معرفة كيفية عمل الخريطة التنظيمية تساعدك في أن يتم تنظيم مسؤوليات المؤسسة، فهي من الإجراءات التي على المحلل الإداري القيام بها من أجل الحصول على بيانات الموظفين.
لكن هناك بعض الإرشادات التي يجب اتباعها من أجل تكوين الشكل المنظم والغير فوضوي لتلك المخططات، لذا فيما يلي عبر موقع صناع المال نعرض لكم كيفية عمل الخريطة التنظيمية.
كيفية عمل الخريطة التنظيمية
إن كنت تعمل كمحلل إداري فمن اللازم معرفة كيفية القيام بالخريطة التنظيمية، والتي تعد جزءًا لا يتجزأ من العمل، حيث إنها تساعد في توضيح الإدارات التي تتكون منها تلك المنظمة، والسلطة والمسؤولية التي تساهم في ربط أجزاء المؤسسة، فهي المصدر الأساسي للمعلومات، وفيما يلي كيفية عمل الخريطة التنظيمية:
1ـ الخريطة التنظيمية غير التقليدية
يتواجد نوعين من الخرائط التنظيمية التي يمكن القيام بها للمؤسسات، إحداها تتطلب الطريقة التقليدية، والتي تتطلب الخطوات التالية:
- يحضر المحلل الإداري الورقة المستطيلة الشكل وكبيرة في الحجم.
- يبدأ بأن يرسم ويرتب الوظائف الخاصة بالشركة في الورقة، وبهذا يجمع المعلومات.
- يتم استخدام القطع الصغيرة من الورق على شكل دائري أو مستطيل، وترمز كل قطعة من تلك الأوراق إلى المهمة أو الوظيفة.
- توضع تلك الأوراق المقطعة على الورقة لكي يتم تحديد أماكن الموظفين.
- يقوم المحلل بتوصيل تلك القطع الصغيرة ويربط بين السلطة بالخطوط.
توفر طريقة استخدام الخريطة التقليدية المرونة في أن يتم ترتيب الوظائف على الخريطة، حيث يمكنه أن يغير المكان الذي يرغب فيه، دون الحاجة إلى أن يتم إعادة الرسم مرة أخرى.
اقرأ أيضًا: ما هي الخريطة الذهنية
2ـ الطريقة التقليدية
هناك طريقة أخرى يتم استخدامها بشكل كبير بين الموظفين المحللين للبيانات، والتي يتم القيام بها من خلال الخطوات التالية:
- يحضر المحلل ورقة مستطيلة كبيرة الحجم.
- يتم رسم الوظائف الخاصة بالمؤسسة بشكل مباشر على تلك الورقة.
- يتم رسم مستطيلات بقلم من الرصاص على الورقة أو دوائر والتي ترمز للوظائف المتاحة في الشركة.
- بعد أن يتم الانتهاء من تلك الدوائر يقوم الموظف بتوصل السلطة بالمهام، ولكن في حالة الرغبة بالتعدي، فإنه يقوم بمحو الأجزاء التي قد تم رسمها لكي يعيد رسمها مرة أخرى.
عناصر الخريطة التنظيمية
من الجدير بالذكر أثناء الحديث عن كيفية عمل الخريطة التنظيمية، العلم أن هناك عناصر معينة لا بد من وجودها في تلك الخريطة، وتتمثل تلك العناصر في السطور التالية:
- شكل الهيكل التنظيمي للمؤسسة العام.
- الخرائط المفصلة للوحدات الجزئية المكونة للمؤسسة.
- البيان المفصل بالتخصصات المتاحة في مراكز العمل المختلفة.
- دليل وصف الوظائف وأن يتضمن بطاقة وصف.
- وصف الوظائف والمواصفات والجداول.
- ترتيب الوظائف على حسب الدرجات المالية والمرتبات.
- بيان نظم العمل.
كما يمكن أن يشمل المخطط التنظيمي لأهداف المنظمة والفلسفة الخاصة بها في السعي نحو تحقيق تلك الأهداف، السياسات الرئيسية للمنظمة، الدرجات الخاصة بالوظائف والمرتبات بالإضافة للمعلومات الأساسية عن المؤسسة.
نصائح عمل خريطة تنظيمية
بعد التعرف إلى كيفية عمل الخريطة التنظيمية، فمن الجدير بالذكر العلم أن هناك بعض الإرشادات التي عليك اتباعها منذ بداية فكرة الرغبة بعمل الخريطة، لأنها تساعدك في تخطي أية صعاب قد تواجهها أثناء رسم الخريطة، وتحصل بها على الشكل الذي تحتاج له:
1ـ التجميع
عليك في الخطوة الأولى أن تقوم بجمع الأشخاص الذين يعملون بنفس المسمى الوظيفي بمربع واحد، فذلك ما يوفر لك الكثير من الوقت والمجهود المبذول من أجل مقارنة كل شخص بالآخر.
2ـ تسوية المربعات
من ضمن الخطوات التي تساهم في إنشاء الخريطة التنظيمية هي أن يتم جعل المربعات الخاصة بها متساوية في الحجم، وأن تكون المسافات بينها متساوية، وذلك ما يمكنك القيام به بسهولة باستخدام برامج الكمبيوتر.
