نموذج رسالة رسمية لجهة حكومية ونصائح لكتابة رسائل بصيغة رسمية، إن حديث رحلة اليوم على موقع صناع المال هو نموذج رسالة رسمية لجهة حكومية حيث استطاعت الرسائل رغم التطور التكنولوجى الهائل الذى يشهده العالم كل يوم على الحفاظ على أهميتها ووضعها فى مختلف أمور الحياة، حيث أن كتابة الرسائل لا تزال وسيلة للتواصل بين الناس بالإضافة إلى الإعتماد عليها بشكل كلى فى الجهات الحكومة.
كما أقدم لك اليوم: كيفية كتابة الرؤية والرسالة والأهداف والفرق بينهم
نموذج رسالة رسمية لجهة حكومية
قبل أن تقوم بكتابة رسالة رسمية لإحدى الجهات الحكومية يجب أولًا أن تعلم بعض المعلومات عن الرسائل بشكل عام.. فيمكن تعريف الرسائل كالتالي:
- الرسالة هي طريقة من طرق التواصل البشري، ويمكن القول أنها مجموعة من الأحرف والكلمات التى تم ترابطهم مع بعضهم البعض فى المعنى من أجل تكوين معنى محدد.
- والرسالة هى عبارة عن خطاب أو محادثة تم كتابتها بين طرفين أو أكثر، وكانت الرسالة قديما هى الوسيلة الوحيدة للتواصل بين الأفراد قبل ظهور التكنولوجيا الحديثة.
- حيث كان يتم كتابة الرسالة أو طباعتها على الورق ثم يتم إرسالها إلى الشخص المراد إرسال الرسالة إليه من خلال البريد.
- ومع حدوث التطور الهائل فى عالم التكنولوجيا ظهر ما يعرف باسم رسائل البريد الإلكتروني والرسائل النصية وغيرها من الأساليب الأخرى التكنولوجية التى ظهرت حديثا من أجل التواصل مع الآخرين مما أدى إلى حدوث تغير فى طريقة كتابة الرسالة.
- إلا أننا لا يمكن أن نغفل أهمية كتابة الرسالة، فسوف سيظل لها أهمية كبيرة في العديد من مجالات التواصل اليومية مثل الرسائل التي يتم إرسالها للجهات الحكومية، والرسائل التي يرسلها البنك للعملاء، والرسائل الخاصة بالقبول فى وظيفة جديدة وغيرها من الرسائل.
أنواع الرسائل
هناك أنواع عديدة ومختلفة للرسائل ويمكن أن نذكر أهم أنواع الرسائل فيما يلى:
:1: الرسائل الرسمية
ويطلق عليها باللغة الإنجليزية اسم Formal Letter، وهذه النوعية من الرسائل تتميز باتباعها نمط وشكل معين، ومن أمثلتها رسائل العمل، بالإضافة إلى الرسائل التي يتم توجيهها إلى أصحاب السلطة.
:2: الرسائل غير الرسمية
ويطلق عليها باللغة الإنجليزية اسم Informal Letter، وهذه النوعية من الرسائل تتميز بعدم اتباعها نمط أو شكل معين، حيث أن تلك الرسائل تحتوي على معلومات شخصية أو محادثة بين طرفين، ومن أمثلتها الرسائل الموجهة للأصدقاء والمعارف وغيرهم.
:3: رسائل الأعمال
ويطلق عليها باللغة الإنجليزية اسم Business Letter، وهذه النوعية من الرسائل تتميز باتباعها نمط وشكل معين حيث أنها تعتبر من الرسائل الرسمية، وتكون هذه الرسائل بين التجار أو رجال الأعمال ويكون موضح بها عرض سعر منتج أو منتجات مختلفة.
:4: الكتاب الرسمي
ويطلق عليها باللغة الإنجليزية اسم Official Letter، وهذه النوعية من الرسائل تتميز باتباعها نمط وشكل معين حيث أنها تعتبر من الرسائل الرسمية أيضا، حيث يتم الإعتماد على هذا النوع من الرسائل لإبلاغ جميع الشركات عن معلومات رسمية.
وتتمثل تلك المعلومات الرسمية فى قواعد الشركة ولوائحها وجميع الإجراءات التى يتم اتباعها فى الشركة بالإضافة لأى معلومات اخرى تخص الشركة.
:5: الرسائل الاجتماعية
ويطلق عليها باللغة الإنجليزية اسم Social Letter، وهى عبارة عن خطاب شخصى تمت كتابته لمناسبة معينة، ومن أمثلتها رسائل التهنئة، ورسائل التعزية، ورسائل الدعوة وغيرها.
:6: الرسائل الدائرية
ويطلق عليها باللغة الإنجليزية اسم Circular Letter، وهذه النوعية من الرسائل ترسل لعدد كبير من الناس بغرض إعلامهم بمعلومة معينة حتى يكون الجميع على علم بنفس المعلومة مثل تغيير العنوان أو تغيير الإدارة وغيرها.
:7: رسائل التوظيف
ويطلق عليها باللغة الإنجليزية اسم Employment Letter، وهذه النوعية من الرسائل متعلقة بالتوظيف، ومن أمثلتها رسائل الترقية أو رسائل طلب إجازات وغيرها.
اقرأ أيضًا عن: نموذج سيرة ذاتية جاهزة لطلب وظيفة
نموذج رسالة رسمية لجهة حكومية ونقاط يجب مراعاتها عند كتابة الرسالة
يجب التركيز على الأمور التالية عند كتابة رسالة رسمية وهى:
- التركيز على الهدف من الرسالة وذكره فى الفقرة الأولى من الرسالة.
- عدم الإبتعاد عن الموضوع الرئيسي للرسالة وعدم سرد مواضيع أخرى.
