صيغة خطاب دعوة زيارة عامة يُمكن الاستعانة بها في حالة الرغبة في إرسال خطابات الدعاوى المختلفة، وللتمكن من جعل الخطاب أكثر تأثيرًا بما يُلاقي القبول بتلبية دعوة الزيارة وجب الالتزام بمجموعة من الاستراتيجيات عند الكتابة، لذا تاليًا عبر موقع صناع المال سُنتابع الكشف التفصيلي عن ماهية الخطابات الرسمية وغير الرسمية.
صيغة خطاب دعوة زيارة
تنقسم الخطابات إلى مجموعة الخطابات غير الرسمية والخطابات الرسمية، فمثلًا في حال التطرق إلى كتابة صيغة خطاب دعوة زيارة إلى أحد الأصدقاء حينها يتعين الكتابة بأسلوب شبه رسمي إلى حد ما، ويبدأ الخطاب بالتحية المُعتادة وفقًا لمستوى العلاقة التي تربطك بذلك الشخص، وكذلك بقية أجزاء الخطاب والتي تأخذ الصيغة العامة التالية:
الاسم/ ……………………………………..
العنوان/ ……………………………………
المدينة/ ………………….. ، الرمز البريدي/ ……………………….
رقم الهاتف/ ………………………………….
البريد الإلكتروني/……………………………………
التاريخ/ ……. / ……… / …………..
اسم المرسل إليه/ …………………………………
عنوان المرسل إليه/ ………………………………
الرمز البريدي للمرسل إليه/ ……………………………
(صيغة التحية): عزيزي/ عزيزتي……………………..
الجملة التمهيدية (التعريف بالخطاب)/…..
الفقرة الأولى/ (5 أفكار تُسرد بالفقرات جميعها)
الفقرات الأخيرة التكميلية لختام الخطاب/ …………………………
التوقيع/ ………………………….
قد تختلف البيانات من خطاب إلى آخر وفقًا لطلب الزيارة التي قد تكون زيارة عمل أو دعوة زيارة لحضور أي من احتفالات الزواج وغيرها من الحالات، إلا أنه على أي حال يُمكن التطرق إلى استخدام الصيغة السابقة في إعادة بناء أي من الخطابات الأكثر تحديدًا للهدف.
اقرأ أيضًا: صيغة خطاب موجه للديوان الملكي
يمكنك تحميل هذا النموذج من خلال الرابط التالي: صيغة خطاب دعوة زيارة
كيفية كتابة خطاب رسمي
بالرغم من كثرة أنواع الخطابات بتعدد الحالات المُختلفة وفقًا للجهة المُرسل إليها الخطاب إلا أنه تُعتبر الخطابات الرسمية من أكثر الخطابات التي يتم اللجوء إليها في معظم الحالات، سواء أكان ذلك بالعمل أو لأي من المؤسسات التجارية والحكومية، لذا عند كتابة الخطاب وجب مراعاة الآتي ذكره:
1- عنوان الخطاب الداخلي
يُعتبر العنوان الداخلي للخطاب من أهم ما يجب مراعاته عند كتابة صيغة خطاب دعوة زيارة رسمية، حيث وجب أن يكون حاويًا على عنوان الجهة الرسمية المُراد إرسال خطاب الدعوة إليها، على أن تُترك مسافة مُحددة فيما بين العنوان الداخلي والترويسة التي تسبقه.
2- ترويسة بدء الخطاب
تتمثل في الترويسة الأولى التي يتم بدء الخطاب بها والتي تتعلق غالبًا بتدوين بيانات الشخص المُرسل خارج الخطاب، حيث يُتابع الترتيب المُناسب لها لتبدأ بالاسم يليها العنوان التفصيلي أي يُذكر اسم الشارع والمنطقة ثم يُكتب الرمز البريدي.
بنهاية ترويسة البدء خارج الخطاب يتم كتابة التاريخ المُرسل فيه الخطاب على أن يُكتب أسفل الصفحة جهة اليسار مع ذكر اليوم والشهر والسنة.
اقرأ أيضًا: خطاب اعتذار عن تكليف بالعمل
3- كتابة التحية
على الرغم من اعتقاد الكثيرين أن “التحية” غير ضرورة في الخطابات الرسمية إلا أنها من أهم النقاط الواجب عدم إغفالها ويتم كتابتها بعد الانتهاء من كتابة العنوان الداخلي، على أن يُترك سطرين على الأقل.