3ـ كتابة اسم الوظيفة
قبل البدء في كتابة اسم الموظف لا بد من كتابة المسمى الوظيفي الخاص به، لأن المناصب هي ما يمكنها تحديد الهيكل الوظيفي وليس الأشخاص، كما أن تلك الطريقة تساعدك في أن تقوم بتغيير أماكن الأشخاص دون الحاجة إلى أن تقوم بتغيير كل المخطط.
يمكن كذلك أن يتم عمل روابط تشعبية من المربعات الخاصة بالخريطة، والمستندات الإلكترونية الأخرى التي تصف فيها مثلًا المهام الخاصة بتلك الوظيفة.
اقرأ أيضًا: ما هي الخريطة الذهنية للحفظ
4ـ وصف مهام الشخص
من الأمور التي عليك فعلها في أثناء عمل خريطة تنظيمية للمؤسسة، هي أن تقوم بوصف مهام كل شخص، فهناك بعض المؤسسات التي قد يكون فيها الرئيس التنفيذي هو ذاته نائب رئيس الهندسة بشركة تكنولوجية مثلًا.
فيقوم حينها كل فرد في وظائف الإدارة بتقديم التقارير له، وأفضل طريقة لكي يتم إظهار تلك المهام هي أن يتم وضع اسم الرئيسي التنفيذي في مربعين بالخريطة، كل مرة تحت اسم الوظيفة الخاصة به.
هنا يمكنك أن ترى بوضوح فائدة أن يتم القيام بتنفيذ الخريطة التنظيمية على هيئة مناصب وليس بالأسماء.
5ـ الخطوط المنقطة
أثناء عمل الخريطة التنفيذية فمن المفيد أن يتم إظهار العلاقات فيها باستخدام الخطوط المنقطة، فهي تربط ما بين مربعين مركزيين، من تلك الأمثلة هي أن يتم تحديد مهمة موظف يعمل تحت مسؤولية 3 مديرين.
لكن حاول أثناء ذلك ألا يكون هناك الكثير من الخطوط المنقطعة داخل الخريطة، فبذلك إن المظهر النهائي لها سيكون فوضوي بشكل مبالغ فيه، أما إن كان هناك الحاجة لاستخدام العديد من الخطوط المنقطة فاستخدم المخططات المنفصلة.
6ـ اطبعها من الإنترنت
أغلب الناس يعتادوا على طباعة الخريطة التنظيمية من خلال الإنترنت، وذلك ما يساعد في كثير من الأحيان لكي تتمكن من قراءة المخطط بشكل واضح والتفاعل معها، ولهذا عليك رفع الخريطة على الإنترنت.
كما يمكنك من خلالها أن تربط بيانات الموظفين بالعناوين الخاصة ببريدهم الإلكتروني، فيساعد ذلك في أن يتم إرسال الإيميلات لهم بشكل سريع وسهل بمجرد أن يتم النقر على اسم الموظف.
7ـ التقسيم للمخطط الأصغر
في حالة قمت برسم الخريطة التنظيمية للمؤسسة وكان المخطط الناتج عن ذلك كبير جدًا، فهذا قد يجعل من النسخة ثقيلة على جهاز الكمبيوتر، أو أن تكون النسخة المطبوعة بحاجة إلى ورق كثير.
لذلك فإن كانت المؤسسة كبيرة وبحاجة إلى المخطط التنظيمي الكبير، فمن الأفضل أن يتم تقسيم الهيكل الخاص بالشركة لمجموعات أصغر، وأن يكون كل منها منفصل، ويتم ربط المخطط الفرعي بالأصلي.
مزايا المخطط التنظيمي
بعد التعرف إلى كيفية عمل المخطط التنظيمي لكل المؤسسات، فمن الجدير بالذكر أن استخدام تلك الخرائط فيه أهمية كبيرة لنجاح المنظمة، حيث تتمثل مميزاته فيما يلي:
- تساعد تلك الخرائط التنظيمية في أن يتم تصوير الهياكل والعلاقات الخاصة بالمنظمة.
- تحديد المستويات الإدارية في المستويات بالمؤسسة.
- تسهيل عملية تحليل البيانات.
- معرفة سيطرة كل مدير على مسؤولياته.
- إنشاء خطوط اتصال جيدة.
اقرأ أيضًا: نموذج الخريطة الذهنية
عيوب الخرائط التنظيمية
على الرغم من أن الخرائط التنظيمية لها العديد من الفوائد، إلا أن هناك بعض العيوب التي قد تجدها فيها، وتتمثل تلك العيوب فيما يلي:
- لا تظهر الخرائط العلاقات الغير رسمية ما بين الإدارات والأفراد.
- تؤثر على الموظفين بسبب تفسير الواجبات الخاصة بهم بشكل ضيق.
- تميل إلى أن يتم زيادة المواقف الرسمية وتثبط من التعاون الغير رسمي بينهم.
- قد تتسبب تلك الخرائط في حدوث سوء فهم ما بين الموظفين.
- قد تكون مكلفة في إعداد ومراجعة تخزين البيانات الهائلة.
لكي تقوم بعمل خريطة تنظيمية عليك أن تقوم بتحديد مخطط كامل وبيان اسم الشركة، والتاريخ الخاص بالتحضير، من ثم تقوم برسم المسمى الوظيفي واسم كل موظف في المؤسسة، والربط بين العلاقات بالخطوط المنقطة.