شرح الهيكل التنظيمي الإداري يتطلب إلمامًا شاملًا لمبادئ الهياكل التنظيمية وأنواعها وأهم خصائها، ويعد مصطلح الهيكل التنظيمي من المصطلحات التي لم يتفق الباحثون على تعريفًا واحدًا لها، حيث يرى بعض الباحثين أن الهيكل التنظيمي يختلف من منشأة إلى أخرى، لكن ذلك لا ينفي وجود بعض القواعد الأساسية التي لا يخلو منها أي هيكل تنظيمي، وفي موضوعنا هذا ومن خلال موقع صناع المال سوف سنقوم بتقديم شرح الهيكل التنظيمي الإداري لكم بشيءٍ من التفصيل.
شرح الهيكل التنظيمي الإداري
يعتبر الهيكل الإداري التنظيمي هو العامود الفقري في أي مؤسسة على اختلاف نوعها ومجال أعمالها، كما يعتبر أولى الخطوات في بناء المنظمات وذلك لما له من أهمية كبيرة في تحديد مستويات الإدارة المختلفة، كما أنه يساعد في توزيع المهام بشكل مناسب والتي تربطها روابط السلطة التي تحدد من يعطي الأوامر ومن يتلقاها؛ لذلك من المهم جدًا شرح الهيكل التنظيمي الإداري وتعريفه وتقديم وجهات النظر المختلفة عنه.
يمكنك أيضًا الاضطلاع على: مفهوم التنظيم الإداري وأنواعه
مفهوم الهيكل التنظيمي الإداري
يعرف الهيكل التنظيمي الإداري من حيث اللغة في قاموس المعجم الوسيط على أنه “رسم يوضح مهام ومسؤوليات خاصة بكل جزء من أجزاء المؤسسة أو الشركة” أما بالنسبة لتعريفاته فهي متعددة وتختلف باختلاف وجهات نظر وآراء الباحثين وبشكل عام يمكننا تعريف على أنه:
التسلسل الإداري للمنشأة أو الشكل التنظيمي الذي يوضح مواقع الوظائف وارتباطها الإداري ببعضها، والعلاقات بين الأفراد كما يوضح لما خطوط السلطة والمسؤولية داخل التنظيم.
عرفه ماكس وايبر على أنه “مجموعة من القواعد التي تعطي حق إصدار الأوامر لأفراد دونًا عن غيرهم من أجل تقديم الرشد والنصح لهم”.
يعرفه البعض على أنه مجموعة الطرق التي تفسم بها المنشأة الأفراد بداخلها في مهمات محددة ومتميزة، ومن ثم التنسيق بينها ليتشكل لدينا خارطة رسمية تصف كيفية توزيع المهام والمسؤوليات على الأفراد وهكذا فإنها تحدد العلاقات الرسمية فيما بينهم.
يعتبر الهيكل التننظيمي الإداري هو الخريطة التنتظيمية التي تقوم بتقسيم النشاطات المختلفة في المنشأة وتحديد الموارد البشرية اللازمة لتلك الأنشطة والتي تؤدي لتحقيق الأهداف الموضوعة مسبقًا بأفضل أسلوب وأقل تكلفة ممكنة، وكذلك تحدد علاقتها التنظيمية مع بعضها البعض بشكل يضمن نوع من الإنسيبابية في العمل داخل هذه التشكيلات الإدارية والقضاء على التداخل في الاختصاصات والصلاحيات.
يعتبر الهيكل التنظيمي الإداري هو شكل وإطار للتسلسل الإداري للمنشأة سواء كانت شركة أو مؤسسة، ويوضح فيه مواقع كل وظيفة وخطوط السلطة والمسؤولية داخل التنظيم مما يساعدنا في التعرف على الأقسام والوحدات داخل المنشأة والمسؤوليات والصلاحيات المكفولة لكل شخص بداخلها.
يعرف محمود سلمان العميان الهيكل التنظيمي الإداري على أنه ” الآلية الرسمية لعملية إدارة المنظمات من خلال تحديد خطوط السلطة والتواصل ما بين كل الرؤساء والمرؤوسين داخل التنظيم”.
مما سبق يمكن شرح الهيكل التنظيمي الإداري على أنه عبارة عن أدوات يتم من خلالها تحديد مستوى الإدارات بما يتضمن ذلك من أجزاء داخلية، حيث تتوزع المهام بشكل هرمي يحتوي على إطارات ملائمة للعمل، ويسمح بتنظيم النشاطات مع تأمين إمكانية المراقبة والإشراف عليها من أجل اتخاذ القرار المناسب.
من التعريفات والشرح السابق نستطيع إستقراء العناصر التي لابد من توافرها في أي هيكل تنظيمي وهي ما يلي:
- الوضوح في المهام والتخصصات المختلفة داخل التنظيم.
- وجود الوحدات الإدارية المتنوعة داخل المنشأة.
- وضوح نطاق الرقابة والإشراف وخطوط المسؤولية والسلطة.
مبادئ الهيكل التنظيمي الإداري
يتم استخدام الهيكل التنظيمي الإداري وفقًا لمجموعة من المبادئ أهمها ما يلي:
- توضيح مسؤوليات العمل والعلاقات الرقابية أو الإشرافية.
- مساعدة القادة والمديرين في إدارة نمو المنشأة والتغيير بفعالية وكفاءة أكبر.
