نموذج خطة عمل لقسم تكنولوجيا المعلومات متاح عن طريق المتخصصين في الشركات، فخطة العمل ورقة تتضمن التعريف بطبيعة العمل الذي تقوم به المنظمة والموظفون بداخلها، وبها الأهداف المطلوب الوصول لها يتوافق ذلك مع جدول زمني محدد، ويتم كتابتها على شكل مهمات مع ذكر الموارد المتاحة لتنفيذ ذلك، وهنا يوضح صناع المال نموذج خطة عمل لقسم تكنولوجيا المعلومات خلال هذه السطور.
نموذج خطة عمل لقسم تكنولوجيا المعلومات
يعتبر نموذج خطة العمل هو إعادة صياغة للتذكير بالأهداف التي تسعى لها الشركة بكل فئاتها للوصول لهدف معين للتطوير من الأداء العام للشركة ويكون نموذج خطة عمل لقسم تكنولوجيا المعلومات كالتالي:
أولًا: أهداف الخطة
توجد العديد من الأهداف التي تساعد الشركات عن طريق تطوير قسم التكنولوجيا والمعلومات الموجود بها للقدرة على تمثيل خطة عمل لقسم تكنولوجيا المعلومات والتي تساعد على تطوير الأداء العام للشركة ورفع كفاءة الموظفين، وشرح هذه الأهداف كالآتي:
الأهداف المراد تحقيقها بقسم تكنولوجيا المعلومات
تحتوي هذه الخطة الكثير من النقاط التي يسعى إليها قسم تكنولوجيا المعلومات الموجود بأي شركة، مما يساعد على تحسين الأداء العام للموظفين الموجودين داخل الشركة ولعمل نموذج خطة عمل لقسم تكنولوجيا المعلومات يكون كالاتي
- استطاعة عمل تحليل للأدوات وتطوير برامج مساعدة تعمل داخليا إلكترونيًا، لا تحتاج إلى تثبيت على حاسبات الموظفين، وتوفر خدمات سهلة للموظفين.
- تقديم الدعم الفني بطريقة آمنة وسريعة مع توفير الأرشيف الإلكتروني المباشر الذي يقوم يربط دوائر الشركة جميعًا.
- التحكم في إدارة العهد (تسجيلها- استلامها- وتسليمها – ومراقبة تنقلاتها) إلكترونيا.
- إرسال البريد الإلكتروني بصورة مباشرة بشكل سريع.
- إدارة الطلبات من العمل إلكترونيا، بحيث يتم إرسال الطلبات في مواعيد محددة عن طريق المدير المباشر أو عن طريق الموظف نفسه لمتابعتها في مواعيدها.
- عمل واجهة خدمات لكل حاسوب في الشركة بحيث يستطيع الموظف استخدامها في طلب المساعدة أو في البحث في الهواتف الداخلية وغيرها من البرامج المساعدة.
- عمل شبكة ربط داخلي إلكتروني سريعة بين كل الدوائر والأقسام والتي تعمل على منح مساحة تخزين مركزية للموظفين بصورة أكبر.
- تفعيل خدمة النسخ الاحتياطي لمعلومات الدوائر بشكل آمن ومجدول في عدة أماكن آمنة داخل وخارج الشركة.
اقرأ أيضًا: نموذج خطة عمل مشروع جاهزة DOC و PDF وهدف المشاريع الجاهزة
ثانيًا: نقاط الضعف قسم تكنولوجيا المعلومات
لكل مؤسسة العديد من نقاط الضعف التي تعمل على تهديد، النظم التشغيلية المتاحة داخل الشركة، وإظهار الضعف الموجود لدى الموظفين بها ولعمل نموذج خطوات عمل لقسم تكنولوجيا المعلومات بالشركة مظهرين هذه النقاط فيما يلي:
- عدم توفر مبرمجين على درجة عالية من الكفاءة للقيام بمهام دائرة البرمجة داخل الشركة.
- انخفاض عدد الموظفين في دائرة الدعم الفني وخاصة مشرفي الأقسام.
- انعدام وجود الخبرة المطلوبة عند الكثير من الموظفين في مختلف الدوائر.
- كثرة عدد الموظفين في المكاتب لعدم وجود مساحة تكفي لهم، مما لا يحقق الراحة الجسدية والنفسية للموظفين، علما بأنه يوجد موظفين ليس لديهم مكاتب للجلوس عليها.
- الانقطاع المستمر والمفاجئ في التيار الكهربائي وعدم وجود حلول بديلة لحفظ الأجهزة الرئيسية، مما يؤدي إلى انقطاع الخدمات الإلكترونية عن العملاء.
- وجود الكثير من الأجهزة الخوادم العاملة في الشركة.
