من الأنواع الأكثر شيوعاً لمستندات الأعمال

من الأنواع الأكثر شيوعاً لمستندات الأعمال ثلاث، وهي ما يتم استخدامها في العديد من الشركات والمصانع والعديد من الجهات الرسمية، ولكن تختلف تلك المستندات من حيث طبيعة عمل كل منها، وسنتعرف عليها من خلال موقع صناع المال.

من الأنواع الأكثر شيوعاً لمستندات الأعمال

من الجدير بالذكر أن مستندات الأعمال تعد أحد الوثائق التي تصدر من الجهات الرسمية الحكومية، وذلك حسب طبيعة القرار التي تصدر من أجله ومن أشهرها الآتي:

خطابات العمل

يعد خطاب العمل واحدة من المستندات الرسمية التي يتم إصدارها والتي يتم كتابتها بصورة وأسلوب محدد، فيتم الاعتماد على ذلك النوع عند مخاطبة أحد الشركات، المؤسسات أو الجهات بصفة رسمية، أو يتم استخدامه في حين التعامل مع عملاء الشركة نفسها.

بالإضافة إلى أن تلك الخطابات يمكن استخدامها في حالة إذا أراد أحد العملاء الاستفسار عن أمر ما يدور حول الشركة أو عن خدمة ما، ويمكن استخدامه في التقديم على وظيفة ما مع إرفاق السيرة الذاتية للشخص المتقدم عبر خطاب العمل، يمكن استخدامه عند التعرف على تكاليف خاصة بأحد الشركات أو شروط تقديم تلك الخدمة.

طريقة كتابة خطاب العمل

من الجدير بالذكر أن خطاب العمل من الخطابات التي يكون لها أسلوب محدد في الكتابة، والتي تتمثل في الآتي:

  • تقسيم الخطاب إلى عدة فقرات رئيسية وترك مسافات بين الفقرات.
  • اختيار نوع الورق المناسب لكتابة الخطاب.
  • كتابة كل المعلومات الخاصة بشركتك في البداية.
  • لا بد من إدراج تاريخ اليوم الذي سيرسل فيه الخطاب والذي يكون في يسار الخطاب.
  • قم بكتابة المعلومات الخاصة بالمرسل إليه بشكل واضح وكامل.
  • يجب اختيار تحية مناسبة في الخطاب للجهة التي سيرسل لها الخطاب مثل “لمن يهمه الأمر، سيدي العزيز أو عزيزي الأستاذ”.
  • لا بد من اتباع الأسلوب الصحيح في الكتابة.
  • يجب استخدام الضمائر الشخصية.
  • لا بد أن يكون الخطاب يحتوي على المفيد بشكل صحيح وموجز.
  • يمكنك استخدام الفعل المبني للمعلوم.
  • لا بد من استخدام أسلوب مهذب عند الحديث.
  • اختيار خاتمة يوجد بها التحية.
  • يجب توقيع الخطاب.
  • كتابة البيانات المتعلقة بالتواصل معك مثل البريد الإلكتروني.
  • لا بد من إضافة الحروف الأولى من طابع الخطاب.
  • يجب تجنب تدبيس الأوراق.
  • الآن عليك إرسال الخطاب.

اقرأ أيضًا: كيفية تقديم شكوى لمكتب العمل في السعودية

تقارير العمل

يعد تقرير العمل من الأنواع الأكثر شيوعاً لمستندات الأعمال، وهو وثيقة لتوضيح البيانات الخاصة ببعض الأعمال، بالإضافة إلى وضع المعلومات في هيئة نقاط، ومن الجدير بالذكر أن كتابة تقرير العمل يختلف من جهة إلى أخرى، وذلك على حسب الطريقة المكتوبة بها.

فهناك من يصدره بطريقة شفاهية والبعض الآخر بطريقة ورقية وهو الأكثر احترافية، ومن الجدير بالذكر إن التقارير قد تكون للشكوى أو لعرض المقترحات، بالإضافة إلى أنها قد تكون لعرض العديد من خطط التطوير في الشركة، كما يجب أن يحتوي التقرير على مدى نجاح سير العملية الإنتاجية في العمل.

طريقة كتابة تقارير العمل

من الجدير بالذكر أن هناك أسلوب متبع في كتابة تقرير العمل والذي يتمثل في الآتي:

  • لا بد من تحديد الأهداف في البداية وقبل الدخول في سياق التقرير.
  • يجب تحديد الأطراف المعنية بالتقرير سواء من الموظفين أو العمال أو الإدارة العليا.
  • اتباع طريقة مبسطة في عرض التقرير وكتابة المحتوي بشكل احترافي لتحقق الهدف المطلوب.
  • لا بد من مراجعة الأفكار التي تم وضعها في التقرير، وكتابة الأفكار بشكل مرتب.
  • يجب أن يكون التقرير مركز على الأفكار الرئيسية ولا يتطرق إلى أفكار فرعية.

اقرأ أيضًا: صيغة نموذج خطاب شكوى شديد اللهجة جاهز للطباعة

عناصر كتابة تقرير العمل

هناك بعض العناصر التي يجب اتباعها في كتابة تقرير العمل الذي يصدر من الجهة الرسمية، وتتمثل تلك العناصر في الآتي:

  • الصفحة التي يوجد بها العنوان.
  • المقدمة
  • ملخص التقرير.
  • جدول المحتويات.
  • الجداول والرسوم البيانية.
  • الاستنتاجات.
  • التوصيات.
  • الخاتمة.

اقرأ أيضًا: نموذج خطاب شكوى قوي

رسائل البريد الإلكتروني

من الجدير بالذكر أن تلك الطريقة أصبحت الأكثر شيوعًا بين رجال الأعمال، بالإضافة إلى أنه من الطرق التي يعتمد عليها العديد من المهنيين والمحترفين في تبادل الأعمال والتقرير، كما أنها أصبحت مشهورة بسبب رواج عصر التكنولوجيا والتقدم التقني.

طريقة كتابة رسائل البريد الإلكتروني

من المتعارف عليه أن كل مستندات الأعمال لها أسلوب متبع في الكتابة، والذي يسهل على القارئ أو المستلم عملية الفهم واستخلاص الإفادة من تلك الرسائل، وتتمثل طريقة الكتابة في الآتي:

  • اختيار عنوان جيد للبريد ويجب أن يكون جاذب للانتباه، ولا تترك تلك الخانة فارغة حتى لا يتم تحويل البريد إلى خانة البريد العشوائي.
  • يجب اختيار العبارات المناسبة أثناء الكتابة.
  • لا بد من اتباع الطريق المختصر أو السلس في الكتابة، والبعد عن الكلمات أو الجمل المعقدة لتسهيل الفهم على القارئ.
  • ترك المسافات الفاصلة بين الأفكار المكتوبة.
  • لا بد من البدء بالتحية أو الكلمات اللبقة.
  • يجب أن يتضمن البريد عبارات الشكر.
  • عليك مراجعة البريد بعد كتابته للتأكد من خلوه من الأخطاء الإملائية.
  • كتابة الخاتمة بشكل جذاب.

تتعدد المستندات الخاصة بالعمل وهي وسيلة التواصل بين الجهات أو العملاء التي أصبحت تتطور في الوقت الحالي.

قد يعجبك أيضًا
التعليقات

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.