أساسيات خدمة العملاء

توجد أساسيات خدمة العملاء مهمة وبسيطة، خدمة العملاء وظيفة كأي وظيفة أخرى لها أساسيات وتتطلب تواجد عدة مهارات في الموظف الذي سيشغلها، ولكن الفرق بين المهارات والأساسيات أن المهارات يمكن اكتسابها مع العمل في الوظيفة لفترة من الوقت، ولكن لا يمكن تعيين الموظف في الوظيفة إن لم يكن يمتلك تلك الأساسيات، لذا سنقوم من خلال موقع صناع المال بالتحدث عن وظيفة خدمة العملاء والأساسيات والمهارات التي يجب أن تتوافر في الموظف قبل أن يقدم على العمل في هذا المجال.

أساسيات خدمة العملاء

خدمة العملاء من أكثر الوظائف انتشارًا في الآونة الأخيرة، تعتمد متطلبات خدمة العملاء على المؤسسة بشكل كبير ولكن هناك بعض الأساسيات لتلك الوظيفة التي تتفق عليها كل الشركات، وسنقوم بذكر أساسيات خدمة العملاء عبر النقاط التالية:

  • اللباقة في الحديث
  • السرعة في الرد
  • استخدام لغة لينة وهادئة أثناء الرد
  • إظهار الاحترام للعملاء
  • الرغبة الصادقة في مساعدة العميل
  • العمل بنشاط
  • توصيل المعلومة للعميل بطريقة بسيطة كي يستطيع فهمها>

اقرأ أيضًا: أفضل استراتيجيات لتحسين برامج خدمة العملاء مجربة

أنواع خدمة العملاء

في سياق التحدث عن أساسيات خدمة العملاء يجب أن نشير إلى أن وظيفة خدمة العملاء لها العديد من الفروع والأنواع وتعتمد أهمية كل نوع منها على نوع المؤسسة ومجال عملها الأساسي، ويتم تقسيم موظفي خدمة العملاء حسب نوع العملاء إلى نوعين سنقوم بالإشارة إلى كلاهما فيما يلي:

1- موظفين للعملاء خارجيين

هذا النوع من الوظيفة هو أكثر أنواع خدمة العملاء انتشارًا ويعتبر هو المفهوم الذي يخطر في بال الأشخاص حين نأتي على ذكر خدمة العملاء، والمقصود بموظفي خدمة العملاء الخارجيين هم الموظفين المسؤولين عن التعامل مع المستهلكين للخدمة أو المشترين للمنتج وتتمثل وظيفتهم الأساسية فيما يلي:

  • شرح للعملاء كيفية استخدام المنتج بشكلٍ صحيح.
  • حل المشاكل التي يواجهها العملاء مع المنتج.
  • الرد على استفسارات العملاء بشأن أي أمور خاصة بالمنتج أو السلعة.

2- موظفين للعملاء داخليين

قد لا يعلم الكثير من الأشخاص عن وجود خدمة عملاء داخلية خاصة بالعملاء الموجودين بداخل الشركات وقد لا تتوفر تلك الوظيفة بداخل كل الشركات، ولكن الأكيد أن الشركات الكبيرة تحتوي على قسم داخلي يتعلق بخدمة العملاء الداخليين.

على أن المقصود بالعملاء الداخليين موظفي الشركة لذا فإن وظيفة هذا القسم أن يجيب على استفسارات موظفين باقي الأقسام وحل مشاكلهم التي تواجههم خلال العمل، قد يعرف هذا القسم بقسم خدمة الموظفين وليس بخدمة العملاء الداخليين في بعض الشركات.

المهارات اللازمة لموظفي خدمة العملاء

علاوة على أساسيات خدمة العملاء التي يجب أن تتوافر في الموظف لكي يتم تعيينه في تلك الوظيفة، هناك عدة مهارات أخرى تميز الموظف الكفء وصاحب الخبرة عن الموظف المبتدئ في هذا المجال حيث إن معظم تلك المهارات يتم اكتسابها مع الوقت، وسنذكر بعضٍ من مهارات خدمة العملاء فيما يلي:

1- مهارة الصبر

من أفضل المهارات التي يمكن أن يكتسبها موظف خدمة العملاء هي الصبر أثناء التعامل مع العملاء، فإن العملاء لا يقومون بالتواصل مع خدمة العملاء إلا في حالة كان هناك أمرٍ ما يحبطهم أو يزعجهم في المنتج لذا في الغالب تكون طريقة كلامهم غير حضارية وقد يملأها الغضب والإهانة.

