كيفية كتابة خطة عمل المشروع تعتمد على حجم هذا المشروع المراد التخطيط إليه، وذلك يعتمد على الفكرة التي يتم من خلالها كتابة تلك الخطة، بناءً على المنتجات أو الخدمات التي سيتم الترويج عنها بداخل هذا المشروع، وعلى أساسها سيتم تحديد طبيعة الخطة ونوعها، لذا سنعرض لكم عبر موقع صناع المال استراتيجيات تمكنكم من كتابة خطة عمل المشروع.
كيفية كتابة خطة عمل المشروع
إن البحث عن كيفية كتابة خطة عمل المشروع يعنى أن هناك بعض الأفكار التي تطرأ على ذهنك لكنك في حاجة إلى توفير السيولة المالية التي تساعدك على تحقيق تلك الأفكار التي تريد كتابتها على هيئة خطة عمل للبدء في دراسة جدوى المشروع.
إن فكرة المشروع دون كتابتها لا تجدى بأي فائدة، إذ إنها لا تقنع أحد إذا تم تقديمها على أساس إنها مشروع سيضمن ربح، لأن ما يقنع الأشخاص في الأمور الطبيعية هو كتابة تلك الأفكار على هيئة خطة يمكن تحقيقها بدفع مبلغ مالي لنجاح ذلك المشروع، ولكن قبل البدء في تقديم أفكار المشروع يجب أن تكون على علم بأن خطة المشروع التي تريد أن تكتبها صالحة أم أنها مجرد خطة سيرفضها الجميع.
حتى تتأكد من أن تلك الخطة لم يتم رفضها من قبل أي شخص يعلم بها بل إن ذكرها سيقنع الجميع من خلال تمويلهم لها، يجب أن تكون تلك الخطة ناجحة مائة في المائة، وهذا لا يتحقق إلا إذا تعرفت إلى كيفية كتابة خطة عمل المشروع، والتي تتضمن مجموعة من الأقسام التي يوجد بها مجموعة من المعلومات الخاصة بالمشروع، لذا سنعرض تلك الأقسام بشكل مفصل من خلال توضيح طريقتي كتابة خطة المشروع.
اقرأ أيضًا: مشروع برأس مال 10 آلاف جنيه يحقق أرباح مضاعفة بدراسة جدوى له
طريقة مبسطة لكتابة خطة عمل مشروع
يمكن اختيار تلك الطريقة في حالة الرغبة في معرفة كيفية كتابة خطة عمل المشروع يمكن البدء فيها باتباع مجموعة من الخطوات المبسطة التي تتكون من مجموعة من الأقسام تم وضعها داخل الخطة بناءً على محتواها من المعلومات.
حيث تتضمن تلك الطريقة خمسة أقسام تحتوي على جميع المعلومات التي تساعد على فهم فكرة المشروع وكيفية تنفيذه، والتي سوف نوضحها بشكل مفصل من خلال ما يلي:
القسم الأول من الخطة
يندرج تحت هذا القسم مجموعة من الأقسام الفرعية التي يرتبط كلًا منها بنقاط معينة لفكرة التخطيط للمشروع على اعتبار أنها الخطوة الأولى التي يجب وضعها عند التعرف إلى كيفية كتابة خطة عمل المشروع.
1- نظرة عامة عن المشروع
يحتوي هذا القسم على مجموعة من المعلومات توضح نظرة عامة عن المشروع المراد تنفيذه، حيث يمكن من خلال هذا القسم التعرف إلى الاسم القانوني والتجاري ومقر المشروع ورقم الهاتف الخاص بصاحب المشروع بجانب البريد الإلكتروني.
بالإضافة إلى وصف عام لطبيعة العمل داخل هذا المشروع بجانب وصف عام لنشاط المنشأة المتمثل فيها المشروع والغرض الرئيسي لهذه المنشأة.
كما يتضمن هذا القسم مجموعة من العوامل الرئيسية والديموغرافية والاقتصادية والاجتماعية التي يمكن أن تؤثر في هذا المشروع بالإيجاب من خلال التعرف إلى الإحصاء السكاني والمستوى التعليمي والجنس البشري المستفيد من هذا المشروع وهي من أهم العوامل التي يجب تحديدها داخل خطة عمل المشروع.
