صفات السكرتير الناجح ما تؤهله إلى العمل بجدارة أكثر من غيره، حيث تُعد مهنة السكرتارية أشبه بالسهل الممتنع، فلا تحتاج إلى مزيد من الشهادات والمؤهلات لاقترافها، بينما لا بد من امتلاك عدة مهارات وصفات مُميزة، لذا يوضح موقع صناع المال مهارات السكرتير الفعال.
صفات السكرتير الناجح
من أساسيات نجاح المؤسسة هو نجاح المدير الذي لا يتم إطلاقًا إلا بنجاح فريق من السكرتارية الناجح، حيث لا يتم ذلك إلا بامتلاكه العديد من الصفات التي تعد بمثابة صفات السكرتير الناجح.
أولًا: صفات مهنية
الصفات المهنية هي القدرة على القيام ببعض الأعمال التي تعزز مهنة السكرتير وتدعم عمه، لكنها لا تعد على الصعيد الشخصي
- القدرة على التعلم المستمر ومتابعة التطورات التي يتوصل إليها العلماء في المجال التقني.
- وجود مؤهل علمي يتناسب مع مجال العمل.
- مهارات في العمل الأرشيفي.
- مهارات في صياغة الخطابات والمراسلات بصورة سليمة.
- خبرة في مجال المكاتب والسكرتارية.
- الدراية الكاملة بكيفية كتابة التقارير والتعامل مع البريد الورقي والإلكتروني.
- القدرة على العمل الفردي والجماعي.
- تقبل آراء الآخرين وتقبل النقد والاستيعاب وسرعة التعلم.
- القدرة على التفاوض والإقناع.
- الطموح فمن صفات السكرتير الناجح أن يكون طموحًا.
اقرأ أيضًا: كيف تصبحين سكرتيرة ناجحة ؟
ثانيًا: الصفات الأخلاقية
يظن البعض أن الصفات الجوهرية للموظف لا تؤثر على بيئة العمل، بينما حتمًا تؤثر طباعه وخصاله التي يمتلكها على بيئة العمل والعلاقات الشخصية له مع من حوله.
- الأمانة.
- الإلتزام.
- الصدق.
- تحمل المسؤولية.
- النزاهة.
- الموضوعية.
ثالثًا: صفات سلوكية
توجد بعض السلوكيات التي على مالك صفات السكرتير الناجح الدراية الكاملة بها.
- أن يتمتع بالذكاء وسرعة البديهة في التعامل مع الظروف والمواقف التي تواجهه.
- أن يتميز بالقدرة على تنظيم مهامه وتأديتها في وقت قصير.
- القيام بأكثر من عمل مع التركيز والدقة.
- قوة الذاكرة والقدرة على حفظ المعلومات.
- أن يكون قادر على التواصل مع العملاء والمدير بلطف وذوق.
- الالتزام بالمواعيد واحترام الوقت والقدرة على إدارة الأعمال في الوقت المحدد لها.
- الاهتمام بالمظهر الخارجي والأناقة.
- الطلاقة في الحديث وقوة الشخصية.
- الولاء للمنظمة والمسؤولين.
- المرونة والهدوء.
أنواع السكرتارية
إن وظيفة السكرتارية تختلف عن وظيفة خدمة العملاء أو الإستقبال فهي تأتي تحت مسمى الوظائف الإدارية.. فبالطبع تختلف باختلاف طبيعة المؤسسة، لكن صفات السكرتير الناجح تعد ثابتة في جميع التخصصات.
أولًا: سكرتارية تنفيذية
يسند إليها مهام أعلى من السكرتيرة العامة، وتكون مختصة بأداء المهام الإدارية لأحد المسؤولين على شكل مشاريع كاملة مثل: إخراج التقارير السنوية.
ثانيًا: سكرتارية عامة
وظيفتها القيام بكافة الأعمال المكتبية لكل المنظمة أو الشركة وتقوم بهذه الأعمال من الرد على الهاتف أو استلام المراسلات إدارة الشؤون المالية وشؤون الموظفين والتدريب.
- سكرتارية خاصة: تتولى الأعمال المكتبة وتقدم خدمات العمل لشخص أو لإدارة وتستند إليها الأعمال التي تتسم بالخصوصية من مرافقة المديرين والإطلاع على إيميلاتهم الخاصة وتنظيم جدول الأعمال وحجز تذاكر الطيران واستلام الخطابات البنكية وما إلى ذلك.
- مساعد خاص: وظيفته مشابهة مع مدير المكتب لكنه يكون أكثر تقربًا وتداخلًا مع المدير في الأمور الشخصية ويتابع مدير المكتب ويسند إليه العهد المالية والأرقام السرية.
- مدير المكتب: هو المشرف والمسؤول عن السكرتارية الخاصة والعامة والتنفيذية والذي ينسب لهم المهام ويخطط لهم العمل ويعمل على تقييم كل منهم.
مهام السكرتير الناجح
يجب على السكرتير الناجح إمكانية التأمل والدراسة والاستقصاء للحصول على منصب وظيفة أفضل، علاوةً على الالتزام بالأعمال المُرفقة إليه والقيام بها على أكمل وجه لتوفير كافة الدعم للمحيطين به، مُضاف إلى ذلك القيام ببعض المهام التي تُعد أساسية في كيانه الوظيفي.
- التواصل مع جميع أقسام المؤسسة أو الشركة.
- تحديد مواعيد وأماكن المقابلات وتنظيم مواعيد الإجتماعات.
- تنظيم العمل وتوزيع المهام على الموظفين داخل المؤسسة.
- كتابة التقارير الإدارية وطباعتها بشكل دوري.
- متابعة سير العمل وتنفيذ القرارات الإدارية.
- تخفيف العبء عن المديرين وترتيب جداول أعمالهم.
- الترحيب بالضيوف والعملاء الجدد.
- استقبال المكالمات والرسائل ومراجعتها.
- مراجعة الرسائل والمستندات قبل إرسالها.
- تعديل الوثائق وتحضيرها وتسليمها في موعدها.
- تحضير الاجتماعات والمؤتمرات وحضورها وعمل تقرير ملخص عن القرارات الناتجة من الاجتماع.
اقرأ أيضًا: الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي
تأثير المشكلات التي تواجهها السكرتارية
لا شك بأن وظيفة السكرتارية أصبحت مطلوبة في سوق العمل ولها مزايا لما تقدمه من أعمال ولكن هناك بعض المشاكل التي تواجهها السكرتارية.
- وجود أكثر من جهة إدارية واختلاف آرائهم.
- مشاكل في التواصل والتعامل مع الأشخاص.
- عدم وجود خطة تعامل بين الإدارات.
- عدم وجود تنسيق وازدحام الوقت.
- التعامل مع عقليات مختلفة وكثيرة مما يؤثر على التركيز والاستيعاب.
- عدم الراحة مما قد يتسبب في عدم التركيز واتخاذ قرارات خاطئة.
- عدم وجود خطة للعمل.
- إسناد مهمات كثيرة غير متوقعة أو غير مناسبة.
تعتبر السكرتارية من الأدوار المهمة في المؤسسات والشركات بسبب كثرة مهام المديرين فهي تساعد على تخفيف الأعمال عنهم وتوفير الخدمات المناسبة في بيئة العمل.