ما هي خصائص الإدارة الإلكترونية وما هي عناصرها وأهدافها؟ ذلك أن نظام الإدارة أنضم إلى ركب التطور التكنولوجي، فأصبح يتم إدارة الشركات والمؤسسات بشكل إلكتروني ببضعة ضغطات بالفأرة عوضًا عن المواجهة المباشرة، إلا أن الأمر ليس بهذه السهولة، فهذا النوع من الإدارة تختلف طرق تسييره عن المألوف، لذا سنعرفكم اليوم من خلال موقع صناع المال على ما هي خصائص الإدارة الإلكترونية؟ شاملين في موضوعنا المعلومات التي تلقي الضوء على الإدارة الإلكترونية الناجحة.
الإدارة الإلكترونية
يمكننا القول باختصار إن الإدارة الإلكترونية هي الإدارة التي تسعى لاستغلال الوسائل والأدوات التي توفرها التكنولوجيا؛ من أجل تحقيق قيادة أسهل وأكثر مرونة، مما يوفر وقت وجهد العديد من طاقم العمل، الأمر الذي يحسن الإنتاج، ويساعد على رفع كفاءة العمل.
إلا أنه جدير بالذكر أن الإدارة كتعريف علمي تختلف عن التطبيق العملي، فتطبيق التعريف السابق ذكره على أرض الواقع يحتاج إلى الفن والمهارة؛ للحصول على أفضل نتائج ممكنة، لذا ينبغي أن تكون الإدارة على قدر من الحرفية والفنية حتى تلاقي النجاح المتوقع.
يمكنك الاضطلاع على: مفهوم الادارة الالكترونية وتعريفها
ما هي خصائص الإدارة الإلكترونية
تعددت خصائص الإدارة الإلكترونية، والتي تختلف عن الإدارة الروتينية المعروفة، لذا سنقوم بتوضيح ما هي خصائص الإدارة الإلكترونية؟ وذلك في الآتي:
- توفير المعلومات: حيث تعمل على توفير البيانات للعاملين بها، ومن ثم استغلالها الاستغلال الأمثل في رفع كفاءة الشركة.
- تقديم يد العون للإدارة العليا من أجل القيادة المُثلى للمؤسسة.
- التخطيط فيما يخص الشركة.
- متابعة العملاء على مواقع التواصل الاجتماعي، وعلى موقع الشركة.
- متابعة العاملين بالشركة لمعرفة مدى رضاهم عن المهام الموكلة إليهم.
- العمل على تقديم أفضل الخدمات الإلكترونية للعاملين.
- إجراء الحوار والمناقشة الإلكترونية بين عناصر العملية الإدارة لتحقيق التواصل السريع والفعال.
- إرسال التقارير بكيفية سير الأعمال.
- القيام بحفظ البيانات الإلكترونية المتعلقة بالمؤسسة، ومن ثم توثيق ما يستحق منها.
- سلسلة الفروع: أي جعل فروع الشركة تعمل كالسلسلة المتراصة حلقاتها، بمعنى تحقيق المتابعة والتواصل بين فروع المؤسسة.
- المرونة في الإجراءات والتعاملات.
- التكاملية: حيث يتم التواصل مع كافة أقسام الشركة، ومن ثم تحقيق التكامل بين أطرافها.
- العمل على رفع تحسين خدمات وإمكانيات الشركة الإلكترونية.
- السرعة في إنجاز المهام الإدارية المختلفة.
- الاستغناء عن مسألة الارتباط الوثيق بالمؤسسة الفعلية.
- استبدال البريد الصادر والوارد بالبريد الإلكتروني.
- سهولة الإجراءات.
- توفير الموارد البيئية كالورق مثلًا، مما يساهم في خفض ميزانية الشركة، وأيضًا ترشيد استهلاك الموارد.
- اليسر في تنظيم وإعداد الاجتماعات ولقاءات العمل.
- الإبداع في عرض المحتوى.
- نجاح الإدارة الإلكترونية لا يرتكز على العناصر والأدوات الإلكترونية فقط، ولكن الأساس هو الاعتماد على العنصر البشري.
- ارتفاع مستوى الشفافية.
- ارتفاع نسبة إتقان العمل، حيث تعمل الآلة جنبًا إلى جنب مع العنصر البشري.
- الإدارة هي صفة مستمرة، وليست لوقت محدد فقط، أي أنها ليست مرهونة في وقت محدد، فيجب أن تسعى دومًا لتحقيق أفضل الخدمات وتسعى للتطوير.
- الاستغناء عن أماكن التخزين، ومن ثم استغلال المساحة في شيء آخر.