- الابتعاد عن اللغة العامية.
- الاعتماد على الجمل القصيرة ذات المعنى القوى.
- مراعاة أن تكون الرسائل قصيرة بقدر الإمكان.
- التأكد من خلو الرسالة من الأخطاء الإملائية والأخطاء اللغوية.
وللمزيد تعرف على: نموذج مفردات مرتب DOC وورد قابل للتعديل
نموذج رسالة رسمية لجهة حكومية
أهم شئ يجب إتباعه عند كتابة رسالة رسمية هو معرفة كيفية تقديم الأفكار بصورة صحيحة من خلال تنسيق الرسالة بشكل سليم، ويمكن اتباع الخطوات التالية لمعرفة كيفية عمل تنسيق جيد للرسالة الرسمية:
:1: العنوان
ويطلق عليه باللغة الإنجليزية اسم Heading، وهو يحتوي على عنوان المُرسل في الزاوية اليسرى وذلك في الجهة العليا من الرسالة، كما يحتوي على التاريخ الذي يتم فيه الإرسال، مع مراعاة عدم كتابة الإسم رقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني.
:2: العنوان الداخلي
ويطلق عليه باللغة الإنجليزية اسم Inside Address، ويحتوى العنوان الداخلي للرسالة على اسم وعنوان الشخص الذي يقوم باستقبال الرسالة، ويمكن إستخدام لقب الشخص المرسل إليه الرسالة وذلك فى حالة ما إذا كان اسم الشخص غير معروف.
ويكون العنوان الداخلي للرسالة اسفل العنوان بعدد أربعة أسطر تقريبا وذلك بواسطة استخدام برنامج لكتابة النصوص.
:3: التحية
ويطلق عليه باللغة الإنجليزية اسم Salutation، ويكون موقع التحية فى الرسالة بعد سطر واحد أسفل العنوان الداخلي، ويتم إختيار التحية المناسبة بناء على معرفة الشخص الذي يتم توجيه الرسالة اليه.
وعادة يتم كتابة العزيز ثم يتم كتابة اسم الشخص المرسل إليه الرسالة وبعد ذلك يتم وضع فاصلة (،).
:4: هيكل الرسالة
ويطلق عليه باللغة الإنجليزية اسم Body، ويعتبر هيكل الرسالة هو الجزء الرئيسي من الرسالة، ويكون موقعه في الرسالة أسفل التحية بعد ترك سطر فارغ.
:5: الخاتمة والتوقيع
ويطلق عليه باللغة الإنجليزية اسم Closing and Signature، وتعتبر خاتمة الرسالة هي نهاية الرسالة، ويكون موقعها في الرسالة بعد ترك سطر فارغ بعد هيكل الرسالة.
مع مراعاة كتابة جملة وتفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير ثم يليها فاصلة (،)، أو كتابة جملة أتمنى لكم أطيب الأمانى، أو تحياتى لكم، وبعد ذلك يتم ترك عدة أسطر فارغة وكتابة التوقيع.
ولا يفوتك التعرف على: طريقة كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية
أهمية كتابة الرسالة
- إن كتابة الرسائل كانت من الأمور الهامة والأساسية فى كثير من الدول خاصة فى أوروبا والإمبراطوريات التابعة لها وذلك فى القرن التاسع عشر، حيث أن كتابة الرسائل تساعد على حدوث نوع من التواصل العائلى والتجارى والدبلوماسى.
- كما أن الإستخدام الزائد للرسائل على مر الزمان أدى إلى زيادة أهميتها فى مختلف النواحى الحياتية، خاصة بعد ظهور ظاهرة محو الأمية من خلال المدارس الاستعمارية حيث أصبحت الرسائل فى ذلك الحين شيئا لا يمكن الإستغناء عنه.
- ويمكن القول أن الرسائل أصبحت فى وقت من الأوقات وسيلة التواصل الوحيدة مع مختلف الناس ومع القادة كما أنها كانت وسيلة لطلب المساعدات الطبية كما أنها كانت وسيلة لتوضيح الأفكار العقائدية وغيرها.
فوائد كتابة الرسالة
كتابة الرسالة لها العديد من الفوائد ويمكن توضيح أهم تلك الفوائد فيما يلي:
- العمل على تطوير مهارات التفكير والإبداع ومعالجة الأفكار.
- تنمية مهارات فن الخط.
- الحفاظ على الكثير من الذكريات الملموسة للأفراد.
إليك أيضًا: نموذج خطاب اعتذار للمدير
نصائح صناع المال يجب مراعاتها عند كتابة الرسائل الرسمية
- الوضوح والدقة فى اختيار افكار الخطابات وألفاظها.
- مراعاة توافر المصداقية في المعلومات المذكورة بالرسالة.
- الابتعاد عن الألفاظ الادبية والمحسنات الشعرية والصور والحرص على الالتزام بالموضوعية.
- الإيجاز فى الكلام فيما لا يخل بالمعنى.
- الاعتماد على الأسلوب المقنع والابتعاد عن العواطف الشخصية.
- فى حالة الرد على خطاب رسمى يجب الإشارة إلى الخطاب بتاريخه ورقمه وموضوعه.
- يجب إختيار أفكار الرسالة بعناية ومراعاة تسلسل الأفكار والانتقال إلى الفكرة الثانية بعد الفكرة الأولى مباشرة.
لقد تحدثنا عن كيفية إعداد نموذج رسالة رسمية لجهة حكومية ، فبعد قراءتك لهذا المقال يمكنك كتابة خطاب إلى أي جهة من الجهات الحكومية بمنتهى السهولة، وننتظر متابعتكم لنا فى مقالات أخرى.