طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة

طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة خطوة بخطوة ليس بالصعبة على الإطلاق، فيعد البريد الإلكتروني أو الإيميل هو الشكل الأكثر انتشاراً بالنسبة للاتصالات المهنية للكثير منا، ولأن اللغة الإنجليزية هي اللغة الأولى والأساسية في غالبية الأعمال والصناعات، لذا لابد من إتقان كتابة البريد الإلكتروني بها، وسوف نتعرف معًا من خلال هذا المقال منصة موقع صناع المال على كيفية كتابة إيميل رسمي لشركة باللغتين العربية والإنجليزية بالخطوات.

كما أقدم لك اليوم: نموذج سيرة ذاتية جاهزة لطلب وظيفة

طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة

على الرغم من الإيميل يكون عادة أقل رسمية من الخطاب الرسمي، إلا أنه من الضروري كتابته بشكل احترافي، حيث يساعد كتابة إيميل صحيح وواضح على تقديم انطباع عظيم عنك عند العملاء والزملاء وأصحاب العمل في كافة أنحاء العالم.

 

وتعد طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة خطوة بخطوة هي:

1- ابدأ دائما بتحية احترافية

• احرص دائماً عند كتابة إيميل رسمي لشركة على البدء بتحية احترافية، فعلي سبيل المثال نستخدم لقب عائلة المستلم في الرسائل الأكثر رسمية مثل Dear MS Price عزيزتي السيدة بريس.
• وفي حال عدم معرفة اسم الشخص الذي تراسله، وهو ما يحدث عادة عند التقدم لطلب وظيفة، لذا فإن أفضل ما تفعله هو البحث عن اسم مدير التوظيف، أو المتلقي المحتمل، ويعتبر LinkedIn من المصادر العظيمة في ذلك.
• وفي حال عدم التأكد من الاسم، يمكنك استخدام المسمى الوظيفي الذي تخاطبه، مثل Dear Hiring Manager، أو استخدام اسم الشركة أو الفريق مثل  Dear Amazon Innovation Team عزيزي فريق أمازون.
• كذلك احرص دائما على توجيه رسالة شكر عند الرد على رسائل الإيميل الخاصة بك مثل Thank you for your prompt reply أي شكراً على الرد السريع، حيث أن توجيه رسالة شكر تجعل هذه الرسائل أكثر ودية واحترافية.

2- اشرح هدفك بوضوح

• احرص على جعل هدفك من الإيميل واضح ومحدد، وتذكر أن الإيميل عادة يقرأ بين الاجتماعات، لذا اجعل جملك واضحة وقصيرة، وابدا في مناقشة الموضوع الرئيسي مباشرة، ومن الجمل التي تساعدك على ذلك I am writing to enquire about أنا أكتب من أجل الاستفسار عن، أو I am writing in reference أكتب بالإشارة إلى.
• إذا كان الإيميل الخاص بك يحتوي على معلومات تتطلب إجراء من المتلقي، فاجعل هذا واضح من خلال عبارات مثل could you please look into this.

3- احرص على استخدام المفردات بشكل صحيح

تتطلب جميع الصناعات استخدام مفردات متخصصة ومختلفة، فرسالة البريد الإلكتروني الخاصة بأحد متخصصي تكنولوجيا المعلومات لابد أن تختلف عن الرسالة الخاصة بأحد الأطباء، لذا لابد من البحث عن المفردات الخاصة بمجال عملك واستخدامها بطريقة مناسبة.

ولا يفوتك التعرف على:  نموذج كتابة فكرة مشروع

4- احرص على جعل رسالتك موجزة

• رسائل البريد الإلكتروني صممت عادة لتقرأ بسرعة، أو أثناء التنقل، لذا اجعلها دائماً موجزة، وواضحة، كذلك قصر الرسالة من الوسائل السهلة التي تجعل رسالتك خالية من الأخطاء الإملائية، لاسيما بالنسبة لمتحدثي اللغة الإنجليزية كلغة ثانية.
• وعلى الرغم من ذلك احرص على ختم رسالتك ببعض الملاحظات المهذبة مثل Thank you for your help شكرا على مساعدتك، أو I look forward to hearing from you اتطلع إلى الاستماع منك.

5- اختم الرسالة بشكل مهذب

الخطوة الأخيرة في كتابة الإيميل الاحترافي الرسمي هو أن تنهيه بشكل مناسب مثل Many Thanks أو Sincerely خالص التقدير.

6- راجع الأخطاء الإملائية والقواعد النحوية

قبل أن تقوم بالضغط على مربع الإرسال تأكد من خلو الإيميل من إي أخطاء إملائية، كما تأكد من استخدامك للقواعد النحوية بشكل صحيح، وذلك عن طريق قراءة البريد بصوت مرتفع، أو استخدم معجم من أجل المساعدة.

