نماذج رسائل رسمية إدارية وكيفية كتابة رسالة إدارية وأنواعها ومكوناتها

نماذج رسائل رسمية إدارية وكيفية كتابة رسالة إدارية وما هي مكونات الرسالة الإدارية؟، يوجد العديد من أنواع الرسائل الإدارية وللرسالة بعض المكونات التي يجب أن تتعرف عليها قبل كتابة الرسالة، فمن المعروف أن كل مؤسسة يعمل بها عدد كبير من الموظفين، وبالطبع فإن هؤلاء الموظفين يحتاجون إلى مراسلة بعضهم البعض وذلك لصالح العمل، ويتم ذلك من خلال ما يعرف بإسم الرسائل الإدارية، فما هي الرسائل الإدارية؟، وكيف يمكنك كتابتها؟، هذا ما سنتعرف عليه في هذا الموضوع عبر موقع صناع المال.

إذا كنت ترغب في مخاطبة شركة، أقدم لك هذا النموذج المميز: نموذج وصيغة خطاب رسمي لشركة

مفهوم الرسائل الإدارية

الرسائل الإدارية هي عبارة عن خطابات يتم إرسالها من قبل الموظف إلى موظف آخر وذلك في إطار عمل المؤسسة، وتتسم هذه الرسائل بالشكل الرسمي، أو يتم إرسالها من قبل الموظف إلى مديره من أجل الحصول على بعض الإستفسارات.

كما يتم تعرف الرسائل الإدارية على أنها واحدة من أشكال التواصل التي يتم إستخدام الرسائل العادية أو حتى أشكال الرسائل الإلكترونية حتى يتم الربط بين الأطراف الخاصة بالرسالة.

ويمكن تعريف الرسائل الإدارية على أنها تلك الوسيلة التي يتم إستخدامها في نقل بعض التصورات الخاصة بأمور العمل، أو في الأمور التي ترتضيها الإدارة، أو يتم إستخدامها في تعريف الموظفين بمواعيد الاجتماعات، أو إستخدامها في تكليف بعض الموظفين ببعض أمور العمل.

ويمكن إطلاق الرسائل الإدارية على المخاطبة الرسمية بين جهتين بشكل رسمي، أو أحد الأشخاص العاديين وجهة رسمية والعكس، بحيث تعمل على تحقيق الأهداف الوظيفية.

لو كنت ترغب في مخاطبة جهة حكومية، أقدم لك: نموذج رسالة رسمية لجهة حكومية

أنواع المراسلات الإدارية

يوجد عدد من الأنواع الخاصة بالرسائل الإدارية، والتي نذكرها فيما يلي:

1 ــ  الرسالة الإدارية العامة

هي تلك الرسالة التي يتم كتابتها من أجل العمل على تقوية الاتصالات بين عدد من الإدارات، بحيث تتضمن هذه الرسائل على كم من المعلومات بحيث تتشابه مع الرسائل الرسمية.

كما أن الرسائل الإدارية تختلف تبعًا للهدف التي تكتب من أجله، حيث تختلف الرسائل الإدارية التي يتم كتابتها من أجل الموظفين بشكل عام عن تلك الرسائل التي يتم كتابتها من أجل أحد الأقسام الخاصة في المؤسسة.

2 ــ المذكرة الإدارية

هي واحدة من أشكال الرسائل الإدارية ولكنها تتسم بصغر الحجم، فهي لا تتعدى حدود الصفحة الواحدة.

كما أنه تتضمن المعلومات المباشرة والتي يتم إستخدامها في المهمات اليومية، والمتمثلة في إعطاء مهام لبعض الموظفين أو التذكير بمواعيد الاجتماعات.

 3 ــ  التقرير الإداري

هو أحد أشكال الرسائل الإدارية والتي يشمل عدد من المعلومات سواء كانت المكتوبة أو المعلومات الشفوية والتي يتم كتابتها من أجل موضوع ما، بحيث تعمل على توضيح كافة التفاصيل التي تبين الهدف الذي كتب من أجله التقرير الإداري.

وتهدف هذا التقرير إلى مساعدة الشخص على اتخاذ عدد من الإجراءات وذلك في إطار العمل.

