسم الخاص بك، وذلك لأنه يمكن لك أن تختار ما تريده من أسماء بشرط أن يكون هذا الاسم لم يذكر من قبل أي شخص على الإنترنت، وذلك لعدم وجود تشابه، ولا تقلق فهذا الأمر سوف يوضحه لك جوجل.
- بعد ذلك عليك أن تختار كلمة السر الخاصة بك، ويجب أن تكون قوية، حتى يصعب على أي شخص أن يخترق الحساب الخاص بك.
- يجب أن يكون اسمك في نهايته رمز “@”، وبذلك تكون قد انتهيت من فتح ايميل جديد، ويجب أن تضع في الاعتبار ألا تضع قبل الإيميل أو بعد نقطة.
كيفية كتابة إيميل رسمي بالعربي
الايميل الرسمي هو ذلك الايميل الذي يتم كتابته لأغراض العمل، وهناك عدد من الخطوات لكي تكتب إيميل رسمي بالعربي بطريقة صحيحة وهي:
1 ــ تعريف النفس
يجب عليك أن تقوم بتعريف نفسك في الايميل الذي تكتبه، حتى يتم تذكرك ومعرفتك، لذلك عليك أن تذكر اسمك، بالإضافة إلى مهنتك بشكل صحيح، مع إضافة بعض التفاصيل عنك.
2 ــ البعد عن حوار الأمور الشخصية
يجب أن تكون على دراية بالبعد التام عن التحدث في أي شيء شخصي عند كتابة الايميل الرسمي، وذلك لتجنب أي إحراج أو رؤيته من قبل شخص آخر، عليك أن تتناقش حول الأشياء العامة المتعلقة بالمهنة.
3 ـ الرد على الرسائل في الوقت المناسب
احترس أن تتأخر في الرد على رسائلك، حيث أن الانتظار لوقت طويل للرد على الرسائل، تؤدي إلى ترط صورة سيئة عنك.
4 ـ البعد عن كتابة الكلمات بطريقة خاطئة
يجب أن تراجع رسالتك دائماً حيث أن وجود الأخطاء بها، تضعف من قوتها، وتجعلها رسالة هزيلة، ومن الممكن أن تضيع الأخطاء من معنى الكلمات.
كما يجب عليك أن تتجنب الأخطاء النحوية، وذلك للبعد عن فهم الجمل بطريقة خاطئة، لذلك يجب المراجعة بشكل دقيق، حتى لا تؤدي إلى جعل صورتك سيئة لدى من يستقبل الرسالة.
5 ــ البعد عن استخدام الألفاظ والمصطلحات الغريبة
يجب أن تتم كتابة رسالتك بشكل مفصل وواضح، حيث أنه لا يمكنك أن تقوم بشرح الكلمات والمصطلحات التي يصعب فهمها.
لذلك عليك أن تتأكد أن كلماتك تتناسب مع الشخص الذي سيستقبل الرسالة، بالإضافة إلى تناسب هذه الرسالة مع نوعية العمل التي تتقدم له.
6 ــ كتابة عنوان واضح للرسالة
يجب أن تكتب عنوان واضح ومفهوم للرسالة، وذلك لأن من تبعث له الرسالة من المؤكد أن لديه المئات من الرسائل، لذلك لكي تتجنب إرسال رسالتك إلى الرسائل غير المرغوب بها، عليك أن تكتب عنوان واضح لجذب المرسل إليه لرسالتك.
7 ــ اختصر رسالتك دون خلل في المعنى
يجب عليك أن ترسل كلمات مختصرة ومعبرة، يجب عليك أن تتحدث في الموضوع الذي أرسلت الرسالة من أجله، يجب عليك الابتعاد عن الكلمات غير المهمة، بالإضافة إلى كتابة الكلمات بطريقة منظمة.
8 ــ كتابة توقيع خاص بك
عليك أن تنهي رسالتك بتوقيع خاص بك، فمن المهم أن تنهي رسالتك بما يخصك، عليك أن ترسم توقيعك بما يتناسب مع نوعية الوظيفة والمؤسسة التي تبعث لها الرسالة.
9 ــ اكتب بخط واضح
يجب أن تجعل رسالتك واضحة وذات كلمات كبيرة، حيث يجب عليك أن تستخدم خط كبير، مع الابتعاد عن استخدام الألوان في الكلمات أو الزخرفة، عليك أن تكون رسالتك باللون الأسود، لأنها تناسب الرسالة الرسمية.
10 ــ ذكر المرسل إليه بالمرفقات
إذا كانت رسالتك بها بعض الملفات، فعليك أن تشير في كلماتك إلى هذه المرفقات حتى يتذكرها المرسل إليه.
تأمين حساب الإيميل الخاص بك
عليك أن تؤمن حسابك جيداً حتى لا يضطلع أحد على معلوماتك ورسائلك، وفي حالة دخول أي إنسان على إيميلك بطريقة غير سليمة، عليك أن تقوم بتغيير الرقم السري الخاص بك، وعمل رقم آخر قوي، و خطوات تغيير الرقم السري هو:
- عليك أن تقوم بفتح الجيميل الخاص بك ثم تذهب إلى الإعدادات، ثم تقوم بكتابة الرقم السري القديم للإيميل.
- ثم تقوم بتغييرها إلى كلمة السر الجديدة، عن طريقة كتابة كلمة أخرى أكبر وأكثر صعوبة من الأولى.
- يجب عليك أن تحافظ على رسائلك ومعلوماتك عبر الإيميل من خلال حمايته، من أي إختراق، ومن المفضل أن تعتمد على جوجل في حماية ايميلك من خلال إرسال الرسائل النصية، أو على البريد الإلكتروني عندما يتم الدخول إلى إيميلك بجهاز آخر غير جهازك، أو عند الدخول للحساب بشكل عام، وبذلك تستطيع أن تحافظ على حسابك بسهولة، وتحافظ على سرية معلوماتك.
وفي نهاية رحلتنا مع كيفية كتابة إيميل رسمي بالعربي ، أتمنى أن يحوز موضوع اليوم على رضاكم زوارنا الكرام، كما أقترح عليكم المزيد من المواضيع المميزة التي من المتوقع أن تنال على رضاكم من خلال موقعنا دائما، دمتم بخير.
شكرا لكم