جدير بالذكر أن هذا القسم لا بد أن يحتوي على الأشخاص الأساسيين المتمثلين في الموردين والموزعين والعملاء داخل هذا المشروع، بجانب الأنظمة الحكومية التي قد يتأثر بها المشروع في حالة التغيير في الرسوم الحكومية وإجراء كافة التراخيص التي تتعلق به.
2- دراسة السوق
أيضًا يجب أن يحتوي هذا القسم على جزء خاص بالتسويق عن هذا المشروع، بمعنى أن هذا الجزء يجب أن يتم كتابة مجموعة من المعلومات الخاصة بسوق عمل المشروع الذي تريد كتابة خطته، وتشتمل تلك المعلومات على القطاع السوقي الذي يتم فيه تحديد السوق المستهدف من قبل نشاط المشروع، بغض النظر عن نوع القطاع التابع للسوق المستهدف.
في هذا الجزء أيضًا الخاص بالسوق يجب تحديد المنتجات والخدمات التي سيقدمها المشروع كالخدمات المقدمة والسلع المباعة، بجانب تسعير جميع المنتجات بناءً على أسعارها بالسوق وتوزع المنتج حتى يكون من السهل الوصول إليه من قبل الأشخاص المستهدفين للسلعة التي يوفرها المشروع.
إضافةَ إلى تلك المعلومات يجب تحديد اتجاهات السوق التي يمكن تحديدها من خلال التعرف إلى القطاعات التي يحدث فيها نمو مقابل القطاعات الأخرى التي من الممكن أن يحدث بها ركود، وعلى أساس هذا سيتم تحديد النشاط المستهدف بالقطاعات التي يحدث بها نمو للسلع المتوفرة بالمشروع.
كما يمكن كتابة عوامل الخطر التي يمكن أن يتعرض لها المشروع ضمن هذا القسم، ويتم في هذا الجزء تحديد أهم المخاطر التي يمكن أن تغير في الإجراءات أو الرسوم الحكومية التي يقوم المشروع بدفعها.
3- دراسة المنافسين
في هذا الفرع يتم تحديد الهيئات المنافسة بالسوق لهذا المشروع، بالإضافة إلى مدى المنافسة لتلك المنتجات التي سيقوم المشروع بتقديمها أو الخدمات التي يمكن أن يوفرها المشروع للمستهلكين والعملاء.
بالإضافة إلى طرح مجموعة من النقاط التي يمكن من خلالها تحديد نقاط ضعف وقوة تلك الهيئات المنافسة للمشروع للتمكن من السيطرة على حصة كبيرة بالسوق، لا سيما إضافة الميزة التنافسية التي يتميز بها المنتج الذي يقدمه المشروع.
القسم الثاني من خطة المشروع (خطة المبيعات والتسويق)
يندرج من هذا القسم مجموعة من المعلومات الخاصة بالموزعين والموردين كأسمائهم والشروط المطبقة لتسليم البضاعة والخصم المسموح به، بجانب أسماء المنتجات التي يتم توريدها أو توزيعها، بالإضافة إلى المعلومات الإضافية التي توضح الإعلانات الترويجية للسلع التي يوفرها المشروع، وسياسة خدمة العملاء.
القسم الثالث من خطة المشروع (خطة التشغيل)
يجب أن يحتوي هذا القسم على موقع التشغيل الذي يتم تحديده في أغلب الأحوال بناءً على نوع النشاط، بالإضافة إلى التعرف من قبل رائد الأعمال إلى أن الشارع المختار لإقامة مقر المشروع معرض لأعمال الرصف أو الحفر، أم لا.
كما يتم تحديد حجم ومساحة نطاق التشغيل التي تعتمد بشكل كبير على نوع النشاط القائم بالمشروع.
يتم كتابة مميزات وعيوب خطة التشغيل التي سيتم اتباعها بداخل المشروع، بالإضافة على تفاصيل التأجير أو التمليك، حيث يتم التفاوض أولًا في حالة الرغبة للاستئجار المنشأة أو المتجر الذي سيقوم به المشروع.