يمكنك الاضطلاع أيضًا على: +10 أفكار مشاريع الكترونية ناجحة على الانترنت
خصائص البنية التقنية للإدارة الإلكترونية
بعد ذكر ما هي خصائص الإدارة الإلكترونية؟ ينبغي ذكر الخصائص التي يجب أن تتمتع بها البنية التقنية لهذه الإدارات، فتوافر الأدوات التقنية والإلكترونية للإدارة الإلكترونية شيء لا بد منه، إلا أن ذلك أساسات لا يفيد الإطناب فيها.
يمكننا القول باختصار إن هناك خصائص أخرى ينبغي أن تكون متوافرة لنجاح الإدارة الإلكترونية تتعلق بالبنية التحتية، نذكرها فيما يلي:
أولًا: بالنسبة إلى الـ Hardware
أي أن تكون طريقة تركيب الأسلاك والـ Cables صحيحة، وموجودة في أماكنها السليمة، ومحمية، ويتم ذلك من الأجهزة المكتبية، وأيضًا مع الأجهزة التي تعمل دون أسلاك Wireless، ذلك لضمان سير عجلة العمل بشكل صحيح، دون وجود أي مشكلات تقنية تضر بالمهام اليومية.
ثانيًا: بالنسبة إلى الـ Software
يشمل هذا ما يخص البرامج وطرق تشغيل الأنظمة والتطبيقات، والخدمات المقدمة للموظفين، وكذلك العملاء، حيث يجب أن يكون كل هذا على أكمل وجه، حتى يسير العمل بأفضل شكل ممكن، فأي خطأ صغير فيما يخص السوفت وير الخاص بالشركة سيرتك آثر ملموس على الخدمات والمهام.
يمكنك الاضطلاع أيضًا على: ما هي التجارة الإلكترونية وأنواعها ومميزاتها وعيوبها؟
أساسيات مهام الإدارة الإلكترونية
مهما الشركة تختلف عن الخصائص أو السمات التي يجب أن تتسم بها الإدارات الإلكترونية، لذا نذكر بعض من مهام الإدارة الإلكترونية فيما يلي:
أولًا: التخطيط
أي الخطة الأساسية التي يجب أن يسير عليها العمل، وهناك نوعين من الخطط هما:
- الخطط قصيرة الأجل: أي الخطط اليومية والأسبوعية والشهرية التي يجب أن تسير عليها الشركة.
- الخطط طويلة الأجل: وهي الخطط التي تتعلق بالمدد الطويلة كالعام، وخطة الشركة بعد خمس أو عشر سنوات، وهكذا.
ثانيًا: التنظيم
بناءً على الخطة التي يتم وضعها يجب أن تتكون لدى الغدارة رؤية واضحة حول المهام المطلوبة والمدة المطلوبة لتأديتها، ومن ثم القيام بتوزيع المهام على الموظفين المناسبين، ومتابعة حركة العمل، ومواعيد الانتهاء من هذه المهام.
ثالثُا: الإرشاد والتوجيه
بمعنى أن تكون الإدارة عامل محفز للعاملين بالمؤسسة، بالإضافة إلى ذلك يجب أن تكون الإدارة موجهة ومرشدة للموظفين في كيفية سير المهام، ومساعدتهم في تنمية المهارات العامة التي يحتاج إليها العمل، والتي من أهمها: (مهارة التواصل، إدارة الوقت).
رابعًا: المتابعة
بعد أداء المهمات السابقة ينبغي أن تقوم الإدارة بالمتابعة للتأكد من سلامة سير عجلة العمل بالشكل المتوقع، وذلك لتدارك أي خلل يحدث، ومن ثم إيجاد حلول له مما لا يؤثر على حركة العمل والأهداف النهائية المتوقعة.
يمكنك الاضطلاع أيضًا على: كيفية انشاء موقع الكتروني والربح منه
أهداف الإدارة الإلكترونية
الأهداف هي النقاط الأساسية التي ستسير عليها المؤسسات؛ لتحقيق أهدافها، لذا يجب دومًا أن تكون الأهداف موضوعة نصب الأعين، حتى لا نحيد عنها، ومن ثم تحقيق أفضل فاعلية ممكنة.
كل شركة لها أهداف خاصة بها، إلا أن الأهداف العامة التي تشترك فيها كافة الإدارات الإلكترونية تتمثل في:
- التطوير: أي تحسين طريقة سير العمل بربط عناصر العملية الإدارية طوال الوقت.
- رفع مستوى الخدمات: أي الخدمات التي تقوم الشركة بتقديمها للموظفين، وكذلك للعملاء.
- رفع شعلة التنافس: حيث من خلال الإدارة الإلكترونية يتم الوصول إلى شريحة أكبر من الجمهور، مما يؤجج التنافس بين الشركات.