قد يكون العميل يمتلك قدرة بطيئة ومحدودة على الفهم فيقوم بطلب من الموظف شرح الأمر له عدة مرات في نفس المكالمة.. لذا إن لم يكن الموظف يمتلك قدرة عالية على الصبر والتعامل بهدوء فلا يجب عليه أن يتقدم لشغل تلك الوظيفة.

اقرأ أيضًا: ما هي وظيفة خدمة العملاء ؟

2- مهارات التواصل

من المهارات التي يمكن أن تعتبر من أساسيات خدمة العملاء حيث تعتمد كفاءة الموظف على تلبيته لخدمات العملاء بطريقة واضحة وبسيطة، كما أن العميل ليس مسؤولًا عما رأيته في يوم الموظف أو عن المشاكل التي تواجهها الشركة ولكنه يحتاج إلى إجابة بسيطة وسهلة الفهم على الأسئلة التي يوجهها له.

مهارات التواصل يتم اكتسابها وتنميتها مع الوقت ولكن لا يمكن أن تقبل الشركات موظفي خدمة عملاء لا يستطيعون توضيح النقاط الأساسية في المواضيع.

3- مهارة اللغة الإيجابية

إن موظف خدمة العملاء مسؤول بشكل أساسي عن كسب رضا العملاء وإسعادهم بتلبية حاجاتهم وحل مشكلاتهم، كما أن أسلوب كلام الموظف مع العميل يعطي العميل الانطباع عن الشركة فإن التحدث بإيجابية سيجذب انتباه العميل أكثر للشركة.

مثال: إذا كان العميل يتواصل مع خدمة العملاء لطلب منتج محدد وكان المنتج غير متوفر فالمطلوب من الموظف أن يجيب العميل بطريقة إيجابية مثل: “للأسف إن المنتج غير متوفر في الوقت الحالي ولكننا سنقوم بتسجيل طلبك وسنتواصل معك فور توفر المنتج” وتلك الطريقة ستجعل العميل لا يذهب للبحث عن المنتج في شركة أخرى وسينتظر أن ترد عليه الشركة عند توافر المنتج.

4- مهارة الاستماع والإصغاء

غالبًا يكون العميل في حالة من الغضب إذا كان يتواصل مع خدمة العملاء لتقديم شكوى في المنتج أو لمشكلة واجهته أثناء الاستخدام لذا يجب أن يقوم موظف خدمة العملاء بامتصاص غضبه عن طريق الاستماع لحديثه للنهاية دون مقاطعة.

كما أن الاستماع الجيد يساعد الموظف على فهم المشكلة التي يعاني منها العميل من المرة الأولى دون طلب تكرار المشكلة من العميل، حيث إن كان العميل في حالة من الغضب وطلب منه الموظف أن يعيد قوله مرة أخرى فسيساهم هذا الطلب في زيادة غضب العميل واعتقاده أن الموظف يستهين بمشكلته سيترك انطباعًا سيئًا بداخله عن الشركة وعن منتجاتها.

5- مهارة التمثيل

الشخصية الإيجابية من أساسيات خدمة العملاء ولكن من الصعب على الموظف أن يحافظ على تلك الشخصية أثناء تعامله مع العملاء المتذمرين أو العملاء الذين يصعب إرضاؤهم أو هؤلاء العملاء الذين يعتقدون أن مشاكلهم ستُحل بمجرد أن يجيبهم الموظف، والعمل كموظف خدمة عملاء عامة يجعل مقابلة مثل هؤلاء الأشخاص مثل الروتين اليومي للوظيفة.

لذا فإن تمثيل الشخصية الإيجابية المبتهجة التي لا تشعر بأي نوعٍ من أنواع الغضب هي من أكثر المهارات التي تؤثر في كفاءة الموظف والانطباع الذي يتركه بداخل العميل عن الشركة.

6- مهارات الإقناع

تشبه مهارة التواصل قليلًا حيث إن المهارتين تتطلب التحدث بطريقة وأسلوب معين مع العميل لكسب رضاه عن الشركة وعن المنتج، كما أن مهارة الإقناع مهمة للغاية بالنسبة للموظفين المسؤولين عن بيع المنتجات حيث يكون العملاء راغبين في منتجات معينة لا تليق بهم أو غير متوفرة في الشركة.