- انعدام وجود مدير لدائرة الشبكات يعمل على وضع الخطط والتحسين الدوري بالشكل المطلوب عمله.
ثالثًا: تحسين الأداء
توجد العديد من الأساليب المستخدمة في تحسين وتطوير عمل الموظفين، وخدمات الشركة للعمل على تقديم كل ما يطلبه العملاء من قبل أقسام الشركة المختلفة، وتكون هذه التحسين كالتالي:
1- تحسين الأداء بقسم تكنولوجيا المعلومات
توجد العديد من الطرق والوسائل التي يمكن من خلالها تحسين العمل داخل الشركة، مما يعمل على زيادة الكفاءة العامة بالشركة ولتطبيق نموذج خطة عمل لقسم تكنولوجيا المعلومات من أجل التحسين نتبع الاتي:
- توفير فريق عمل دائرة برمجة على كفاءة عالية للقيام بالتطوير في الشركة من خلال توفير مبرمجين متخصصين وتشغيل عدد من المتدربين الراغبين في هذا التخصص.
- إيجاد حلول بديلة لتوفير طاقة كهربائية مستقرة وغير متذبذبة من أجل أجهزة السيرفر وأجهزة الشبكة المتاحة.
- تنظيم الكثير من الدورات المتخصصة لعدد من الموظفين في مجال عملهم، لتبادل الخبرات بين مختلف قطاعات الشركة.
- تخفي عدد السيرفرات المستخدمة واستبدالها بغيرها وتكون جديدة وتعمل بجودة أفضل ويمكنها ذلك من مزج أكثر من سيرفر قديم في سيرفر واحد جديد.
- استغلال شبكة الألياف الضوئية التي تربط جميع المباني في الشركة مع الإمكانيات الجديدة التي تم تتاح من Switchesو Serversجديدة للقيام بزيادة التطوير داخل الشركة.
- البدء بإنشاء شبكات داخلية رابطة للأقسام لتنظيم شبكة الشركة والسيطرة عليها بالشكل المطلوب.
- استخدام تكنولوجيا حديثة متطورة في عملية تبادل الملفات وتوفير النسخ الاحتياطية والتي تزيد المركزية في إدارة الملفات.
اقرأ أيضًا: نموذج خطة عمل مشروع تطوعي
2- معوقات تحسين قسم تكنولوجيا المعلومات
تواجه قسم تكنولوجيا المعلومات الكثير من المعوقات التي قد تعمل على تقليل كفاءة العمل والموظفين الموجودين داخل القسم، لذا عند عمل موديل لخطة عمل لقسم تكنولوجيا المعلومات لابد من ذكر هذه المعوقات وتكون كالتالي:
- عدم القيام بإيجاد معدات تجهيز حجرة. Data Center
- عدم تنفيذ خطة المصادر المتاحة البديلة للطاقة.
- زيادة الطلب لوجود موظفين في الجانبين الفني والبشري لتطوير العمل في قسم تكنولوجيا المعلومات.
- عدم خلق الدورات المتخصصة المطلوبة للموظفين وعدم وجود رغبة عندهم في الالتحاق بها.
- عدم حل مشكلة الاحتياج للموظفين المطلوبين في الأماكن القليلة الكفاءة.
- عدم إتاحة أجهزة الخوادم المطلوبة خلال المدة المطلوبة الموجودة بالخطة.
3- حلول تحسين أداء قسم تكنولوجيا المعلومات
توجد العديد من الأهداف التي يسعى لها قسم تكنولوجيا المعلومات من أجل الوصول إليها، لذا يكون للقدرة على عمل نموذج خطة عمل لقسم تكنولوجيا المعلومات يجب توضيح الأهداف المطلوبة، وهي كالتالي:
- زيادة المساحة المخصصة للدوائر لحل مشكلة كثرة الموظفين وجعل الموظفين يقومون بمهامهم بالشكل المطلوب خلال اليوم.
- العمل على استخدام الطاقة الشمسية في الشركة لتوفير مصدر طاقة بديلة خاصة لأجهزة قسم تكنولوجيا معلومات الحاسوب الرئيسية لإنهاء مشكلة انقطاع الخدمة (الإنترنت والموقع الإلكتروني) عند انقطاع التيار الكهربائي.
- تحسين الأداء الوظيفي عن طريق توفير دورات متخصصة في مجال عملهم بكل قسم على حدا.
- توفير عدد 2 من المبرمجين في دائرة البرمجة ومهندس في دائرة الشبكات وعدد 3 مشرفين مختبرات في دائرة الدعم الفني داخل القسم.
- عمل دراسة جدوى شراء منتجات من شركة متمتعة بالقدرة على تحليل الشبكة الداخلية وتقييم المخاطر القادمة من الخارج.