4- بيان الخطاب
يُعتبر ذلك أهم جزء من أجزاء الخطاب وفيه يتم التطرق إلى كتابة المضمون الأساسي والمُفصح عن ماهية الأسباب الأساسية التي تم من أجلها التطرق لكتابة ذلك الخطاب سواء أكان للدعوة لأي من الزيارات الخاصة بالعمل أو ما إلى ذلك من أهداف.
5- ختام الخطاب
بنهاية كتابة المقال وجب الانتقال حينئذ إلى كتابة بعض الجمل المُعبّرة عن الشكر والامتنان والتقدير والتي تكون بمثابة جمل ختامية تُثني على مُتحصّل الخطاب عن اهتمامه الشديد، ثم يتم التطرق إلى ترك الختم الخاص بكاتب الخطاب لجعل الأمر يبدو أكثر رسمية أو يقوم بالتوقيع في حال عدم تواجد ختم، ثم يُنتهي بكتابة التاريخ.
اقرأ أيضًا: صيغة خطاب طلب إعفاء من قرض
نصائح عند كتابة صيغة الخطاب
عقب استطلاع صيغة خطاب دعوة زيارة بشكل عام يُمكننا الانتقال لإجمال بعض النصائح الجوهرية بما يُمكّن الالتزام والعمل بها على الوصول إلى الهدف المرجوة من قبول طلب الزيارة خاصتك، ومن تلك النصائح يُمكن اتباع ما يلي:
- قبل كتابة خطاب الدعوة وجب أولًا تحديد الجهة المُرسل إليها لمعرفة الأسلوب الذي سيتم اتباعه في الكتابة، حيث إن الأسلوب المُتبع لكتابة خطاب لجهة رسمية يختلف كُليًا عن ذلك المُستخدم لكتابة خطاب دعوة لصديق.
- عدم الإخلال بأي من العناصر الأساسية الخاصة بكتابة الخطاب وخاصة إذا كان الخطاب مُرسل إلى جهة رسمية.
- مراعاة التوقيت المُناسب لإرسال الخطاب كيما يُلاقي الاحترام والقبول بتلبية الدعوة من قبل الشخص المُرسل إليه.
- عند كتابة خطابات رسمية وجب الابتعاد التام عن الألفاظ الادبية الشائعة والتي لا تليق في تلك المواضع.
- في حال التطرق إلى صيغ الخطابات اليدوية كان من الضروري الحرص على أن تكون الكتابة واضحة الخط بأسلوب سلس يسهل فهمه، ويُستخدم لذلك الحبر “الأسود” أو “الأزرق”.
- ألا يكون بيان الخطاب مُستندًا على العواطف والمشاعر الشخصية بل وجب التطرق إلى طرح الأدلة المقنعة وإسناد صيغة الخطاب على التقارير.
- عدم إغفال أن تكون الأفكار المُراد إيصالها من الخطاب واضحة ومرتبة على قدر الإمكان يُستخدم لكتابتها صيغة أكثر إقناعًا.
- الحرص الشديد على جعل الخطاب أكثر وضوحًا مع الالتزام بترك مسافة بين كل فكرة يتم استعراضها، فمثلًا يتم ترك مسافة حوالي ثلاثة أسطر فيما بين خاتمة الخطاب وبين التوقيع وهكذا..
- لجعل الخطاب أكثر تأثيرًا وإقناعًا وجب الاهتمام بالبحث المُتعمق حول الأفكار المُراد إيصالها والاستعانة في ذلك بالكتب والمقالات الاكاديمية وغيرها من المصادر.
- كما وجب أن يكون الخطاب قصيرًا إلى حد ما ومُحددًا بما لا تتجاوز الأفكار المُدرجة ببيان المقال عن خمسة أفكار كحد أقصي.
- الاهتمام الشديد بالمقدمة أو بدايات الخطاب لجعلها أكثر جذبًا للفئة المُرسل إليها الخطاب بما يدفعهم تشوقًا إلى استكمال قراءة الخطاب.
طريقة كتابة صيغة خطاب دعوة زيارة تختلف وفقًا للجهة المُراد إرسال إليها الخطاب، ومنها يُتابع بناء محتوى الرسالة تدريجيًا سواء أكان ذلك وفقًا للمعايير الرسمية أو غير الرسمية.