لمعرفة كيفية كتابة إيميل رسمي لشركة، أقدم لك: طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة خطوة بخطوة

مكونات الرسالة الإدارية

قبل أن تقوم بكتابة الرسائل الإدارية، لابد أن تتعرف على مكونات هذه الرسائل، وهي عبارة عن:

  • الترويسة: هي بداية الرسالة، ويتم كتابتها في الجزء الأعلى من الرسالة، وتتضمن الترويسة على العنوان الخاص بالمؤسسة ويكون بشكل مفصل.
  • الرقم: ويعرف أيضًا باسم الإشارة، وهي تشير إلى الموضوع الذي كتب من أجله الرسالة، بالإضافة إلى الترتيب الخاص في دفاتر المؤسسة.
  • التاريخ: ويتم كتابته في الجزء الأيمن من الرسالة، بحيث يشمل على إسم المكان الخاص بالمرسل، بالإضافة إلى كتابة اليوم والشهر والعام.
  • مركز المرسل إليه وعنوانه: يتم كتابته في الجزء اليمين من الرسالة وتكتب باللغة العربية، ويتم كتابتها في الجزء المقابل باللغة الإنجليزية.
  • التحية الافتتاحية: وهي إفتتاح الرسالة الإدارية بأحد كلمات الترحاب مثل السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
  • موضوع الرسالة: موضوع الرسالة هي عبارة عن بعض الكلمات التوضيحية للموضوع الخاص بالرسالة.
  • جسم الرسالة: يضم الموضوع الذي أرسلت من أجله الرسالة، ويجب أن يتسم بالإيجاز والوضوح، وإستخدام ألفاظ بسيطة، والتحدث في صلب الموضوع.
  • التحية الختامية: هي عبارة عن كلمات خاصة بنهاية الرسالة، وتكون جملة ختامية متميزة.
  • التوقيع: يتم إنهاء الرسالة بتوقيع مرسل الرسالة، و مكانته الوظيفية.
  • المرفقات هي عبارة عن بعض المستندات أو المرفقات الخاصة بموضوع الرسالة، وفي حالة وجودها يجب أن تذكر.
  • كتابة أصحاب العلاقة:وهو أولئك الأشخاص التي أرسلت الرسالة لهم.

بما أنه يجب عليك تعلم كيفية كتابة أنواع الرسائل المختلفة، أقدم لك: كيفية كتابة الرؤية والرسالة والأهداف والفرق بينهم

نماذج رسائل رسمية إدارية وكيفية كتابة رسالة إدارية

في حالة رغبة احد الموظفين أو الإداريين أو حتى المجلس الإداري للمؤسسة في كتابة الرسالة الإدارية لابد أن يتعرفوا الطريقة الصحيحة لكتابة هذه الرسالة بالإضافة إلى التعرف على بعض النماذج الخاصة للرسائل الإدارية الرسمية، ويتم كتابتها على النحو التالي:

  • في البداية يجب أن يقوم المرسل بتعريف نفسه، ولا يقتصر ذلك على عدم معرفة المرسل إليه به، حتى لو كان يعرفه شخصيًا لابد أن يعرف نفسه في أول الرسالة.
  • يجب عند كتابة الرسالة أن تبتعد تمامًا عن ذكر أيًا من الأمور الخاصة، حتى لو الرسالة لشخص أنت تعرفه، فمن الممكن أن يضطلع أحد الموظفين على رسالتك.
  • لابد أن يتم الرد على الرسالة في الوقت المناسب، لأن التأخير يعد من الإهمال، بالإضافة إلى أن التأخير من الممكن أن يسبب مشكلة للمرسل إليه.
  • الإبتعاد التام عن كتابة الكلمات بأخطاء نحوية، لذلك يجب أن يتم إعادة قراءة الرسالة أكثر من مرة قبل ان يتم إرسالها، بالإضافة إلى الحرص على تجنب الأخطاء الإملائية.
  • البعد عن إستخدام الإختصارات والكلمات الغريبة غير المفهومة، حتى لا يؤدي إلى سوء فهم لدى المتلقي.
  • إستخدام عنوان واضح يدل على الموضوع الرئيسي للرسالة.
  • الحرص على أن تكون الرسائل للأشخاص المعنية فقط، حيث أن الأشخاص الآخرين قد يحدثوا تأثيرات سلبية في حالة لم تكن الرسالة مهمة لهم.
  • البعد عن ذكر المواضيع غير الهامة، والحرص على إستخدام علامات الترقيم لأنها هامة في فهم الرسالة والغرض منها.
  • الحرص على كتابة التوقيع الخاصة بالشركة حتى لا يحدث تشويش للموظفين.
  • الحرص على عدم إستخدام أحد المعلومات السرية للشركة، حتى لا يتم استخدامها بشكل خاطئ من قبل المنافسين.
  • يجب التأكد من حجم الملفات التي يتم إرفاقها في الرسالة حتى يستطيع المرسل إليه تنزيلها.