- تحويل جميع مواقع فروع الشركة إلى سيرفر ويب خاص داخل الشركة الأم بدلا من وضعها على الإنترنت وتعرضها للاختراق.
- تجهيز غرفة سيرفرات Data Centerبمواصفات دولية بها أنظمة أمان، ومراقبة وحريق متخصصة لهذا النوع من الأجهزة.
- استخدام تكنولوجيا () Hyper-Vلخفض عدد السيرفرات المستخدمة في الشركة .
- إحضار سيرفر جديد يضم جميع السيرفرات الحالية بداخله الأمر الذي سيقلل عدد السيرفرات من 12سيرفر إلى 4سيرفرات بالإضافة إلى دعم خدمة متواصلة حتى في حال حدوث عطل في أحد السيرفرات العاملة في الشركة.
- مراعاة تحديث النظم التكنولوجية باستخدام تكنولوجيا الأحدث في عملية زيادة المساحات التخزينية على الشبكة للموظفين والنسخ الاحتياطي.
- توفير خدمة الإنترنت للعملاء بطريقة آمنة بحيث يتم وضع العميل على الشبكة الداخلية فور دخوله.
- تطوير شبكة الشركة من خلال بناء نظام شبكات داخلية وهمية VLAN وتقسيم بدائرة الشبكات الشبكة إلى أربعة شبكات وهمية (شبكة موظفين شبكة لاسلكي - شبكة هواتف أرضية) وأمن المعلومات
اقرأ أيضًا: نموذج دراسة جدوى مشروع خدمي
رابعًا: استخدام أحد التقنيات لحل المشكلات
تتاح العديد من التقنيات التي يستطيع من خلالها قسم تكنولوجيا المعلومات القيام بوضع بعض الحلول للكثير من المشكلات التي تواجه الشركة وأقسامها، وتكون هذه التقنيات أحد عناصر نموذج خطة عمل لقسم تكنولوجيا المعلومات، وتكون كالاتي:
تقنية حل المشكلات عن بعد
تستخدم هذه التقنية للتعامل مع قسم تكنولوجيا المعلومات، وإمكانية جعله متحكمًا في ربط كل مباني الشركة معًا دون التنقل من مكان لآخر، ففيها يكون الموظف متصلًا بكل ما يحتاج من مكتبه، ولعمل نموذج خطة عمل لقسم تكنولوجيا المعلومات، تستخدم هذه التقنية كالآتي:
- تستخدم هذه التقنية لتحديث الأنظمة التي تعمل بها أجهزة الشركة واستخدام أحدث البرامج وأنظمة التشغيل، وعمل دورات تدريبية لموظفي الشركة للعمل على هذه البرامج.
- تستخدم للعمل على تطوير طريقة خدمات مخصصة للموظفين ويوجد بها بعض البرامج الفرعية (مهمات العمل – برنامج الدعم الفني – التعميمات) وغيرها.
- تعمل على زيادة القدرة على إمكانية استخدام لأجهزة العرض في الفروع والمباني المختلفة بالشركة .
- تستخدم في القدرة على إيجاد حجرات تحكم مركزية للتحكم بالكاميرات المتمركزة بالشركة.
- للعمل على زيادة دائرة الدعم الفني وصيانة النظم تجهيز سيرفر جديد للمباني الجديدة.
- تستخدم في رفع كفاءة منظومة الحماية المتاحة بشبكة المعلومات في الشركة.
- العمل على توعية الموظفين والمتدربين على العديد من الأمور الأمنية في المجال التقني.
- المساعدة في تجهيز وصيانة أجهزة الموظفين وتحسين أجهزتها والعمل تحسين ماكينات التصوير من خلال إضافة قطع الذاكرة لتسريع عملية الطباعة والتصوير الموجودة بكل قسم.
- العمل على إيصال خطوط الألياف الضوئية لكافة مباني الشركة.
- تعمل على تحديث النظام المعمول به على السيرفر للمهام اليومية (قاعة الاجتماعات- قاعة اللوبي -الكاميرات – وأجهزة الإنذار).
- العمل على التأكد من تشغيل أنظمة الإنذار في المباني الجديدة وفحصها وتشغيلها والتأكد من جاهزيتها في المباني القديمة بالشركة.
- تستخدم في توفير بعض الموظفين المطلوبين (مبرمجين – سكرتارية لتكنولوجيا المعلومات) وتوفير المبالغ المطلوبة لتعيين هذه التخصصات المطلوبة.
نموذج خطة عمل لقسم لتكنولوجيا المعلومات مهم جدًا للشركات، وذلك لأنه يهتم بكافة التفاصيل التي تساعد على زيادة إنتاجية الشركة، وهذا سوف يزيد من معدل أرباحها بشكل كبير جدًا.