أضف إلى ذلك تحديد المعدات والتجهيزات واللوازم التي ستحتاجها بهذا المشروع داخل خطة التشغيل، والتي يفضل أن تكون ذات جودة عالية حتى لا تتعرض إلى تكاليف الصيانة الباهظة.
في نهاية هذا القسم يمكن كتابة المصروفات المستقبلية أو متطلبات التقنية التي يتوفر من خلالها ما ستحتاجه المنشأة من تمويل خلال ستة أشهر.
اقرأ أيضًا: دراسة جدوى مشروع محل عصائر طبيعية
القسم الرابع (خطة الموارد البشرية)
في هذا القسم سيتم كتابة الموظفين الرئيسيين داخل المشروع، بجانب تحديد مهامهم الأساسية والمؤهلات الحاصلين عليها، وبعض المعلومات الإضافية التي قد ترتبط بطبيعة العمل داخل المشروع، فعلى سبيل المثال إن كان هذا المشروع يرتبط بالأجهزة الإلكترونية يتم كتابة الدورات التدريبية التي حصل عليها هؤلاء الموظفين فيما يخدم المشروع.
أما الجزء الثاني من هذا القسم قم فيه بكتابة السياسات والإجراءات التي سيتم اتباعها داخل المشروع، منها ساعات التشغيل للموظفين وعدد الموظفين وتقييم الأداء وبرامج التدريب إذا كان هناك أحد البرامج التدريبية التي سيتم عقدها داخل المشروع للعمل على تقدم الموظفين.
القسم الخامس (الخطة التنفيذية)
يمكن كتابة النشاط التنفيذي للمشروع بجانب تحديد آخر مهلة يمكن إتمام التنفيذ فيها، والتي يمكن من خلالها رصد جميع التوقعات من خلال حصرها بوقت معين يجب فيه تحقيق مجموعة من الإنجازات.
طريقة مفصلة لكتابة خطة عمل مشروع
يمكن اختيار تلك الطريقة في حالة الرغبة في كتابة خطة عمل المشروع بطريقة مفصلة لعرض جميع البيانات والآليات التي سيتم تخطيطها وتنفيذها داخل المشروع، وهي أمور سوف نقوم بتوضيحها من خلال ما يلي، حتى يمكن تخيل فكرة كيفية كتابة خطة عمل المشروع وتسجيلها على أوراق يمكن من خلالها تنفيذه بالفعل.
1- الملخص التنفيذي للمشروع
في هذا الجزء يتم كتابة وصفًا موجزًا وإيجابيًا عن الهيئة القائم بها المشروع، بما في ذلك كتابة الأهداف والإنجازات المراد تحقيقها ضمن هذا المشروع، وحتى يمكن كتابة الملخص التنفيذي للمشروع يمكن الاستعانة بأربعة عناصر أساسية لتنظيم جميع المعلومات الخاصة بالملخص التنفيذي والتي من خلالها يمكن المساعدة في تقديم الخطة على أحد الأشخاص الممولين لها، وتتمثل تلك العناصر في:
- الأخبار الهامة: يتم في هذا العنصر تلخيص جميع الأخبار الرئيسية الهامة الخاصة بالشركة، والتي تتضمن مخطط يتبين منه نسب المبيعات والمصاريف والربح الصافي لمجموعة من السنوات التي يتم تحديد تلك التوقعات على أساسها.
- الأهداف: يحتوي هذا العنصر على المخطط الزمني لجميع الأهداف المراد وضعها بالمشروع على أمل تحقيقها في المواعيد المحددة.
- بيان خطوط العمل: في حالة وجود خطوط للعمل يمكن إضافتها بهذا العنصر ضمن خطة المشروع، حتى يمكن إدراك النقاط الأساسية داخل المشروع والتي على أساسها سيتم معرفة جميع النقاط المطبقة بالعمل ولا توجد بأماكن أخرى، الأمر الذي يضمن اتباع استراتيجية مميزة ومختلفة.