- تقليل التكاليف الإدارية: أي المصروفات الإدارية كوسائل النقل والورق وغيرها.
أنواع الإدارة الإلكترونية
الإدارة الإلكترونية لها عدة أشكال فقط تكون هذه الإدارة واحدة من الآتي:
- الحكومات الإلكترونية.
- الشركات الإلكترونية.
- الوزارات الإلكترونية.
- التجارة الإلكترونية.
كل هذا وأكثر، حيث إن مفهوم الإدارة الإلكترونية واسع، ويمكن أن يندرج تحت هذا الاسم كيانات عدة تختلف عما سبق، حيث إن الإدارة الإلكترونية قد تكون موقع المدرسة الإلكتروني، وما إلى ذلك.
يمكنك الاضطلاع أيضًا على: طريقة انشاء متجر الكتروني و اعداده بالكامل
عيوب الإدارات الإلكترونية
على الرغم من كم الفوائد التي تعود على المؤسسة التي تمتلك إدارة إلكترونية، إلا أن هناك بعض العيوب نذكرها فيما يلي:
- لا يزال مصطلح الإدارة الإلكترونية جديد، مما يلقى رفضًا لدى البعض، واستهتارًا لدى آخرين، الأمر الذي يعطل عجلة العمل.
- غياب مفهوم الوصف الوظيفي بسبب تداخل المسئوليات والمهام.
- مشكلة ضعف الإنترنت ستكون عامل مؤثر للغاية في تحقيق التواصل الإداري الفعال.
- التكلفة الكبيرة التي يحتاجها هذا النظام للتطبيق.
- ضياع مفهوم التشريعات التي تتلاءم مع المواقف المختلفة.
- الحاجة إلى الدقة في أصغر التفاصيل لضمان جودة سير العمل، إلا أن هذه المهمة شاقة وقد تؤتي ثمار فاسدة، لشعور الموظف إنه مراقب طوال الوقت مما يؤثر على أداءه بالسلب.
- الأرشيف الإلكتروني للإدارة الإلكترونية قد يتعرض للاختراق في أي لحظة مما يعد خطرًا على الشركة، وعلى مصالحها.
- ضعف تحصين الجانب الأمني قد يعود على المؤسسة بأكملها بأضرار لا تحمد عقباها.
- تعزيز التبعية للدول الأجنبية، حيث إن الدول الغربية هي المتحكمة في تكنولوجيا الإنترنت مما قد يضاعف خطر وضع إصبع تحت ضرس بعض الدول المعادية.
- تحويل النظام الإداري من التقليدي إلى الإلكتروني بشكل مفاجئ دون تمهيد تدريجي سيعود بإحداث خلل أو شلل لحركة المؤسسة.
السلبيات التي تحول دون تطبيق الإدارة الإلكترونية
بعد التعرف على ما هي خصائص الإدارة الإلكترونية؟ والمميزات التي تعود من خلال استخدام هذه الطريقة لتحقيق أفضل مستوى ممكن من الكفاءة، نظل أما مشكلة أن الإدارة الإلكترونية مفهوم حديث العهد، بل إن تطبيقه على أرض الواقع ضعيف فيما يتعلق بالدول العربية، وذلك بخلاف الدول الأجنبية.
إلا أن سواء هنا أو هناك توجد في الحالتين عوامل قد تعيق الإدارة الإلكترونية في أي مكان إذا توافرت، هذه العوامل هي:
- بعض المشكلات الفنية مثل: الأسلاك والتطبيقات والبرامج والأجهزة، حيث يجب أن يكون كل هذا على أفضل حال حتى تتمكن الإدارة من تنفيذ مهامها.
- تفشي التجسس الإلكتروني على الشركات.
- تشفير البيانات للحفاظ على أمن المعلومات قد تكون له عوائق تقنية، كما يسبب محدودية المعلومات المتاحة.
- شبكة الإنترنت الضعيفة.
- الكوادر البشرية الغير مؤهلة للعمل بشكل إلكتروني.
يمكنك الاضطلاع أيضًا على: كيف تربح من موقعك الإلكتروني بكل سهولة؟
الإدارة الإلكترونية تمتلك تقنيات قادرة على تغير مفهوم الإدارة إلى الأبد ما إن تم استغلالها بشكل صحيح، مما يعود على المؤسسات أو الشركات بالفائدة، من خلال رفع الكفاءة والإنتاجية، لذا قدمنا لكم ما هي خصائص الإدارة الإلكترونية؟ بالإضافة إلى كافة المعلومات التي يجب الإلمام بها كأساسيات في علم الإدارة، أملين أن نكون قد أفدناكم.
هل واكبت الادارة الالكترونية تطور القانون الاداري الحديث ام لا؟