- مساعدة الموظفين في فهم كيفية تلائم عملهم مع الأهداف العامة المخططة للشركة أو المنشأة.
- تعزير فعالية الأتصال داخل التنظيم.
- مبدأ قصر خط السلطة ومبدأ الوظيفة
- مبدأ تقسيم العمل ووحدة الهدف.
- تساوي المسؤوليات مع السلطات والصلاحيات.
- وحدة الرئاسة.
- توفير دليل نظري لمن يرغب في أن يتم توظيفه.
غالبًا ما يعكس الهيكل التنظيمي الفلسفة الإدارية والمنهجية للقيادة التي تتولى مسؤولية الشركة أو المؤسسة، فمثلًا نجد أن تصميم مخطط هيكل تنظيمي إداري لإدارة أعمال مستقلة تختلف تمامًا عن مخطط الإدارة التي ترتكز على التحكم والسلطة.
يمكنك أيضًا الاضطلاع على: ما معنى شركة مساهمة وأنواعها وخصائصها
الهيكل التنظيمي الإداري
هناك 4 أنواع أساسية من أشكال الهياكل التنظيمية الإارية وهي ما يلي:
- الهيكل التنظيمي الإداري الأفقي
- الهيكل التنظيمي الإداري الوظيفي من أعلى إلى أدنى
- الهيكل التنظيمي الإداري الهرمي وهو يعتير الأكثر تعقيدًا وتقوم بتصميم الشركات والمؤسسات الضخمة
- الهيكل التنظيمي الإداري بناءً على أقسام وإدارات الشركة.
خصائص الهيكل التنظيمي الإداري
إن الهيكل التنظيمي الإداري يتميز بمجموعة من الخصائص أهمها ما يلي:
- ترتيب المهمام والوظائف على حسب درجة الأهمية في تحقيق الأهداف.
- التخصص ويعني توزيع الموظفين بحيث يقومون بأداء مهامهم بشكل واضح وفي مجالات تخصصهم.
- التنسيق بين جميع أنشطة الشركة أو المؤسسة مع الحرص على تجنب التكرار وتحقيق التكامل بين مختلف الواحدات والأقسام.
- تجنب الإسراف والهدر في الموارد.
- إتاحة تظام للإشراف والرقابة بشكل فعال.
أهمية الهيكل التنظيمي الإداري
تكمن أهمية الهيكل التنظيمي الإداري في تحديد مستويات الإدارة داخل الشركات والمؤسسات حيث يساعد في تحديد وظيفة كل فرد من الأفراد داخل التنظيم؛ مما يسهل على القادة والمشرفين قياس الأداء والعمل على تحسينه، بالإضافة إلى ترتيب العلاقات وتحديدها وإعطاء المسؤولين صلاحيات في إطار مناسب للمنصب الخاص بكل فرد.
يعتبر الهيكل التنظيمي الإداري آلية فصل الأقسام والوحدات والدوائر وتحديد العلاقات بين العمليات داخل الشركة أو المنظمة، ويعمل على تنظيمها من أجل تحقيق الأهداف العامة المخططة، ويمكن من خلال تحديد التكلفة وعمل حساب لتكاليف كل مركز من مراكز المنشأة.
يمكنك أيضًا الاضطلاع على: ما هي خصائص الإدارة الإلكترونية وعيوبها
مزايا الهيكل التنظيمي الإداري
يتمتع الهيكل التنظيمي الإداري بمجموعة من المزايا التي تجعله ملائم ومفيد في تنظيم أعمال المؤسسات والشركات ومن أهم هذه المزايا ما يلي:
- مراعاة بيئة العمل سواء كانت داخلية أو خارجية، بما فيها من تأثيرات على عملية سير أعمال المنظمة، حيث يجعل الهيكل التنظيمي الإداري المخطط مرنًا بشكل يمكنه من الإستجابة لكل الظروف التي من الممكن أن تحدث.
- ترتيب أعمال المنظمة على حسب درجة أولوية كل مسؤولية من المسؤوليات.
- يضمن الهيكل التننظيمي كل التخصصات ويؤكد على التقسيمات ذات الفوائد طويلة الأمد.
- الاعتماد على مبدأ التخصص، حيث يمكن من خلال ذلك أن ينجز كل موظف وظيفة واحدة تسند له حسب تخصصه، بما يضمن السرعة في تحقيق الأهداف العامة للمنظمة.
- يساعد على إنجاز الأعمال بجودة عالية مع انخفاض التكاليف.
- يساعد الهيكل التنظيمي الإداري في التنسيق بين أعمال المنظمة حيث يحقق المخطط التنظيمي التكامل بين أعمال المؤسسة أو الشركة دون الوقوع في الازدواجية في التنفيذ أو التكرار.
يمكنك أيضًا الاضطلاع على: نصائح لتجنب فشل المشاريع الريادية
هكذا بعد أن أوضحنا شرح الهيكل التنظيمي الإداري يمكننا القول أن وجود مخطط لهيكل تنظيمي إداري في أي منشأة سواءً كانت شركة أو مؤسسة هي مسألة مهمة تضمن تحقيق الأهداف العامة للمؤسسة وتضمن عدم حدوث تداخل بين الوظائف، لذلك على القادة والمديرين العمل على تصميم مخطط لهيكل تنظيمي إداري ملائم لمجال أعمالهم.