- مفاتيح النجاح: بهذا العنصر يتم عرض شرح كامل للعوامل المميزة التي يمكن من خلالها ضمان نجاح خطة العمل، حيث إنه يعتبر من العناصر الهامة التي يجب العلم بها عند تحديد كيفية كتابة خطة عمل المشروع.
2- وصف الأعمال
في هذا الجزء يتم تقديم وصف عام للشركة يكون بشكل موجز يتم من خلاله عرض ما بها من إيجابيات بالاستناد إلى بعض الوقائع التي حدثت بالفعل، بجانب تحديد العوامل التي يمكن أن تجعل الشركة من أكثر الهيئات الفريدة والمميزة، كما أن وصف تلك الأعمال يمكن تحديده من خلال مجموعة من النقاط، التي تتمثل في:
1- تحديد ملكية الشركة أو الكيان القانوني الخاص بها
بهذا العنصر يمكن تحديد نوعية الشركة باعتبارها منشأة فردية أم تضامنية أم تابعة لأحد الأنواع الأخرى، بالإضافة إلى تحديد نوع العمل داخل الشركة.
2- موقع الشركة
يعتبر تحديد موقع الشركة من الأمور الهامة للغاية عند معرفة كيفية كتابة خطة عمل المشروع بطريقة مفصلة، وقد يقتصر ذلك الاهتمام على مجموعة من الشركات، إلا أن هناك بعض الشركات الأخرى لا تولي اهتمامًا بالموقع المختار لها.
في حالة تحديدك للموقع بالفعل يجب أن تذكر مميزات هذا الموقع، من خلال تحديد العوامل التي جعلت الشركة تختار هذا الموقع بالتحديد، أما في حالة عدم تحديدك لموقع الشركة حتى بعد فيمكن تحديد المعايير الأساسية التي يمكن من خلالها تحديد الموقع المناسب بناءً على طبيعة عمل المشروع.
3- التصميم الداخلي للشركة
هناك بعض الشركات التي لا يقل تصميمها الداخلي عن تحديد مقرها في الأهمية، فإذا كان هذا الوضع ينطبق على شركة مشروعك، فيمكنك كتابة العوامل المساعدة في تحديد التصميم الداخلي للعمل بشكل جيد.
4- دراسة وتحديد المنتجات والخدمات
في هذا العنصر يمكن كتابة وصفًا تفصيليًا للمنتجات أو الخدمات التي ستقدم من قبل المشروع، بجانب إضافة السبب في ارتفاع الطلب عليها، وفي حالة بيع منتجات متعددة أو خدمات، يجب توضيح ما تتضمنه تلك الخدمات أو المنتجات.
5- دراسة الموردين
في حالة وجود مجموعة من المعلومات الهامة التي ترتبط بالموردين بما في ذلك الترتيبات المالية، يجب في تلك الحالة ذكر هذه المعلومات.
6- دراسة إدارة المشروع
في تلك الخانة يجب كتابة كيف يمكن لخلفيتك أو خبرتك أن تساعدك لتحقيق أهدافك المؤكدة على نجاح المشروع بالفعل، مع تحديد مدى عملك بنشاط داخل المشروع وذكر مجالات الإدارة التي يمكن أن تفوضها للأشخاص الآخرين.
بالإضافة إلى ذكر مقطع يختص بالإدارة المالية لهذا المشروع التي يمكن بها الوصول إلى النجاح وما هي الأمور التي قد تتسبب في فشل المشروع من خلال تحديدك للمنتجات أو الخدمات التي تنوي عرضها، مع توضيح الطريقة التي تتوقع بها أن يحقق المشروع الأرباح مع تحديد المدة الزمنية لتحقيق تلك الأرباح، بالإضافة إلى وضع تفصيلًا كاملًا للتكاليف الاستهلاكية وتكاليف التشغيل داخل المشروع من خلال رسم مخططات وجداول تتضمن ملخص لتلك الأمور.
اقرأ أيضًا: مشروع تعبئة وتغليف ملح الطعام
3- دراسة طرق التسويق للمنتجات والخدمات داخل المشروع
في سياق الحديث عن كيفية كتابة خطة عمل المشروع نشير إلى دراسة تسويق المنتجات والخدمات داخل المشروع.