ولكي تتمكني من تقديم رسائل إدارية ناجحة، يجب أن تتعلمي كيف تصبحين سكرتيرة ناجحة وذلك من خلال موضوع: كيف تصبحين سكرتيرة ناجحة ؟

نماذج رسائل إدارية

يوجد عدد من النماذج الخاصة بالرسائل الإدارية وهي كالتالي:

1 ــ نموذج خاص بطلب الملف الإداري

  • يتم كتابة إسم الشركة:
  • ثم كتابة التاريخ الذي تم إرسال الرساله به.
  • يتم كتابة اسم المرسل إليه: (إلى السيد المير)
  • البدء بالتحية.
  • بعد ذلك كتابة الموضوع (فمثلا يكون أطلب ملف إداري، وأطلب تقديم المساعدة اللازمة في توفير الملف).
  • نهاية الرسالة تحية (مع خالص إحترامي وتقديري).
  • كتابة اسم الموظف الذي أرسل الرسالة.
  • توقيعه.

2 ــ نموذج خاص بطلب تأجيل إجتماع

  • يتم كتابة تأجيل عقد اجتماع في الجهة العلوية.
  • كتابة التاريخ:………………….
  • إلى السيد المدير العام أو مدير الإدارية: ………………………….
  • تحية طيبة وبعد: …………….
  • بعد ذلك يتم طلب تأجيل الإجتماع مع ذكر الأسباب التي أدت لتأجيل الاجتماع.
  • الشخص المشرف على الإجتماع: …………………..
  • توقيع المرسل: …………….

3 ــ نموذج من أجل طلب صيانة

  • هذا النموذج من أجل الحصول على طلب صيانة، ويتم إرساله إلى رئيس قسم الصيانة والهندسة.
  • نبدأ بالتحية : ……………تحية طيبة وبعد
  • كتابة التاريخ: …………………..
  • الموضوع: وهو طلب صيانة أجهزة الكمبيوتر في (كتابة القسم)، وبعد ذلك يتم كتابة أسباب طلب هذه الأجهزة.
  • بعد ذلك كتابة بعض البيانات عن أجهزة الكمبيوتر مثل (نوع الأجهزة، نظام تشغيلها، وبناء على ذلك يتم اتخاذ الإجراءات المناسبة).
  • الإنتهاء بالتحية: ( مع فائق تقديري واحترامي)
  • كتابة اسم الموظّف المرسل:
  • توقيع المرسل:
  • وبذلك يستطيع الشخص أن يكتب عدد من الرسائل بناءً على النماذج السابقة مع بعض التغييرات تبعًا لما تضمنته الرسالة.

وفي نهاية رحلتنا مع نماذج رسائل رسمية إدارية وكيفية كتابة رسالة إدارية ، أتمنى أن نكون قد تمكنا من تقديم ما تبحثون عنه في هذا الشأن، كما ادعوكم للتعرف على المزيد من المواضيع التي يحتاجه كل موظف حكومي أو في القطاع الخاص من خلال موقعنا.

قد يعجبك أيضًا

لديك تعليق؟ يشرفنا قرأته

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

2 تعليق
  1. Silin يقول

    اريد نموذج رسالة ادارية لاستدعاء عامل للالتحاق بالعمل

  2. غير معروف يقول

    لم أستفيد بشيء صيغ الرسائل محدوددة إما محتوى لإلغاء اجتماع أو طلب صيانة