هل تعلم: كيفية كتابة تقرير بطريقة صحيحة بالخطوات

طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة بالعربي

هنالك أيضًا طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة خطوة بخطوة باللغة العربية والتي يجب عليك مراعاتها عند كتابتك للإيميل، ألا وهي:

• توضيح الهدف الرئيسي من الإيميل في أول فقرة في الرسالة.
• عدم البعد عن موضوع الرسالة الرئيسي.
• تجنب استخدام اللغة العامية في كتابة الرسالة.
• البعد عن الكلمات الطويلة.
• الحرص على أن يكون الإيميل خالي من الأخطاء اللغوية.

وتجدر الإشارة هنا إلى أن العنصر الهام في كتابة إيميل رسمي لشركة هو معرفة كيفية تقديم الأفكار بصورة صحيحة، من خلال تنسيق الرسالة بالشكل الصحيح، ويمكن اتباع عدد من النصائح من أجل معرفة التنسيق السليم للرسائل الرسمية وهي:

• العنوان Heading: يكتب العنوان باللغة الإنجليزية، ويحتوي العنوان عادة على التاريخ وعنوان المرسل، ويقع العنوان في الجهة اليسرى في أعلى الرسالة، ويفضل عدم كتابة رقم التليفون أو الاسم أو عنوان البريد الإلكتروني في هذا العنوان.
• العنوان الداخلي inside Address: يكتب باللغة الإنجليزية، ويحتوي هذا العنوان على عنوان الشخص المستلم للرسالة واسمه، وفي حال عدم معرفة اسم الشخص نقوم بكتابة اللقب الخاص، ويقع هذا العنوان أسفل العنوان الرئيسي بأربعة أسطر، ويحدد ذلك عن طريق برامج كتابة النصوص.
• التحية Salutation: تكتب التحية أسفل العنوان الداخلي بعد ترك سطر واحد، ويعتمد اختيار التحية على مدى معرفة الشخص المرسل له، وتكتب الرسالة غالباً عن طريق كتابة Dear ثم اسم الشخص المرسل، ثم وضع فاصلة(,).
• هيكل الرسالة Body: يعتبر هيكل الرسالة هو الجزء الأهم فيها، ويكتب بعد ترك سطر فارغ واحد بعد التحية.
• الخاتمة والتوقيع Closing and Signature: تقع الخاتمة بعد ترك سطر فارغ واحد بعد هيكل الرسالة، ويكتب في الخاتمة عادة عبارة مهذبة مثل تفضلوا بقبول فائق الاحترام يليه فصله، بعد ذلك يترك عدة أسطر فارغة ثم يكتب التوقيع، وأحياناً تستبدل الخاتمة بجمل ليست رسمية مثل تحياتي الحارة أو مع أطيب الأماني.

وإليك مـــن هــــنــــا: طريقة كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية

نصائح صناع المال لتحسين البريد الإلكتروني الخاص بك

هناك عدد من النصائح التي تساعد على جعل البريد الإلكتروني الخاص بك مثالياً، من هذه النصائح ما يلي:

• أن تكون خانة الموضوع موجزة وواضحة Subject line should be concise and clear.
• التفريق بين النسخة الكربونية “Cc” والنسخة الكربونية العمياء “Bcc”، ويكتب في النسخة الكربونية عناوين بريدية من أجل إرسال الرسالة نفسها إلى جميع المذكورين فيها. أما النسخة الكربونية العمياء فيتم فيها إضافة عدة عناوين بريدية، وذلك لإرسال نفس الرسالة الإليكترونية لهم، ولكن هذه العناوين لا يراها الأخرين، وذلك عكس “cc” حيث يستطيع المستخدمين معرفة الجهات التي تم إرسال الرسالة لها.
• لابد من الحرص عند اختيار الرد أو الرد على الكل، وذلك لأنه في حالة اختيار الرد على الكل سيرى جميع المذكرين في الرسالة الرد.
• لابد من التحقق من جميع المرفقات قبل الضغط على مربع الإرسال، ومن التعبيرات الجيدة في ذلك Please find attached برجاء تفضل مرفق.
• احرص على أن تكون مهذبًا في جميع الأحوال، وابتعد تمامًا عن السخرية والفكاهة، وذلك لأن هذا التصرف قد يساء فهمه بسهولة.
• ابتعد عن استخدام الرسوم التعبيرية والاختصارات: فالرسوم التعبيرية التي تستخدم على مواقع الفيس بوك وتوتير، ليست مناسبة لكتابة الرسائل الإلكترونية الرسمية، فعلى سبيل المثال لا تضيف موشن مبتسم أو غيره لأن هذه التفاصيل يظهرك كشخص غير محترف.
• اهتم بتنسيق الكتابة وبالإطار العام للبريد الإلكتروني، عن طريق اختيار حجم ونوع خط مناسب، ويفضل عدم استخدام خلفية ملونة، ولكن إن أردت استخدامها فاحرص على ألا تكون ذات ألوان داكنة حتى لا يكون البريد الإلكتروني الخاص بك كئيباً، ويصعب قراءته.

في نهاية هذا المقال عن طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة خطوة بخطوة أتمنى أن أكون استطعت شرح طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة بأسلوب سهل وبسيط، وأنا في انتظار أسئلتكم واستفساراتكم ومشاركتكم.