حيث يتضمن هذا الجزء مجموعة من التفاصيل الخاصة بتحليل السوق وطرق تجزئته مع تحديد الهيئات والأشخاص المنافسين للمشروع المرد القيام به أو بتلك المنتجات التي سوف تقوم بالترويج عنها داخل مشروعك بالإضافة إلى أسعار تلك المنتجات باتباع استراتيجيات التسعير الملائمة لطبيعة العمل داخل المشروع.
كما يجب عند تحديد كيفية كتابة خطة عمل المشروع بشكل مفصل تحديد الطريقة التي يمكن بها الإعلان والترويج عن السلع التي تريد التسويق عنها داخل مشروعك، مما يوفر أفضل الفرص لتنمية المشروع ونجاحه.
1- تحديد المصاريف الاستهلاكية داخل المشروع
في هذا الملحق يتم كتابة مصاريف تراخيص العمل ومصاريف التأسيس التي يمكن إنفاقها، والودائع والحساب المصرفي والمعدات والتأمين والإعلانات التي ستتم قبل الافتتاح، وفي النهاية يتم حساب إجمالي مصاريف الاستهلاك للتعرف إلى السيولة التي ستحتاجها للقيام بهذا المشروع، بجانب تحديد رأس المال الاستهلالي من خلال إجراء ميزانية للمشروع.
2- بيان الدخل المتوقع
يعتبر بيان الدخل المتوقع أحد أدوات الإدارة التي يمكن من خلالها عرض حجم الدخل الناتج لكل شهر مسبق استنادًا إلى مجموعة من التوقعات المنطقية بناءً على مستوى المبيعات والتكاليف أو المصاريف يجب العلم بها عند التعرف إلى كيفية كتابة خطة عمل المشروع، حيث تخدم تلك الأرقام الخاصة ببيان الدخل المتوقع في التحكم بالمصاريف حتى يمكن الحصول على نتائج أكثر فاعلية.
كما يجب بالضرورة مقارنة النتائج الفعلية بالنتائج المتوقعة حتى يمكن اتخاذ خطوات لحل المشكلات التي كانت عائق أمام تحقيق تلك النتائج المتوقعة.
3- بيان الربح والخسارة
يجب أن يحتوي هذا الجزء على مجموعة من المعلومات الرئيسية التي تتضمن بيان الدخل المتوقع والذي يمكن على أساسه إجراء مجموعة من المقارنات من فترة لأخرى، للتعرف إلى بيانات الأرباح والخسارة خلال مجموعة من السنوات.
علاوة على ذلك يمكن مقارنة نموذج بيان الأرباح والخسائر بكل عنصر من عناصر الدخل والمصاريف بمبلغ الميزانية التي تم وضعها للمشروع بدلًا من مقارنة الدخل والمصاريف الفعلية له.
اقرأ أيضًا: تكاليف تجهيز وفتح مشروع صيدلية
4- تحليل نقطة التعادل
يستخدم هذا المقطع لتقييم ربحية المشروع، وقياس مدى الاقتراب من نقطة التعادل من خلال تغطية جميع مبالغ المبيعات والمصاريف، كما أن هذا التحديد يمكن أن يساعدك على تحديد حجم المبيعات الذي يجب تحقيقه لجني الأرباح، بالإضافة إلى إمكانية استخدم هذا المقطع كدليل لتحديد الأسعار.
حيث يوجد ثلاثة طرق رئيسية يمكن من خلالهم تحقيق أرباح المشروع هما:
- زيادة الأسعار ولكن في تلك الحالة ستكون غير قادر على المنافسة
- زيادة المبيعات وفي تلك الحالة ستكون في حاجة إلى زيادة عدد الموظفين حتى يمكن الإشراف على المبيعات، ومن الممكن أن تكون غير قادر على المنافسة إن قمت بذلك.
- خفض التكاليف، مما قد يؤثر على هامش الربح بشكل أكبر.
إن التعرف إلى كيفية كتابة خطة عمل المشروع تعد من أولى طرق التخطيط للبدء في هذا المشروع، والتي يبنى على أساسها جميع خطوات القيام بهذا المشروع.