ما هي وظيفة خدمة العملاء ؟

سوف نقدم اليوم من على موقع صناع المال ما هي وظيفة خدمة العملاء ؟، حيث أن خدمة العملاء هي وظيفة إدارية، الهدف منها هو تلقي شكاوى العملاء والرد على استفساراتهم.

بجانب إفادتهم بالمزيد من المعلومات حول المنتج أو المؤسسة التي يتعاملون معها، وفي هذا المقال نوضح ما هي وظيفة خدمة العملاء ، وكل ما يتعلق بهذا المجال من معلومات.

كما اقدم لك اليوم: 15 مهارة يحتاجها موظف خدمة العملاء

:: مفهوم خدمة العملاء ::

  • خدمة العملاء أو كما تعرف في اللغة الانجليزية Customer Service، هي من الوظائف الحيوية في أي شركة أو مؤسسة، حيث أنها تعتمد على موظفين لديهم مهارة التعامل مع العملاء وإرضائهم، كما أن لديهم مهارة التعامل مع الأزمات وحل المشكلات.
  • كما أن موظف خدمة العملاء يعتبر همزة الوصل بين المؤسسة التي يعمل بها وبين العملاء، حيث أنه يتعامل معهم ويحاول حل العقبات التي تصادفهم، كما أنه مُلم بكل المعلومات التي تخص السلع أو المنتجات التي توفرها الشركة.

:: ما هي وظيفة خدمة العملاء ؟::

ما هي وظيفة خدمة العملاء

  • خدمة العملاء من أهم الوظائف الإدارية، حيث أنها متاحة طوال أيام الأسبوع تقريبًا في معظم المنشآت، للرد على استفسارات العملاء، كما أن هناك مؤسسات تتيح التواصل مع موظفي خدمة العملاء حتى في أيام الإجازات والعطلات الرسمية.
  • كما أن موظفي خدمة العملاء هم المسئولين عن إجراء استبيانات كل فترة حول آراء العملاء ومدى رضاهم عن السلع والخدمات التي تقدمها المنشأة، وإبلاغ الإدارة بنتيجة الاستبيان للاستفادة من مقترحات العملاء وتجنب المشاكل التي تواجههم.
  • وتنقسم خدمة العملاء إلى قسمين، خدمة عملاء هاتفية، وهي التي تنتشر بشكل كبير في معظم الشركات، حيث يتواصل العميل مع الشركة هاتفيًا من خلال موظفي خدمة العملاء.
  • أما القسم الثاني هو خدمة العملاء عبر الإنترنت، وهي التي تعتمد على الرد على الاستفسارات والشكاوى من خلال رسائل البريد الإلكتروني، أو الرسائل الفورية (الدردشة).
ننصحك بقراءة:  رقم خدمة عملاء حساب المواطن السعودي للشكاوى وطريقة التسجيل ومواعيد الصرف 1440

:: أهداف خدمة العملاء ::

  • خدمة العملاء هدفها الربط بين المؤسسة والعملاء الذين يتعاملون معها.
  • التحدث إلى العملاء وتحفيزهم بتقديم بعض الهدايا البسيطة، مما يساعد في جذب المزيد من العملاء للمؤسسة.
  • الحفاظ على استمرارية الشركة، من خلال تعريف العملاء على طبيعة الخدمات التي تقدمها.
  • موظفي خدمة العملاء هم عامل أساسي لا استغناء عنه لبقاء نشاط المؤسسات، حيث أنهم يتحلون بالصبر والحكمة التي تجعلهم يتحكمون في مشاعرهم وقت عصبية العملاء.
  • استيعاب العملاء واحتوائهم ومحاولة حل الأزمات في حالة غضب العميل، لإيجاد حلول وسطية ترضي كل الأطراف.

:: أساسيات خدمة العملاء ::

  • سرعة الرد على الاتصالات الهاتفية دون تأجيل، لتوفير خدمة جيدة للعملاء بقدر المستطاع.
  • المصداقية في المعلومات التي يعطيها موظف خدمة العملاء للعملاء.
  • الاستماع الجيد لمشاكل العملاء واستفساراتهم، والتحلي بالهدوء في حالة غضب العميل، لحل المشكلة والحفاظ على العملاء.
  • التعامل مع المشاكل بحكمة لإرضاء العملاء.
  • ذكر المزايا حول منتجات المؤسسة أو الخدمات التي تقدمها، كما يجب ذكر المميزات حول المنتجات الجديدة التي تقدمها المنشأة.
  • يجب أن يتحلى موظف خدمة العملاء بالصبر والقدرة على العمل تحت ضغط نفسي.