فيجب على الموظف أن يقوم بإقناعهم بمنتجات بديلة مناسبة لهم أكثر من المنتجات الأخرى، كذلك تضمن مهارة الإقناع عالية المستوى عدم فقد الشركة للعملاء المحتملين.

7- الحفاظ على هدوء الأعصاب

الحفاظ على هدوء الأعصاب عند التعامل مع العملاء ذوي الأخلاق السيئة أمرٍ مهمٍ للغاية حيث إن التعامل مع المواقف الصعبة والمعقدة التي يضعها العملاء أمام الموظفين بشيءٍ من الهدوء يساعد في امتصاص غضب العملاء وكذلك يساعد في تلبية حاجته بالسرعة المطلوبة.

كذلك إن الموظف الهادئ يستطيع استخدام عقله في التفكير في حل سريع وفعال للمشكلة التي يواجهها العملاء كما يستطيعون نقل هذا الهدوء إلى أعصاب العملاء فيصبرون على الموظف حتى يلبي لهم حاجتهم أو يشعرون بالاطمئنان بأن الموظف سوف يجد لهم الحل لكل مشاكلهم.

قد تتشابه مهارة الحفاظ على الهدوء مع مهارة الصبر على الرغم من اختلافهم في المواقف التي يتم استخدامهم فيها، ولكن في النهاية تعتبر تلكما المهارتين أحد أساسيات خدمة العملاء وأساسيات العمل في فريق الدعم الخاص بالشركة.

اقرأ أيضًا: شرح وظيفة خدمة العملاء

8- مهارات مكتسبة

هناك عدة مهارات أخرى يكتسبها موظف خدمة العملاء أثناء فترة عمله في تلك الوظيفة ومن أهم تلك المهارات ما يلي:

  • القدرة على التعامل مع المواقف المفاجئة.
  • مهارة قراءة العملاء من طريقة تحدثهم.
  • القدرة على استغلال وقت المكالمة في تلبية حاجة العميل بالكامل.
  • معرفة الموظف للمنتج بشكلٍ جيد.
  • التمسك بالإصرار والعزيمة في خدمة العملاء.
  • قدرة الموظف على إتمام الهدف من المحاثة سواء كان بيع أو حل مشكلة أو الرد على استفسار.
  • مهارة كسب ولاء العملاء وكسب العملاء المحتملين.

الطرق المستخدمة في خدمة العملاء

بعد أن تعرفنا على مهارات وأساسيات خدمة العملاء سيقودنا حديثنا لذكر الطرق المستخدمة في التواصل مع العملاء والتي يمكن أن نقسم خدمة العملاء على أساسها إلى ثلاثة أنواع أخرى سنوضحها في النقاط التالية:

1- المقابلات الشخصية

تتم عن طريق أن يذهب العميل إلى مقر الشركة لكي يحصل على حل لمشكلته أو ليحصل على أي خدمة يريدها، وتعد تلك الطريقة التقليدية لخدمة العملاء وعيبها أنها تأخذ الكثير من الوقت والجهد من العميل ولكنها تتميز بسهولة التواصل بين العميل وموظف خدمة العملاء.

2- التواصل عبر الهاتف

تلك أشهر وأكثر طرق التواصل انتشارًا حيث توفر الوقت والجهد الذي يبذله العميل في الذهاب للشركة فيمكنه أن يحصل على الخدمة التي يريدها عن طريق إجراء اتصال هاتفي، ويطلق على موظفي خدمة العملاء عبر الهاتف باسم الكول سنتر call center.

اقرأ أيضًا: 15 مهارة يحتاجها موظف خدمة العملاء

3- التواصل عبر الإنترنت

انتشرت تلك الطريقة في الآونة الأخيرة مع انتشار طرق التواصل عبر الرسائل على مواقع التواصل الاجتماعي وأصبح من الطبيعي أن يقدم العميل شكوته في رسالة ويحصل على الرد عليها في رسالة، ولكن أكبر عيب في تلك الطريقة أنها تأخذ وقتًا طويلًا للتواصل ولتلبية احتياجات العميل.

يجب أن يراعي كل موظف أساسيات العمل في الوظيفة قبل أن يتقدم لها حتى لا يواجه مشاكل أثناء العمل وربما يترك الوظيفة بعد وقتٍ قصير من العمل فيها.

قد يعجبك أيضًا
لديك تعليق؟ يشرفنا قرأته

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.