اعرف المزيد عن: فن التعامل مع الزبائن ورضا العملاء

:: أنواع خدمة العملاء ::

أنواع خدمة العملاء

1- خدمة العملاء الداخليين ::

وهي الخدمة التي توفرها المؤسسة للعملاء الذين يتعاملون بداخلها، مثل الموظفين، الوكلاء لإحدى الفروع، حيث تتيح الشركة الرد على استفساراتهم حول أمر معين، لتحسين الخدمات المقدمة.

2- خدمة العملاء الخارجيين ::

أما هذا النوع من خدمة العملاء وهو الأكثر شيوعًا، يكون المسئول عن الرد على استفسارات العملاء الذين يرتبطون بالشركة من خلال اشتراك أو ما شابه ذلك، مثل شركات الاتصالات، أو شركات خدمات الإنترنت، وغيرها.

ننصحك بقراءة:  كيف تجتاز مقابلة شخصية باللغة الإنجليزية

:: أهمية خدمة العملاء ::

1- التعامل مع الأزمات ::

موظفو خدمة العملاء يجب أن يتحلون بالحكمة والهدوء، والقدرة على التعامل مع الأزمات وتقديم الحلول للعملاء لنيل رضاهم.

2- رفع معدل المبيعات ::

يجب أن يبادر موظف خدمة العملاء بسرد مزايا منتجات الشركة والخدمات التي تقدمها، لتحفيز العملاء على استمرار التعامل معها وجذب المزيد من العملاء الجدد، مما يؤدي إلى رفع نسبة المبيعات.

3- الربط بين المؤسسة والعميل ::

  • موظف خدمة العملاء هو همزة الوصل الوحيدة بين العملاء والمؤسسة التي يتعاملون معها، حيث يقوم الموظف بتسجيل اقتراحات العملاء و الشكاوى المقدمة منهم، وعرضها على المسئولين لإيجاد حلول لها.
  • كما أن هناك بعض موظفي خدمة العملاء في بعض المنشآت مثل البنوك، يتعاملون مع الأوراق والمستندات، مثل الشيكات وغيرها.

إليك ايضًا: كيفية التعامل مع العملاء عبر الهاتف

:: مهارات خدمة العملاء ::

مهارات خدمة العملاء

  • التحلي بالصبر في حل الأزمات، حيث أنه من الضروري أن يتسم موظف خدمة العملاء بسعة الصدر، خاصة أثناء المناقشة مع عميل عصبي، فلابد ألا يشعر بالإحباط أو الضيق.
  • الإصغاء الجيد للعملاء، حيث أن هناك بعض العملاء يواجهون مشاكل مع منتجات أو خدمات المؤسسة تسبب لهم إزعاج، في هذه الحالة من واجب موظف خدمة العملاء هو الاستماع الجيد للمشكلة والتعرف على جميع جوانبها، للتوصل إلى حل يرضي العميل.
  • معرفة تفاصيل المنتجات أو الخدمات التي تقدمها الشركة، للقدرة على الرد السريع والواضح على أي استفسار عن المنتجات.
  • استخدام اللغة الإيجابية في الحديث إلى العملاء، حيث أن اللغة الإيجابية لها صدى إيجابي على العملاء وانطباعهم عن الشركة وخدماتها.
  • القدرة على التمثيل، حيث أن موظف خدمة العملاء لابد أن يمتلك مهارة التمثيل في بعض الأحيان، خاصة إذا صادفه أثناء عمله عميل عصبي متذمر، في هذه الحالة يجب على الموظف تمثيل البهجة والهدوء حتى إذا كانت الحقيقة غير ذلك.
  • إدارة الوقت، يجب أن يستمع الموظف إلى العملاء جيدًا، إلا أنه لابد أن يكون قادر على إدارة الوقت، وحريص على ألا يتجاوز العميل الحد الأقصى للوقت المسموح به للمكالمة.
  • قراءة العملاء ومعرفة طبيعة كل عميل من خلال صوته، لمعرفة الطريقة المناسبة للتعامل معه.
  • الإقناع، حيث أن الموظف يجب أن يكون مقنع، لإقناع العملاء بمنتجات الشركة وخدماتها.
ننصحك بقراءة:  كم عدد بيض العصافير الاسترالى

وفي نهاية مقال ما هي وظيفة خدمة العملاء ؟، نتمنى أن ينال المحتوى اعجابكم، وفي انتظار تعليقاتكم على المقال، وفي انتظار تعليقات ذوي الخبرة في مجال خدمة العملاء ، وانتظرونا قريبًا في تقديم المزيد من المقالات المفيدة.

قد يعجبك أيضًا

لديك تعليق؟ يشرفنا قرأته

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

هذا الموقع يستخدم Akismet للحدّ من التعليقات المزعجة والغير مرغوبة. تعرّف على كيفية معالجة بيانات تعليقك.